SGK denetim rehberi

Sosyal güvenlik denetimi öncesi ve denetim sırasında muhasebeci ve mali müşavirlere çok yararlı olacak bilgilerden oluşan bu rehber, SGK denetmenlerinin denetim uygulama standartlarından alıntılarla, aşağıda yer almaktadır.

1 - Defter ve Belgelerin Saklanması

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun “Prim Belgeleri ve İşyeri Kayıtları” başlıklı 86. maddesine göre; İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundadır.

2 - Kayıt ve Belgelerin İbrazı

5510 sayılı Kanunun 86. maddesinin 2. fıkrasında; İşverenlerin, işyeri sahiplerinin; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.
İşyeri kayıtlarının ibrazına ilişkin hükümler Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107.
maddesinde yer almaktadır.

3 - İşyeri kayıt belgelerini saklama yönünden;

*  İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde, Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlarına göstermek üzere,
ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, Kamu idareleri 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadırlar.
*  Sigortalıyı devir alan işverenler, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine ait işyeri kayıt ve belgelerini birinci fıkrada belirtilen sürelerle saklamak zorundadır.
*  Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurun tebligatta belirttiği adrese getirilir. Ancak, işverenler, işyeri
sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak
istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurca da incelemeye elverişli bulunursa denetim bu yerlerde de yapılabilir.
*  Denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurların istemeleri hâlinde işverenler, bilgisayar ortamında sakladığı işyeri kayıt ve belgelerini manyetik ortamda verirler. İşveren,
denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlara uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım imkânları ve uzman personel sağlamak zorundadır.
*  Defter ve belgeler Kanunun 99 uncu maddesi gereğince 11/02/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununa göre yapılacak bildirim ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri
sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilir.
*  Yapılacak tebligata rağmen, 15 gün ya da haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine verilen mehil süresi içinde ibraz edilmeyen defter ve belgelerin daha sonra ibraz edilmesi hâlinde de gerekli inceleme yapılır.
*  İşveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca belirlenir ve ilgiliye yazılı bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.
*  Defter ve belgelerin ibraz edilmeyeceği veya mevcut olmadığı işveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından yazılı olarak bildirildiği ya da bu durum ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca bir tutanakla tespit edildiği takdirde, ilgililere defter ve belgelerin ibrazı hususunda ayrıca tebligat yapılmaz.
*  İşveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca belirlenir ve ilgiliye yazılı bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.
*  Defter ve belgelerin ibraz edilmeyeceği veya mevcut olmadığı işveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından yazılı olarak bildirildiği ya da bu durum ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca bir tutanakla tespit edildiği takdirde, ilgililere defter ve belgelerin ibrazı hususunda ayrıca tebligat yapılmaz.

4 - Kayıt ve Belgelerin İbraz Edilmemesinin Yaptırımı Ve Mücbir sebep

4 - Kayıt ve Belgelerin İbraz Edilmemesinin Yaptırımı Ve Mücbir sebep

Kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi durumunda uygulanacak idari para cezası 5510 sayılı Kanunun 102. maddesi 1. fıkrası “e” bendinde düzenlenmiştir. Anılan madde hükmüne
göre;
Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrasındaki yükümlülüğü Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın tam olarak yerine getirmeyenlere;
*  Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin oniki katı tutarında,
*  Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı tutarında,
*  Defter tutmakla yükümlü değil iseler, asgari ücretin üç katı tutarında, idari para cezası uygulanır.

