ERP'nin yönetim sistemine etkisi

Mehmet Ali ASLAN / Bilgisayar Mühendisi

 "Şirketinizin geleceği için bilgi yönetimine yatırım yaparak, piyasa koşullarında ayakta durmayı hedefliyor musunuz? Dünya ve Türkiye koşullarında, rekabet edeceğiniz firmalarla, ürün kalitesi ve toplam maliyet açısından boy ölçüşebilirim diyorsanız, baştan şu sorunun cevabını vermelisiniz : "Çalışma sisteminizde, başarıya ulaşabilmek için temel gereksinimlerimin temininde her türlü maliyete katlanabilir misiniz?"… Bu soruya olumlu cevap veremiyorsanız şu soruya verebilecek mutlaka bir cevabınız olmalıdır : "Sistemsizliğin sonucunda, rakip firmalarla rekabet edememe ve nihayetinde kurumsal başarısızlığının maliyetine katlanabiliyor musunuz?"

ISO ( International Organization for Standardization)'da kalite tanımı şu şekilde yapılıyor: "Kalite; bir ürün ya da hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan, özelliklerin toplamıdır" şeklindedir. Toplam kalite yönetimi ise ; "Her kuruluşta, her düzeyde performansın iyileştirilmesine yönelik, tamamıyla entegre olmuş çabalarla, yöneticiden işçiye kadar herkesi kapsayan düzenli iyileştirme faaliyetleridir" 

Yönetim ve bilgi sistemlerinin doğru çalışması ve faaliyetlerinin iyileştirilmesi için ERP ( Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımları, şirketlere doğru yatırım yapma imkânı sağlıyor. İlkel tarzlarla yönetilen; günümüz koşullarına uyarlanmamış sistemler, modern dünyanın zor koşullarında ya sekteye uğruyor, ya da gereksiz yığınca maliyetlerle boğuşarak ayakta kalma savaşı veriyor.

Yönetim ve bilgi sistemlerinin başarılı çalışması; ekip ruhu, müşteri merkezlilik, sürekli geliştirme ve iyileştirme, tedarikçi ilişkileri, doğru veritabanı, akıllı istatiksel analiz ve insan odaklılık gibi temel ilkeler güçlü bir koordinasyon, değerlendirme ve yönetim mekanizmasını gerektiriyor.

Toplam kalite yönetimi, prensipleri gereği, işletmenin tüm süreçlerinde görev alan çalışanların ekip ruhuyla çalışabilecekleri bir takım oluşturulmalıdır. Devamlı koordinasyon, üst seviyede haberleşme ve takım içinde tam uyum sağlanmalıdır.

Takım çalışmasının temel amacı, sistem bütününün tüm ekipçe bilinmesi ve bu sayede her çalışanın takım içerisindeki görevini daha iyi idrak edebilmesini ve sorumluluğunu hissetmesini sağlamaktır. Takım içerisindeki dönen çarklardan ve dişlilerden birisinin aksadığında, sistemin işlevinin aksadığını hissedebilen takım oyuncuları oluşturabilmek toplam kalite yönetiminin hedefidir.

Müşteri merkezli çalışma sistemi, artık günümüzün olmazsa olmazlarındandır. Müşterinin talebine göre, ürün model ve prototipin çıkarılması, müşterinin anlık ihtiyaçlarına cevap verebilme, satış sonrası destek ve müşteri geri bildirimi çok önemli noktalardır. Bu noktada ERP yazılımları, müşteri ilişkilerini kayıt altına alır, müşteriye hızlı cevap verir ve müşteriden gelen geri bildirimlerle ürün kalitesini test ederek, sonraki üretim aşamalarındaki kalitesizliği ortadan kaldırır.

Sürekli gelişen dünyada, yeni iş tanımları, yeni görevler ve yeni prosesler sonucunda kendi mantığını geliştirebilen bir ERP yazılımı, şirketlere yazılımı kullanan diğer şirketlerden farklı modelleri de sunmuş olacaktır. Yeni sistemler kurmak yerine, ERP yazılımıyla beraber gelen 'kurulmuş iş sistemi' şirketlerin ufkunu açacaktır.

Çözüm ortaklarınızla ya da tedarikçilerinizle ilişkilerinizde, en önemli kısım ortağınızın sizi ilgilendiren anlık durumunu takip edebilmenizdir. ERP yazılımları, sisteminizdeki üretim kısımlarının tedarikçi bilgileri hakkında doğru bilgiye sahip olmasını sağlar. Devamında iş süreci hızlanarak, gereksiz zaman ve iş gücü maliyetleri bertaraf edilmiş olur.

Son yıllarda, oldukça zorunluluk arz eden bir kısım vardır ki  -istatistik ve analiz-  açıklamadan yazıyı bitirmek olmaz. İşletmedeki tüm kısım, ekip ve proseslerdeki kalitenin, kriterlere göre değerlendirilmesinin yapılması çok önemlidir. Bu noktada, hedeflenen kalite ile ulaşılmış değerler arasındaki sapmanın minimize edilmesi doğru ERP sistemleriyle sağlanacaktır.

Günümüzdeki toplam kalite yönetiminin sağlanması bir zorunluluk olduğu kadar, ERP kullanılması da zorunluluktur. Aksi halde, toplam kalite yönetimi ya sağlanamayacaktır ya da çok fazla maliyete gerek duyulacaktır. Netice olarak, "kalitesizliğe razı olmak" ile "kaliteye talip olmak"  arasındaki tercih sizin…"