Teknolojik Adab-ı Muaşeret
Mektubun yerini e-mail, konuşmanın yerini mesajlaşma, bir araya gelip sohbet etmenin yerini sosyal medyadan paylaşımlar aldı. Kısaca, yepyeni bir iletişim çağı başladı.
İletişim tarihi insanlık tarihi kadar eski. Ancak, insanlar keşifler ve icatlar arttıkça kullandıkları araçlar geliştikçe birbirleriyle iletişimleri de farklılaşmakta. 21. yy'a girerken internetin yaygınlaşması insanların birbirleriyle etkileşimlerini kökünden değiştirdi. Mektubun yerini email, konuşmanın yerini mesajlaşma, biraraya gelip sohbet etmenin yerini sosyal medyadan paylaşımlar aldı. Kısaca, yepyeni bir iletişim çağı başladı. Nasıl klasik haberleşme ve sosyalleşme sırasında belli görgü kurallarına dikkat ediyorsak, bu yeni iletişim yöntemleriyle de benzer kurallara uymamız gerekli.
Internetin yaygınlaşmasıyla sadece karşılıklı veya telefonla görüşmelerde neyi nasıl dediğinizin ötesinde, email yazarken, sosyal medyada yorum yaparken veya cep telefonundan mesaj yazarken nasıl bir üslup kullanmanız gerektiğine dikkat etmeniz gerekiyor. Aslında, iletişim sadece üslupla da sınırlı değil, küçük veya büyük harf seçimi, doğru imla kullanımı ve noktalama işaretleri çoğu zaman yazının doğru veya yanlış algılanmasında önemli rol oynuyor. Örneğin, büyük harflerle email yazmak kaçınılması gereken bir alışkanlık çünkü email yazdığınız kişiye bağırdığınız anlamına geliyor. Size gelen bir mesajı nerede ve hangi şartlarda cevapladığınız, mesajın uzunluğu ve mesaj gönderene ne kadar zaman içinde geri döndüğünüz hep bu yeni teknoloji kuralları içinde yeniden tanımlanıyor. Bu kuralları bilmek ve günlük hayatınızda uygulamak karşınızdakine gösterdiğiniz saygı açısından önemli.
İş adabı konusunda Batı dünyasında ün salan Emily Post'a göre, profesyonel başarı bir yapboz ise, en kritik parçası iş adabı. İş adabı iş hayatının her aşamasında kişiyi rezil veya vezir edecek güce sahip. İş görüşmesinden iş yemeklerine katılmaya veya organize etmeye, telefon konuşması yapmaktan satış kapatmaya her evrede iş adabına uygun davranmak kişinin profesyonel kimliğine ve markasını hakkını vererek temsil etmeye büyük katkı sağlıyor.
New Yorklu adab-ı muaşeret uzmanı Thomas P. Farley'nin teknoloji kullanarak nelerin yapılması gerektiği nelerin yapılmaması gerektiği üzerine detaylı bir liste oluşturmuş. Teknoloji kullanımında iletişimsizlik veya yanlış anlamaya yol açacak durumları ortadan kaldırmak için nelere dikkat edilmesi gerektiğini vurguluyor. Çoğu zaman teknoloji kanalıyla iletişim kurulduğunda meydana gelen yanlış anlaşmaların iş ilişkilerinde gerginliklere yol açabildiğine işaret ediyor.
CEP TELEFONU
YAPIN: Bir görüşme veya toplantı sırasında cep telefonunuzu kapatın veya sessize alın, görüşmedekilere tüm dikkatinizi verin. Eğer önemli bir telefon bekliyorsanız, toplantının başında söyleyin ve telefon gelene kadar cep telefonunuzu cebinizde tutun. Telefonunuzu masaya koymayın. 5 dakikada bir telefonunuza bakmayın. Sürekli aklınızın telefonda olduğunu göstermek karşınızdakilere saygısızlık olur.
YAPMAYIN: Cep telefonuna insanlardan fazla konsantre olmayın. Bu son derece kaba bir davranış şekli. İnsanlara önemli olmadıkları mesajını verirsiniz. Hele ki, görüşme sırasında sürekli mesaj atıyor ve alıyorsanız, o an orada olmadığınızı, kafanızın çok uzaklarda olduğunu net bir biçimde karşınızdakilere gösteriyorsunuz demektir. Tüm toplantılarında bir sonraki toplantının planını yapan ve o anki toplantıdan hiçbirşey anlamayan biri durumuna düşersiniz.
YAPIN: Sizinle telefonla iletişime giren bir kişiye gene telefonla veya yüzyüze görüşmeyle geri dönün.
YAPMAYIN: Mesajlaşmayı telefon etmeye tercih etmeyin. Otobüste, vapurda hareket halindeyken veya sinemada, konserde mesajla kişilere hızla geri dönmenin etkin bir yöntem olduğunu düşünebilirsiniz ancak aynı zamanda karşınızdakiyle samimiyetinizi sınırlayan bir iletişim yoludur.
YAPIN: Size gönderilen emaillere 24 saat içinde cevap verin. Yüzlerce email alıyorsanız aynı gün içinde cevap yazmak çok zor olabilir ancak birkaç cümlelik hatta kelimelik bir cevap bile olsa, okuduğunuzu teyit etmek ve konuyla ilgilendiğinizi göstermek için cevap yazın.