Tebligatların alınmasından sonraki 15 günün hesaplanmasına, tebligatın yapıldığı tarihten sonraki gün başlanır ve 15. günün sonunda kayıt ve belgelerin ibraz edilmesi için tanınan yasal
süresi dolmuş sayılır. Ancak, yasal sürenin son gününün resmi tatil gününe rastlaması halinde, yasal süre resmi tatil gününü takip eden iş gününün sonunda dolmuş sayılır.
İşyeri kayıtlarının 15 günlük yasal süre geçirildikten sonra ibraz edilmesi durumunda, kayıtlar incelenmekle birlikte, yasal süre geçirildikten sonra ibraz edilmesi nedeniyle idari para
cezası uygulanacaktır.
5510 sayılı Kanunun, 5754 sayılı Kanun ile değişik 102. maddesinin birinci fıkrasının (e) bendi uyarınca, işyeri kayıtlarını 15 günlük sürede mücbir sebep olmaksızın ibraz etmeyenlere
idari para cezası uygulanacağı belirtildiğinden, işyeri kayıt ve belgelerinin yasal süre içinde ibraz edilmemesinin mücbir sebebe dayandığının kanıtlanması durumunda, işveren ve aracılara idari para cezası uygulanmayacaktır.
Uygulamada kanun metninde geçen mücbir sebeplerin varlığının tespiti büyük önem arz etmektedir. Ancak gerek 5510 sayılı Kanunda gerekse Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinde
mücbir sebeplerin neler olduğuna ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktadır.

Hangi hallerin mücbir sebep sayılacağı SSK tarafından çıkarılan 21.02.1994 tarihli 16-74 sayılı genelgede Vergi Usul Kanununun 13. maddesinde belirtilen mücbir sebep hallerine paralel
bir şekilde belirtilmiştir.

Buna göre;

*  İlgili resmi kuruluşlardan alınacak belgelerle kanıtlanmak kaydıyla işyeri kayıtlarının ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk hallerinde idari para cezası uygulanmayacaktır.
Ağır kaza ve ağır hastalık hallerinin, kayıt ibrazına engel bulunması ve mutlak surette yatarak tedavi şeklinde geçmiş olması; ayrıca resmî yataklı sağlık kuruluşlarınca düzenlenecek
sağlık kurulu raporları ile belgelendirilmesi, resmi olmayan yataklı sağlık kuruluşlarından alınmış raporların ise yine sözü edilen sağlık kurulunca onaylanmış bulunması, aksi halde
mücbir sebep olarak kabul edilmemesi gerekmektedir.
Bu madde gerçek kişiler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu olmayacaktır.
*  Kayıt ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesine engel olacak yangın, yersarsıntısı, su baskını ve benzeri doğal afetlerin gerçekleşmesi de kayıtların süresinde ibraz edilmesine engel teşkil edeceğinden, bu gibi durumlarda idari para cezası uygulanmayacaktır.
*  İşverenin veya aracının iradesi dışında oluşan mecburi gaybubetler (kaybolma hali) idari para cezası uygulanmaması açısından mücbir sebep sayılacaktır.
Bu madde gerçek kişiler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu olmayacaktır.
*  İşverenin veya aracının iradesi dışındaki nedenler dolayısıyla defter ve belgelerin elden çıkması hali de belgelendirilmek kaydıyla idari para cezası uygulanmamasını gerektiren mücbir
sebep olarak kabul edilecektir.
Örneğin, vergi incelemesi için vergi dairesi denetim elemanları tarafından incelenmekte olan kayıtlarını, bu inceleme süresi içerisinde Kurma ibraz edemeyen işverenlere idari para cezası
uygulanmayacaktır.
Mücbir Sebepler dolayısıyla kesintiye uğrayan kayıt ibraz süresinin, bu sebeplerin ortadan kalktığı tarihten itibaren kaldığı yerden başlatılması suretiyle saptanacak belge verme
süresi içinde de kayıtların ibraz edilmemesi halinde, bu kez saptanan sürenin son gününde geçerli olan asgari ücret üzerinden idari para cezası verilecektir.

5-Kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi ile ilgili uygulanacak idari para cezalarında aşağıdaki hususlara dikkat edilir:

