CEO’lardan verimliliğin 9 sırrı
Pek çok çalışan, yönetici, iş sahibi için verimlilik konusu gerçek bir muammadır. Yani gün içinde ne kadar iş halletmeliyiz, işleri hangi sırada halletmeliyiz, program yapmalı mıyız, öncelik sıralaması nasıl olmalı ve benzeri yüzlerce soru... Gün sonunda yapılamayan işlerin vicdan azabı ve pişmanlığı, daha da kötüsü işleri eve taşıyıp hafta sonları dahil gece yarılarına kadar çalışmalar ve bitmeyen işler...
Değişen teknolojinin, daha doğrusu hayatın dijitalleşmesinin işyeri sınırlarını kaldırdığı, iş ve özel yaşam arasındaki duvarların kalktığı bir zamandayız. Eski dönemlere göre çok daha fazla işi çok daha kısa sürede hallediyoruz, ancak hızlandıkça daha fazla iş yüküyle karşılaşıyoruz. Diğer yandan iş yaptığımız kanaldan bir taraftan da eğlence ve sosyalleşme çabası içindeyiz. İş arasında sosyal medyadan haber alma, eşle dostla mesajlaşma, video seyretme, yemek resmi çekme, başkalarının yemeklerini beğenme gibi işlerle sürekli kaçamak peşindeyiz.
Sonuç olarak online ve offline hayatımızın bu karışıklığı; verimsiz çalışma, zamanı boşa geçirme veya halledemediğimiz işlerin fazlalığı gibi zihnimizde bir takım yüklerin oluşmasına neden oluyor. Geçtiğimiz günlerde Mashable.com’da yer alan Aaron Orendorff imzalı bir yazıda, dev şirketlerin liderlerinin verimlilik tavsiyeleri bir araya getirilmişti. Tam çevirisini Pazarlama 3.0’da yayınladığımız ve dokuz başlık altında toplanan bu önerilere bir göz atalım isterseniz...
1- Her güne bir tema
Twitter’ın başkanı Jack Dorsey, bütün işlerin üstesinden nasıl geldiğini anlatırken “Her güne bir tema” yöntemini kullandığını söylüyor. Yani birbiriyle ilişkili işleri aynı güne toplama. Örneğin; pazartesi başvuru ve yönetim için, salı ürünler, çarşamba pazarlama vb. Bu yaklaşım, farklı işler arasında geçiş yaptığımızda ortaya çıkan bilişsel zorlanma ve zaman maliyetini önemli ölçüde azaltabiliyor.
2- Teknoloji engel haline gelmesin
Nokia’nın eski yöneticisi ve şu anda Polycom, Inc.’in CEO’su Mary Mc- Dowell ise üretkenliğin insan etkileşiminde olduğunu söylüyor ve teknolojiyle bunu azaltmamak gerektiğini belirtiyor. Bir düğmeye basarak başlayan video konferanslar ve otomatik olarak aktif hoparlöre odaklanan kameralar ve benzerlerini iletişim için kullansak bile bu teknolojilere bağımlı hale gelmek üretkenliğimizi olumsuz etkileyebiliyor.
3- Merak
AOL (America Online) kurucusu Steve Case’in, Foundr Magazine’in “Seni başkalarından ayıran ne?” sorusuna verdiği yanıt “Merak”tı. Her zaman meraklı biri olduğunu söyleyen Case, “aciliyetin tiranlığı”yla yönetilen bir dünyada sadece keşfetmek ve incelemek için zaman yaratmanın çok zor olduğunu kabul ediyor. Bununla birlikte inovasyonun kalbinde merak, verimliliğin kalbinde de inovasyonun yattığını unutmamak gerektiğini söylüyor.
4- Erteleme
Zappos’un CEO’su Tony Hsieh, e-postalarını yönetmek için “Yesterbox” olarak adlandırdığı benzersiz yaklaşımı benimsiyor. Günde yaklaşık iki bin e-posta aldığını söyleyen Hsieh “Zarara neden olmadan 48 saat bekleyebilirse, tek bir sözcükle olsa bile bugün gelen e-postalara daha sonra yanıt verebilirsin* diyor. Bu şekilde, dünün e-postalarıyla bugün uğraşıyor, bugünün e-postaları ile dahn sonra ilgileniyor.
5- Gününü bir yıl önceden planla
Çoğumuz programlarımızı bir hafta veya bir ay önceden yapıyoruz. Nissan CEO’su Carlos Ghosn ise gerçekten üretken olmak için programınızı bir yıl öncesinden şekillendirmeniz gerektiğini söylüyor. Ghosn, Nissan, Renault ve Mitsubishi gibi üç dev şirketin üstesinden nasıl geldiğini şu sözlerle anlatıyor: “Önümüzdeki 15 ay içinde nerede olacağımı, ne yapacağımı tam olarak biliyorum. Bu benden çok benimle çalışan insanlar için gerekli. Ne zaman Tokyo’da olacağımı, Paris’te olacağımı, New York’ta olacağımı biliyorlar böylelikle kendilerini organize edebiliyorlar.”
6- Daha az masabaşı çalışma
Google CEO’su Larry Page, mobil cihazından çalışmayı seçerek PC başında geçirdiği süreyi mümkün olduğunca kısıtlıyor. Dahası, ekibini de aynı şeyi yapmaya teşvik ediyor. Fortune’la yaptığı röportajda, haftada en az bir günü yalnızca mobil cihazlarda çalışmaya harcamanın, Google’ın cep telefonuna odaklanma çabasının ve ekibini ileriye doğru itmenin bir parçası olduğunu söylüyor.
7- Cihazınızı kapatın
Üretkenliğin anahtarlarından biri de işten ne zaman uzak kalacağını bilmek. Şu anki AOL CEO’su Tim Armstrong, ofisinden evine akşam geç saatlerde dönüyor. Ama gittiğinde, telefonu tamamen kapattığını söylüyor. Akşam 8’den sonra kendini ailesine veriyor. Favori aktivitesi kızına kitap okumak.
8- Renk ve bilimi karıştırın
VMWare CEO’su Patrick Gelsinger, günlük programındaki her bloku renklerle kodluyor. Örneğin, iş ortaklarıyla buluşmalar mor, strateji buluşmaları sarı... Sonrasında stajyerlerle birlikte programını gözden geçiriyor ve kişiselleştirilmiş üretkenlik gökkuşağını değerlendirerek zaman yönetimi üzerine yapılmış çalışmalar için veri olarak biriktiriyor.
9- Yapabildiğiniz her şeyi otomatikleştirin
Wagepoint CEO’su Shrad Rao, iş sahiplerinin mümkün olduğunca fazla şeyi otomatikleştirerek üretkenliklerini maksimum düzeye çıkarmalarını öneriyor. Rao’ya göre odaklanma ve zaman, nadir bulunan kaynaklar. Bu nedenle yapabileceğiniz her şeyi otomatikleştirerek, enerjinizi, odaklanmanız gereken derin işlere saklayabilirsiniz. Otomatiğe bağlanabilecek veya dış kaynakla çözülebilecek işleri, kısaca yapmanız gerekmeyen işleri yapmayın.