Dikkat ofiste hayalet var!
Hayalet maliyetlerin dikkate alındığı bir sisteme geçmek başarı getirecektir.
Çocukluğu 80'lerin sonuna 90'lara denk gelen birçok genç yetişkin ve aileleri sevimli hayalet Casper'ı hatırlar. Casper hayaletler dünyasında tektir çünkü diğer hayaletlerin aksine iyi yüreklidir, çalışkandır, insanların iyiliği için çalışır, onları korkutmak kaçırmak istemez bilakis onlarla arkadaş olmak ister ve insanlara yardım etmek için elinden geleni yapar. Hayaletlerin çoğu Casper'ın aksine insanlardan hoşlanmaz, onları zor duruma düşürmek için tuzak kurarlar, korkuturlar ve bundan büyük zevk alırlar. Casper haricinde hayalet çizgi filmlerde olduğu gibi hayatımızın içinde de olumsuz anlamlarda kullanılır. İş dünyasında hayalet deyimi, korkutucu, bilinmeyen, yok olan veya varlığı kayıt altına alınmamış süreçleri hatta çalışanları tanımlamaya yardımcı olur. İş dünyasının hayaletleri ilk bakışta zararsız veya önemsiz görünebilirler hatta hiç dikkat çekmeyebilirler ancak zaman içinde sayılarının artmasıyla şirketin geleceğini tehlikeye atacak hale gelebilirler.
Nerede bu hayaletler?
Önce, hayalet kayıtlar ve süreçleri ele alalım. Muhasebe ve IK müdürlerinize birkaç soru sorarak başlayabilirsiniz bu hayaletleri tanımlamak için: Şirketinizde tüm maliyet kalemleri kayda geçiyor mu? Ufak tefek değişiklikler veya göz ardı edilebilecek ufak giderler dikkate alınıyor mu? Uygulamada sıklıkla yapılan ancak kayda geçmeyen süreçleriniz yok mu?
Bazen pratikte yapılanla kağıt üzerindeki raporlamalar birbirinden oldukça farklıdır. Özellikle de işgücü yönetiminde bu tür kayıt hataları veya yetersiz denetim nedeniyle ortaya çıkan artı maliyetler çok çalışanı olan şirketlere zor zamanlar yaşatabilir. Nedir bu kayıt hataları veya denetim eksiklikleri? Örneğin, bir çalışanınız izin almıştır, amiri de bu izni onaylamıştır. Oysa, kişinin izinli olduğu gün raporlara ve personel devam takip sistemine yansıtılmamıştır. Orada ödediğiniz işgücü kayıt hatası sonucu doğan bir hayalet maliyettir. Saatli veya dönüşümlü çalışanlarda kart basma sistemi en yaygın sistemlerdendir. Bu sistemde çalışanların amirleri tarafından sıkı bir şekilde kontrol edilmesi önemlidir çünkü çalışanlar birbirlerinin yerine kart basarak çalışmadıkları saatleri de çalışıyormuş gibi gösterebilirler. Kartlı sistem yoksa, çalışanlar birbirlerinin yerine işbaşı yapabilirler. Her çalışanın maaşı, fazla mesai ücreti ve hakları aynı olmadığından bu durum da hayalet maliyetlere sebep olabilir.
Bir diğer durum ise, işin pratiğinde değil, raporlamasında gerçekleşir. Raporu hazırlayan çalışanlar topladıkları bilgileri manipüle ederek farklı bir tablo oluşturabilirler. Buna en basit örnek bir kişinin aslında fazla mesai yapmazken sistemde yapıyormuş gibi gösterilmesidir.
Projelerin gerçek maliyetleri hayalet maliyetlerin başında gelir. Planlanan süre ve bütçe ile gerçekleşen süre ve bütçe arasındaki standart sapma bütçelenmeyen bir maliyettir. Buradaki hayalet kaybedilmiş üretkenliktir. Bu duruma en net örnek fabrika ortamlarından verilebilir. Bir üretim bandında çalışan işçilerin banttaki cihazı çalıştırmamaları veya çalıştırmakta geç kalmaları sonucunda bandın durmasından kaynaklanan maliyet önemli bir hayalet maliyettir.
Sadece işin üretim tarafında değil, insan kaynakları tarafında da belli zaman kayıplarından doğan hayalet maliyetlerle karşılaşırız. Her ay bordro ayarlamaları, bordrolar için beklenen puantaj bilgileri ve geçiş kontrol cihazlarından gelecek olan zaman bilgileri bodroları hazırlamak üzere beklenir. Bu süreç başlı başına bir hayalet maliyettir. 500 çalışanın üzerinde bir şirketin yılda sadece bordro bilgilerini beklemeden kaynaklanan hayalet maliyeti sizce ne kadardır? Üstelik bordro hesaplamalarında yanlış hesaplamalar, gereksiz ödemeler ve elle yapılan hatalar da bunun üzerine eklenen maliyetler! Bu durumda hatalar yeni hataları, hayalet maliyetler yeni hayalet maliyetleri doğurmakta. Bu kısır döngü içinde, hataları düzeltmek için çalışanlar ekstra efor harcamak, daha uzun saatler çalışmak ve neredeyse rutinde mesaiye kalmak zorunda kalmakta.