*  Kanunen tutulma zorunluluğu olan herhangi bir belgenin (gelir belgesi, gider belgesi vs.) herhangi birinin talep edildiği halde incelemeye sunulmaması ibraz etmeme nedeniyle idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
*  Defterde yer alan bir gelir veya gidere ilişkin dayanağı belgenin incelemeye sunulmaması idari para cezası tatbikini gerektirir.
*  Kurumca bilgi sahibi olunan belgelerin (işyeri bildirgesi, işe giriş bildirgesi veya prim belgeleri gibi) incelemeye sunulmaması halinde idari para cezası uygulanamaz.
*  Yasal defter sayfalarının bazılarının kopma, yırtılma ve bunun gibi nedenlerle incelemeye sunulmaması idari para cezası uygulamasını gerektirir.
*  Birden fazla işyeri ile ilgili olarak müşterek tutulan yevmiye defterinin, birden fazla işyeri ile ilgili yapılan tahkikat sırasında tetkike ibraz edilmemesi her işyeri için ayrı ayrı idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
*  Bilanço esasından işletme esasına geçen işverenin hem bilanço hem de işletme esasına tabi olduğu döneme ilişkin kayıtlarının tamamını incelemeye sunmaması halinde idari para cezası
işletme esasına göre belirlenir.
*  İşletme esasından bilanço esasına geçen işverenin hem bilanço hem de işletme esasına tabi olduğu döneme ilişkin kayıtlarının tamamını incelemeye sunmaması halinde idari para cezası bilanço esasına göre belirlenir.
*  İşyerinin faaliyet döneminin bir ayına ilişkin ücret tediye bordrosunun incelemeye sunulmaması bile ibraz etmeme nedeniyle idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
*  Kanunda belirtilen ücret tediye bordrosunda bulunması gereken unsurları içeren ücret ödeme belgelerinin (gider pusulası, ücret makbuzu gibi) ücret tediye bordroları yerine incelemeye sunulması halinde ibraz etme yükümlülüğü ihlal edilmiş sayılmaz. Ancak ibraz edilen ücret ödeme belgelerinin “geçerliliği” noktasında gerekli değerlendirmeler yapılır.
*  İşçi ücret hesap pusulalarının incelemeye sunulmaması idari para cezası uygulanmasını gerektirmez.