YAPMAYIN: Bugünün işini yarına bırakmayın. Emaillerinize cevap vermekte gecikmeyin. Hergün 200 email alıyorsanız, üç günde 600 emaile cevap vermeniz gerekecek. Dolayısıyla, yazışmalarınızı günü gününe yaparak sadece etkin bir iletişim sağlamakla kalmaz, kendi işinizi de kolaylaştırmış olursunuz.
YAPIN: Olumlu hatta oldukça samimi emailler yazın. Emaillerde duyguları göstermek zordur. Kelimeler, ünlem işaretleri genellikle emailin tonunu belirlemede yetersiz kalır. Uzmanlar yazışmalara önce formal bir dille başlayıp, zaman içinde daha samimi bir üslup kullanmanın iş ilişkilerinde yapıcı etkileri olduğuna inanıyor.
YAPMAYIN: Asla kötü bir haberi emaille vermeyin. Örneğin, bir çalışanınızı emaille işten çıkarmayın. Bu tür hassas konuşmaların her zaman yüzyüze yapılması yerindedir. Aslında bu kural özel hayatımız için de geçerlidir. Başsağlığı dilemek veya bir ilişkimizi bitirmek için de email veya SMS kullanmak yanlıştır. Emaillerinizi hiçbir zaman büyük harfle yazmayın. Büyük harf kullandığınızda karşı tarafa bağırıyorsunuz anlamına gelir.
YAPIN: Gerek email gerekse sosyal medyada yazılı iletişim kurarken kendinizi net bir şekilde ifade etmeye çalışın.
YAPMAYIN: Kısaltmalar kullanmaktan kaçının. Yazdıklarınızın imla hatalarından ve karmaşık kelimelerden arınmış olmasına dikkat edin. Hangi işi yapıyorsanız yapın, fikrinizi net ifade ediyor olmanız size avantaj kazandıracaktır.
SOSYAL MEDYA
Sosyal medyanın iş amaçlı kullanımında sınırlar nerede olmalı?
Örneğin, patronunuz Facebook arkadaşlarınızdan biri olmalı mı? Herhangi bir sebepten dolayı daha önceden arkadaşınız olan birini arkadaşlıktan çıkarmak kabul edilebilir bir hareket mi? Tüm bu soruların cevabı gri alanda kalabiliyor.
Uzmanlara göre, Facebook'ta patronunuzla arkadaş olmamak profesyonel ilişkinizi korumak adına daha uygun. Patronunuz size arkadaşlık teklifi gönderse de, kendisine iş ve özel yaşantınızı ayrı tutmanın önemini anlatabilir ve arkadaşlık teklifini geri çevirebilirsiniz. Patronunuzun özel hayatınızın detaylarını öğrenmesi, özel hayatınızdaki kişileri veya katıldığınız partileri görmesi uygunsuz olabileceği gibi, ofiste geçirdiğiniz kötü bir günü arkadaşlarınızla paylaşmanız yanlış anlaşılmalara yol açabilir.
Birini arkadaş listenizden çıkarmak ise çok daha zor bir durumdur. Hiçbir zaman kimseyi kırmadan kibarca yapılabilecek birşey değildir. Böyle bir durumda kalmamak için, arkadaş davetlerini kabul ederken seçici davranmakta yarar vardır.
YAPIN: Yakın arkadaşlarınıza zaman ve enerji ayırın.
YAPMAYIN: Sosyal medyada çok sayıda 'arkadaş', 'takipçi' veya 'bağlantı'nız olması için uzun saatler geçirip hem networking hem de iş geliştirme anlamında değer yarattığınızı düşünebilirsiniz. Ancak unutmamalısınız ki sanal arkadaşlarınız size hiçbir zaman gerçek dostlarınız kadar yakın olamaz. Yardıma ihtiyacınız olduğunda yanınıza koşacak, sizi iyi gününüzde de kötü gününüzde de yalnız bırakmayacak arkadaşlarınıza zaman ayırmayıp tüm enerjinizi sanal dünyada bağlantılar kurmaya ayırmak yanlış olacaktır.
YAPIN: Bloglara veya forumlara yorum yazarken, yazdıklarınızın yapıcı eleştiriler olmasına özen gösterin. Farklı bir görüş beyan etmekten veya karşıt bir fikri savunmaktan kaçınmayın ancak üslubunuzun sert veya alaycı olmadığından emin olun.
YAPMAYIN: Sanal kimliğinizin arkasına saklanıp normalde yüzyüze söyleyemeyeceğiniz şeyleri internet mecralarına yazmayın. Sert bir üslupla eleştirmek, kırıcı sözler veya hakaretler sarf etmek sizi konuları tartışmaktan uzaklaştırır, kolayca kişisel kavgalara dönüşür.
Teknoloji alanında kabul edilen görgü kuralları henüz yeni yazılmakta ve teknoloji kullanımı değiştikçe kurallar da paralel olarak değişmekte. İşin özü karşınızdakilere saygı göstermek ve önem vermek üzerine. Bu prensip hem online hem de offline görgü kurallarında ortak temel oluşturuyor. Özetle, tavsiyemiz çevrenizdekilere yüzyüze verdiğiniz önemi ve özeni teknolojik adab-ı muaşeret kurallarını benimseyerek yeni mecralarda da göstermeniz.
