Envanter defterinin kapanış tasdikini unutmayın!
Soner ALTAS / Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Başmüfettişi
Önceki yazılarımızda da belirttiğimiz üzere, Türk Ticaret Kanunu (TTK), tacirler tarafından tutulması lazım olan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defterinin kullanılmaya başlanmadan önce notere ibraz edilmesini ve açılış tasdiklerinin yaptırılmasını emretmektedir. Kuruluş aşamasında bu defterlerin açılış tasdiki ticarî işletmenin bulunduğu yerin ticaret sicili memurluğuna da yaptırılabilir. Ancak, TTK, yevmiye defteri ile envanter defteri için, açılış tasdikinin yanı sıra, kapanış tasdiki zorunluluğu da getirmiştir. Oysa, uygulamada, defterlerin tasdiki konusunda sadece Vergi Usul Kanunu esas alınmaktadır. Vergi Usul Kanunu'nda da defterlerin kapanış tasdiki düzenlenmemiş olduğundan, sayılan defterlerin kapanış tasdiki ya unutulmakta ya da hiç yaptırılmamaktadır.
TTK'ya göre, yevmiye defterinin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip kapanış tasdikine tabi tutulması gerekmekte idi. Yani, içinde bulunduğumuz ay itibariyle, yevmiye defteri için kapanış tasdiki yaptırma dönemi geçmiştir. TTK, envanter defterinin kapanış tasdiki konusunda ise, bu deftere kaydolunacak envanter ve bilançoların en geç mart ayı sonuna kadar tamamlanmasını ve akabinde de bu defterin yevmiye defterine ilişkin usulle kapanış tasdikinin yaptırılmasını emretmektedir. Dolayısıyla, envanter ve bilançoların bu ayın sonuna kadar hazır hale getirilip envanter defterine kaydedilmesi ve bu defterin kapanış tasdiki için notere ibraz edilmesi gerekmektedir.
Peki, kapanış tasdiki yaptırılmaz ise ne olur? Envanter defterinin kapanış tasdikinin hiç veya zamanında yaptırılmamış olması, TTK'nın 67'nci maddesinin üçüncü fıkrasında öngörülen "defter tutma mükellefiyetinin hiç veya kanuna uygun şekilde yerine getirilmemesi" olarak değerlendirilir ve ilgililerin cezai sorumluluğuna gidilir. Bir başka deyişle; gerçek kişi tacirlerde tacirin bizzat kendisine, tüzel kişi tacirlerde ise yönetim organı üyelerine -örneğin; anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerine, limited şirketlerde ise müdürlere- m.67/f.3 hükmü gereği adlî para cezası verilir. Bu adlî para cezasının alt sınırı 450 TL, üst sınırı ise 100.000 TL'dir.
Yine, envanter defterinin kapanış tasdikinin zamanında yaptırılmamış olması durumunda, defter sahibi tacir, TTK'nın 85'inci maddesinde belirtilen "Kanuna uygun bir surette tutulan ve birbirini teyit eden ticari defterlerin münderecatı sahibi lehine delil ittihaz olunur" hükmünden faydalanamaz. Ayrıca, ticari ihtilaflara ilişkin davalarda, TTK 86'ncı madde gereği, taraflardan birinin defterleri kanuna uygun olup da diğerininki olmaz veya hiç defteri bulunmaz yahut ibraz etmek istemezse; defterleri muntazam olan tacirin birbirini teyit eden defterlerindeki kayıtlar, diğeri aleyhinde delil olur.
Envanter defterinin kapanış tasdikinin hiç veya zamanında yaptırılmamış olması, tacirin defterlerini tutmakla görevli şirket çalışanları ile serbest muhasebeci mali müşavirleri de yakından ilgilendirmektedir. Çünkü, TTK'nın 67'nci maddesinin üçüncü fıkrasında, "Defterlerin kanuna uygun şekilde tutulmaması halinde,bunları tutmakla vazifelendirilmiş olan kimseler dahi aynı cezaya mahkum edilirler." denilerek, defterlerin kanuna uygun bir şekilde tutulmaması halinde, bunları tutmakla görevlendirilmiş olan kişilerin de aynı ceza ile cezalandırılmaları emredilmektedir. Dolayısıyla, envanter defterinin kapanış tasdikinin yaptırılmaması durumunda, defterleri tutmakla görevli şirket çalışanları ile serbest muhasebeci mali müşavirlere de asgarî 450 TL adlî para cezası verilecektir.
Ayrıca, TTK'nın 67'nci maddesinin son fıkrasında "Hakimler, noterler, sicil memurları ve diğer memurlar resmi muameleler dolayısıyla bir tacirin defter tutma mükellefiyetine aykırı hareket ettiğini öğrenince keyfiyeti müddeiumumiliğe bildirmeye mecburdurlar." denilmiştir. Dolayısıyla, hakimler, noterler, ticaret sicili memurları ve sair kamu görevlileri (örneğin; vergi idaresinin denetim elemanları ve memurları, sosyal güvenlik kurumunun denetim elemanları, diğer kamu kurum ve kuruluşlarının memurları) yevmiye defteri ile envanter defterinin kapanış tasdiklerinin yaptırılmadığını tespit ettikleri takdirde, bu durumu yetkili Cumhuriyet Savcılığı'na bildirmekle yükümlü kılınmışlardır.
Bu itibarla, mart ayının sonlarına yaklaştığımız şu günlerde, envanter defteri tutmaları zorunlu olan tacirlerin envanter ve bilançolarını tamamlayıp envanter defterlerine işlemelerinin ve akabinde de defterin kapanış tasdikini yaptırmalarının; anonim şirket yönetim kurulu üyeleri ile limitet şirket müdürlerinin ve serbest muhasebeci mali müşavirlerin de cezai sorumluluklarının doğmamasını teminen konuya önem vermelerinin hatırlatılmasında fayda görülmektedir.