6 - İşverenlerce Tutulacak Kayıt ve Belgelerin Geçerliliği

6 - İşverenlerce Tutulacak Kayıt ve Belgelerin Geçerliliği

 Geçersizlik Halleri
12.05.2010 tarihli Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin “Belgenin Dayanağı” başlıklı 104. maddesinde;
*  İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgelerin, aylık prim ve hizmet belgesinin, aylık fiilî hizmet süresi zammı prim belgesinin, yıllık fiili hizmet süresi zammı prim
belgesinin ve yıllık itibari hizmet süresi prim belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde sayılacağı,
*  Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin (4) numaralı alt bendinde belirtilen şekilde tutulmuş defterlerin geçerli sayılmayacağı ve anılan alt bentteki geçersizlik hâllerinin gerçekleştiği her bir takvim ayı için, ibraz edilmemesi durumunda uygulanması gereken miktarı aşmamak kaydıyla idarî para cezası uygulanacağı hükmü yer almaktadır. 
506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanununun uygulamada olduğu dönemlerde geçersizlik halleri Kanun metninde yer almayıp Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinde düzenlenmekteydi.
5510 sayılı Kanun ile birlikte geçersizlik hallerine doğrudan Kanun metninde yer verilmiştir.
Geçersizlik halleri ve buna ilişkin idari para cezaları 5510 sayılı Kanunun 102. maddesi birinci fıkrasının (e) bendinin (4) numaralı alt bendinde sayılmıştır. Buna göre;
Tutmakla yükümlü bulunulan defter ve belgelerin ibraz edilmemesi nedeniyle verilmesi gereken ceza tutarını aşmamak kaydıyla; defter ve belgelerin tümünü verilen süre içinde ibraz
etmekle birlikte;
*  K an u n î tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik halinin gerçekleştiği h e r b ir takvim ayı için,
aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.
Diğer kanunlara göre tutulması gereken ve tasdike tabi olan defterler, geç tasdik ettirilmesi durumunda tasdik tarihine kadar olan kısmı geçersiz sayılacaktır. Tasdik tarihinden
sonraki sürenin ise tasdik yönünden geçerli kabul edilmesi gerekmektedir.
*  İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik halinin gerçekleştiği h e r b ir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında
idari para cezası uygulanır.
Sigorta primleri hesabına esas alınacak kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin deftere kaydolun maması halinde, defter geçersiz sayılacaktır.
*  Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkân vermeyecek şekilde usulsüz veya noksan tutulmuş defterler geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik halinin gerçekleştiği h e r b ir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari cezası uygulanır.
Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulmuş defterler, işverenlerce Kuruma verilen
Aylık Prim ve Hizmet Belgesini doğrulayıcı nitelikte olmadığından, defterler usulsüzlük, noksanlık veya karışıklığın bulunduğu ay itibariyle geçerli kabul edilmeyecektir.
Defter kayıtları ile kayıt ve belgeler arasındaki her türlü mutabakatsızlık durumu bu kapsamda ele alınmaktadır.
Defterler ile ücret tediye bordroları arasında mutabakat bulunmadığının tespit edilmesi halinde, uygun olmama nedeninin maddi hatadan ileri gelip gelmediği işverenden de sorularak
araştırılması, maddi hatanın varlığının saptanması durumunda kayıtlar (defterler) bu yönüyle geçerli sayılmalıdır.
*  Herhangi b ir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin (sigorta primine esas kazancın ödemeye bağlı olduğu durumlar dahil) o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde, o aya ait defter kayıtları geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik hallerinin gerçekleştiği he r b ir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.
Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve bu kazançlarla ilgili ödemelerin o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş
olması halinde, o aya ait defter kayıtları, prim belgelerinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte sayılmayacaktır.
Örneğin; 2009 Aralık ayı ücreti ödemeleri, 2010 yılı kanuni defterine yazılmış ise, 2009 yılı yasal defteri, 2009 Aralık ayına ait prim belgelerinde yazılı olanları doğrulayan nitelikte kabul edilmeyecektir.
Madde metninde, hesap dönemine ait deftere işlenmemesi ifadesi yer aldığından, herhangi bir aya ait sigorta primleri hesabına esas alınacak ücretlerin ilgili ayın dahil olduğu hesap dönemi defterine yazılmış olması yeterli görülecek ve geçerli kayıt olarak kabul edilecektir.
Örneğin; 2010/0cak ayına ait sigorta primleri hesabına tabi tutulacak kazancın 2010/Haziran ayında deftere yazılmış olması geçersizlik nedeni sayılmayacak ve defter ücret yazımı açısından geçerli sayılacaktır.
VUK'na göre hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenlerin durumları, hesap dönemlerine göre değerlendirilecektir.
Örneğin; 01.06.2009-31.05.2010 (bir yıl) süresi hesap dönemi olarak saptanan işyerinin, 2010/Nisan ayının ücretinin 2010/Temmuz ayına yazılması durumunda, hesap dönemi
31.05.2010'da son bulunduğundan, 2010/Nisan ayı için prim belgelerinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte kabul edilmeyecektir.
İhale konusu işlerde; ihale makamları tarafından ödenen hak edişlerin kanuni deftere eksik veya fazla yazılmış olması, sigorta primine esas kazançlarla ilgisi bulunmadığından, sırf bu
nedenle kayıtların geçersizliği söz konusu olmayacaktır.
Konut edindirme yardımı ile tasarrufu teşvik kesinti ve katılımlara ait bilgilerinde, deftere yazılmaması, eksik veya fazla yazılması, defterin geçersizlik nedeni değildir.
*  Kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler geçerli sayılmaz ve tutmakla yükümlü bulunulan defter türü dikkate alınarak bu bendin (1) ve (2) numaralı alt bentlerine göre (Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin on iki katı tutarında, Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı tutarında) idari cezası uygulanır.
İşverenler, diğer kanunlara (VUK, Dernekler Kanunu, Kat Mülkiyeti Kanunu vb.) göre tasdik ettirmeleri gereken defterleri tasdiksiz kullanmaları durumunda, kayıtları geçersiz kabul
edilecektir. İlgili kanuna göre tasdike tabi olmayan defterler için tasdik şerhinin aranmayacağı kuşkusuzdur.
Vergi Usul Kanununun 221. maddesinde belirtilen tasdik sürelerine uyulmamış olması durumunda, bu defterler sosyal sigortalar mevzuatı açısından geçersiz sayılmaktadır. Bu
durumda;
Öteden beri işe devam etmekte olan işverenlerin, defterleri kullanılacağı yıldan önce gelen son ay içinde tasdik ettirilmemiş olmaları durumunda tasdik yönünden geçersizlik söz
konusu olmaktadır.
Maliye Bakanlığınca özel hesap dönemi belirlenen işverenler için defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ay içinde tasdik ettirilmemiş olmaları durumunda tasdik
yönünden geçersizlik söz konusudur.
Tasdike tabi defterlerin dolması veya diğer sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanma zorunluluğunun ortaya çıkması durumunda kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilmemiş
defterler tasdik yönünden geçersiz sayılmaktadır.
Defterlerini ertesi yılda da kullanacak olan işverenlerin yeni hesap döneminin ilk ayı içinde tasdiki yeniletilmeyen defterler tasdik yönünden geçersiz sayılmaktadır.
Vergi Usul Kanununun 352. maddesi 11/6 fıkrasında, tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin, süresinin sonundan başlayarak bir ay içinde yaptırılmış olması
defteri geçersiz kılmamakta sadece ikinci derece usulsüzlük sayılmaktadır. Bu yasal düzenleme nedeniyle Sosyal Sigortalar Mevzuatı yönünden defterlerin yasal tasdik süresi sonundan itibaren bir ay içinde tasdik ettirilmemiş olması tasdik yönünden geçersiz sayılmamaktadır.
*  Vergi Usul K an u n u gereğince bilanço esasına göre defte r tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler geçerli sayılmaz ve bu bendin (1) numaralı alt bendine göre (aylık asgari ücretin on iki katı tutarında ) idari para cezası uygulanır.
Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutması gerektiren işletme hesabı esasına göre tutulan defterlerde, prim belgelerinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte sayılmaz. Böyle durumlarda işyeri kayıtlarının geçersizliği söz konusu olacaktır.
İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan ve tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilen defter ve belgeler yönünden, ayrıca geçersizlik fiilleri için idari para
cezası uygulanmaz, sadece tutulan defter türü dikkate alınarak kayıt ve belge ibraz etmemeye bağlı idari para cezası uygulanır.