Büyük resme baktığınızda hataların üzerine kurulu bir sistemde doğruyu bulmaya çalıştığınızı göreceksiniz. Planladığınız süreçlerde baz aldığınız veriler aynı hataları tekrarlamanız anlamına geliyor. Hayalet maliyetlerin dikkate alındığı bir sisteme geçmek yani takip edilebilir bilgileri değil, şirketin takip etmek istediği bilgileri takip etmek başarı getirecektir.
Hayalet çalışanlar kimler?
Hayalet çalışanlar etten kemikten çoğunlukla beyaz yakalı görevlerde çalışan kişiler. Bu hayalet çalışan belki yanınızdaki masada oturan arkadaşınız, belki toplantılarda en çok fikir yürüten kişi, belki de sürekli bilgisayarının arkasına saklanıp oyun oynayan biri. Kalabalık organizasyonlarda aynı bir hayalet gibi kalabalığın içinde kaybolan, başarıyla kendini çalışıyormuş gibi gösteren ancak verimli olmayan çalışanlara hayalet çalışan diyoruz. Örneğin; departmanlar arası işgücü maliyeti ve bu maliyete yönelik üretkenlik oranı analiz edilen organizasyonlarda bu ayrım çok net göze çarpar. Hayalet çalışanları diğerlerinden ayırt etmenin zorluğu görünürde çok gürültü çıkarmalarından kaynaklanır. Hep çalışıyor, üretiyor, organizasyona yenilikler getiriyormuş gibi görünürler. Bu kişilerin hiçbirşey yapmadıklarını söylemek yanlış olur ancak genelde yüksek maaşlar alan bu çalışanların gerçek katkılarını değerlendirmek için maliyet ile üretkenlik oranlarını karşılaştırmalısınız. Verimli bir çalışanla hayalet çalışanın maliyet/üretkenlik oranını karşılaştırdığınızda aradaki büyük fark sizi şaşırtacaktır.
Hayalet çalışanları nasıl görebilirsiniz?
Hayalet süreçlerin, projelerin ve sebep olduğu maliyetlerin farkındasınız. Şirketinizde hayalet çalışanların varlığından şüphe ediyorsunuz. Bu hayaletleri nasıl hayatınızdan çıkacaksınız?
Hayalet Avcıları'nı arayarak. Sanırım 90'ların başı hem çizgi film hem de beyaz perdede hayaletlerle sıkça karşılaşmaktaydık. 2000'li yılarda ise hayaletler iş dünyasında ve eskiden olduğu gibi acilen yakalanıp bertaraf edilmeliler.
Hayalet Avcısı işgücü yönetim firması Synerion görmediğinizi yönetemezsiniz diye bizleri uyarıyor. Doğru araçlar kullanarak hayaletleri görünür kılar, böylelikle onlarla mücadele edebilirsiniz. Kontrol panelleri, kilit performans göstergeleri, özet tablolar, alarmlar ve talepler doğrultusunda hazırlanan raporlar gibi araçlar istediğiniz bilgiye ne zaman isterseniz ulaşmanızı sağlar.Yöneticilerin ve kullanıcıların işgücünü görmesine, ölçmesine ve anlamasına yardım eder.
İşgücü yönetimi yazılımları bir yandan yaşamınızı kolaylaştırırken, bir yandan da operasyonel maliyetleri azaltmak ve verimliliği artırmak için tasarlanmıştır. Bir diğer deyişle, bir yandan hayalet maliyetleri görmenizi ve onlara karşı önleminizi almanızı sağlarken, diğer yandan da hayalet çalışanlarla verimli çalışanları aynı kefeye koymanızı engeller.
İşgücü Yönetim Sistemi, işgücünü kapsayan tüm süreçleri içine alır. Çalışanları, departmanları, iş süreçlerini, projeleri, çalışma saatlerini, maaşları, izinleri, fazla mesaileri, makina ve araçların kaç saat çalıştırıldığını tek tek veya toplamda görmenizi sağlayan bir ayna gibidir.
Hem bilgi alma hem takip etme hem karşılaştırmalı analizler ve raporlama için gerekli tüm yazılımları içinde bulundurur. Üstelik bordrolama hizmetleri için de ayrı bir sisteme gerek duyulmaz. Self-servis sayesinde çalışanlar, izin talep edebilir ve kendi verilerini kendileri girerler. Süpervizörlere sadece girişleri sistem üzerinden kontrol etmek düşer. Sisteme entegre zaman çizelgeleri sayesinde çalışanlar, maliyet ve bütçe farkındalığı ile daha iyi planlanır.
İşgücü Yönetim Çözümleri'ne göre zaman planlaması yapmak, şirketlerin bu plana göre ödeme yapmasını ve planla gerçeği karşılaştırmalı olarak analiz etmesini sağlar. Böylece planlarını gerçeğe daha yakın şekilde yapabilirler. Yemek yönetimi, öğünleri ve öğün maliyetlerini izleyebilmeye kadar günlük detayları takip etmek mümkündür.
Sonuçta, teknik bir bakış açısı ile ölçümleme yapmak hayalet maliyetleri ve hayalet çalışanları görünür kılar. Kesintisiz zaman yönetimi ile daha karlı ve gelişmiş bir yapıya sahip olabilirsiniz.