7- Ücret Tediye Bordrosuna Bağlı Geçersizlik Halleri

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 105. maddesinde;
İşverenlerin, Kuruma verdikleri prim belgesinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olmak ve Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin beş numaralı alt bendinde
sayılan hususları içerecek şekilde aylık ücret tediye bordrosu düzenlemekle yükümlü oldukları hükmü yer almaktadır.

5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin 5 numaralı alt bendine göre;
İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda;
*  İşyerinin sicil numarası
*  Bordronun ilişkin olduğu ay
*  Sigortalının adı, soyadı
*  Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası
*  Ücret ödenen gün sayısı
*  Sigortalının ücreti
*  Ödenen ücret tutarı
*  Ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur.
Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında, idari para cezası uygulanır.
Tehlike sınıf veya dereceleri farklı olan işyerlerinde çalışan sigortalıların aylık ücret tediye bordrolarının birlikte düzenlenmesi halinde, ücret tediye bordrolarının, prim belgelerini doğrulayıcı nitelikte olduğunun kabulü mümkün değildir.
Yönetmeliğin 106. maddesinde, tehlike sınıf veya dereceleri farklı olan işyerlerinde çalıştırılan sigortalıların aylık ücret tediye bordrolarının ayrı ayrı düzenleneceği belirtilmiş,
ancak bir Yasa gereği tutulması zorunlu olan defter veya kayıtlara ise ayrı ayrı kaydedilmesi gerektiği yönünde bir hüküm konulmamıştır.
Bu nedenle, tehlike sınıf veya dereceleri farklı olan işyerlerinde çalıştırılan sigortalılar adına ayrı ayrı düzenlenen ücret tediye bordrolarında yazılı kazançların müştereken tutulmuş
yasal defter veya kayıtlarla uyumlu bulunması durumunda, kayıt ve belgeler Kuruma verilen prim belgelerinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte kabul edilmelidir.

8- Uygulamada Karşılaşılan Diğer Geçersizlik Halleri

İşyerinde fiilen çalıştığı tespit edilen sigortalılardan bazılarının kaydedilmediği ücret tediye bordroları geçersiz sayılmaktadır.
*  İşyeri kayıtlarından saptanan her türlü bilgiden veya kamu kurum ve kuruluşlarından alınan bilgilerden geçmişe dönük olarak çalıştığı saptanan sigortalıların kaydedilmediği ücret ödeme bordroları geçersiz sayılmaktadır.
*  Tasdikli sayfalarının dolması üzerine, yeni defter tasdiki yerine, tasdiksiz arka sayfaya yapılan defter kayıtları geçersiz sayılmaktadır.
Sigortalılara ait ücretlerin, ücret ödeme bordrosuna eksik veya fazla yazılması durumunda ilgili ücret ödeme bordrosu geçersiz sayılmaktadır.
*  Aynı döneme ait işçilik ücretlerine ilişkin farklı düzenlenmiş birden çok ücret ödeme bordrosu kayıtları geçersiz sayılmaktadır.
*  Sigortalılar için düzenlenen ücret ödeme bordrosunda açık ve belirgin imza uyuşmazlıkları kayıtların geçersizlik nedenidir.
*  Gerçek olmayan işçilik ödemelerinin işyeri kayıtlarına geçirilmiş olması (sahte sigortalılık durumu), kayıtların geçersizlik nedenidir.
*  Asgari işçilik uygulaması sonucu saptanan işçilik tutarının yasal defterlere hiç kaydedilmiş ya da eksik kaydedilmiş olması kayıtların geçersizlik nedenidir.
*  Takdim tehir hataları kayıt geçersizliği sayılmamaktadır. Takdim tehir hatalarının kayıt geçersizliği sayılmamasının nedeni, kayıtların genel durumunun ulaştığı sonuçta sapma
oluşturmaması hatanın sadece yazım hatasından ibaret olmasıdır.
*  İhale makamınca ödenen hak edişlerin yasal deftere yazılmaması kayıt geçersizliği nedeni sayılmamaktadır.
*  Bilgisayarla yazılan defterlerin bilgisayar yazıcısından dökümü yapılırken, yazma işleminin noter onayını içeren sayfa yüzeyine değil, noterce tasdiki yapılmış sayfa adedini geçmeyecek şekilde, onaysız arka sayfa yüzüne basılması ve tasdikli arka yüzeyin boş bırakılması durumu kayıt geçersizliği sayılmamaktadır

9-Fiilin İşlendiği Tarih
Kanunî tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki ayların,
*  İşçilikle ilgili giderlerin işlenmediği veya eksik veya fazla işlendiği tarihin,
*  Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulduğu ayın,
*  Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin, o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmediği
ayın,
*  Asgari işçilik değerlendirmesi yapılması halinde re’sen tahakkuk yapılan ay veya ayların,
*  Tasdikli sayfalarının dolması üzerine, yeni defter tasdiki yerine, belgeli bilgilerin yazım sayfaları kalmayan defterin tasdiksiz sayfalarına kaydedilen ay veya ayların,
*  Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin beş numaralı alt bendinde belirtilen hususların tümünü ihtiva etmeyen aylık ücret tediye bordrolarının tanzim edildiği ayın, İnceleme döneminde bulunup da Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesi uyarınca yasal süresinde bir Kanun gereğince tutulan deftere yazılmayan ay-aylara ait kayıtlar,
*  Sosyal Sigorta işlemleri Yönetmeliğinin 106. maddesi uyarınca, tehlike sınıfları veya dereceleri farklı olan işyerlerinde çalışan sigortalılar adına ayrı ayrı ücret tediye bordrosu
düzenlenmemesi (tek ücret tediye bordrosunda gösterilmesi) halinde, ayrı ayrı ücret tediye bordrosu düzenlenmeyen ay-ayların, fiilin işlendiği tarih olarak kabul edilerek idari para cezası tahakkuk ettirilmektedir.