Kurumsal hafıza ciddi bir maliyet kalemidir

Türk iş dünyası, modern yönetim kültürünü ve uygulamalarını tercüme yönetim kitapları, Batı formatlı eğitimler ve Batılı şirketlerle gerçekleştirilen çeşitli temaslar vasıtasıyla günü gününe takip etmektedir. Bu aşinalık seviyesinden bakabilen iş dünyası için 'kurumsal hafıza' tabiri, yabancı bir kavram olmaktan uzaktır. Modern zamanlarda dillerden düşürülmeyen kurumsal hafıza kavramının şirket söylemlerinde işgal ettiği ağırlıklı yere yaraşır bir faydasının olduğunu düşünmek, maliyet-fayda denkleminde işleyen ticari mantıkla bağdaşır bir tutumdur. Bu noktada şu soruları sormak yerindedir: Türk iş çerçevelerinde kurumsal hafızanın kritik ve pratik değeri yeterince anlaşılmış mıdır? Bir teknik kavram olarak 'kurumsal hafıza' şirketler ve kurumlar için hangi 'kritik' varlığı ifade etmektedir? Kurumsal hafıza etiketi ile ifade edilen şirket/kurum değeri yitirildiğinde bunun şirkete/kuruma maliyetinin ne olacağına dair bir bilinç mevcut mudur?

Şirketler, doğası gereği her uygulamanın pratik bir faydayı hedeflediği iş dünyasının mantığına tabidir. Bu mantık dahilinde, şirketlerin sıklıkla zikretmek suretiyle bir zihin yoğunluğu tahsis ettikleri kurumsal hafıza kavramının kendileri için ifade ettiği hayati önemi izah edebilmeleri beklenir. Zira, kurumsal hafıza, doğrudan maddi sonuçları olan bir şirket değerinin adıdır. Kurumsal hafızanın mevcudiyeti, bir şirket için pozitif bir varlık durumunu ifade ederken, böylesi bir hafızanın yokluğu da yol açtığı maddi kayıplar sebebiyle negatif bir etki oluşturmaktadır. Şirketlerin faaliyette bulundukları iş koluna dair biriktire geldikleri bilgi toplamı, asıl itibarıyle onların en mühim ticari sermayeleridir. Bu bilgi ve tecrübe toplamının kayıt altına alınması, yılların süzgeçinden geçip gelen sektörel bilgi birikiminin kuşaktan kuşağa aktarılmasını ve dolayısıyla kalıcılığını temin etmektedir. Bu uğurda geliştirilen bilgi teknolojisi uygulamaları, şirketlerin bilgi havuzlarını kayıt altına almayı ve pratik biçimde erişilir kılmayı sağlamaktadır. Dolayısıyla, gelişmiş teknolojinin imkânlarını kullanarak depolanmayan ve kolay erişilir kılınmayan sektörel bilgilerin yokluğu, kurumsal hafıza kaybının önemli bir sebebi olmaktadır. Uzun yıllara yayılan emeklerin hasatı olan sektörel bilgi toplamını teknolojinin imkânlarıyla kayıt altına almaya hizmet eden araçlar kadar, bu bilgilerin kuşanılması ve kullanımıyla nelerin üretilip vücuda getirileceğini modelleyebilen tecrübeli personel de önemli bir kurumsal hafıza kaynağıdır. Buna bağlı olarak sektörel bilgileri kuşanmış ve bu bilgilerle ortaya ürün koyma yeteneğine sahip personelin şirketten ayrılması ya da ayrılmak zorunda kalması, bir başka hafıza kaybı sebebidir. İşte kurumsal hafıza kavramı ile ifade edilen şirket değerinin yokluğunun doğrudan maddi sonuçlarla ilişkili etkileri bu gibi hallerde ortaya çıkmaktadır. Bir şirketin uzun bir tarihe yayılan tecrübelerinin ürünü olan sektörel bilgi birikiminin kaybolması, şirket ya da kurumun ürün ortaya koyma yeteneğini en hafifiyle zedelemektedir. Kaybolan üretim bilgisi, kaybolan üretim yeteneği demektir. Kaybolan bilgilerin belli bir üretim zorunluluğunun ifası için tekrar elde edilmesi gerektiğinde, bu bilgilere erişmek için zaman ve maddi kaynak tahsisi ile tecrübeli personel teminine yönelik maliyetler göğüslenmektedir. Yitip giden kurumsal hafızanın tekrar kazanılması sürecinde bir şirketin kendi iş kolunda ürünsüzlük -ya da yeterli ürün ortaya koyamama- neticesinde uğradığı bir itibar zedelenmesi de söz konusudur ki bunun telafisinin de ciddi bir emek, zaman ve maddi maliyeti vardır.

Kurumsal hafıza, geleceğe atılan bir çentiktir

Kurumsal hafıza kaybının buraya kadar izah edilmeye çalışılan bütün maddi etkilerine rağmen ilginçtir ki böyle bir maliyetin hangi boyutlarda olduğunun tespiti de ancak kurumsal hafızanın bir yerlerde korunmuş olması ile yapılabilmektedir. Neden? Zira, kurumsal hafıza kaybının negatif maliyet etkilerinin ölçülmesi, bu bilgilerin yokluğunun üretim yeteneğinde yol açtığı 'net' kaybın yüzde ya da parasal değer üzerinden ölçülmesi ile mümkündür. Bu işlem de bilgi, doküman ve nitelikli personelin tam olarak üretim sürecinin hizmetinde olduğu dönemdeki verimlilik/kârlılık değerleri ile bunların yok olduğu/kayıp olduğu iş sürecinin üretim/kârlılık değerlerinin kıyaslanması şeklindeki bir muhasebe çalışmasını gerektirmektedir. Genç Türkiye Cumhuriyeti'nde devlet arşivlerinin dahi sağlıklı bir sistemle korunması hâlâ halledilmeyi bekleyen bir sorun olarak ortada dururken, daha genç durumdaki Türk şirketlerinin sektörel üretim yetenekleri manasında biriktirdikleri bilgilerin nasıl korunduğu ciddi bir merak konusudur. 2009 yılı itibarıyle 100 yaşına ulaşan Audi otomobil şirketi benzeri uzun soluklu ve gıpta edilen şirketlere sahip olmanın yolu, şüphesiz belli bir süre zarfında biriktirilen bilgi ve tecrübe sermayesini yarınlara taşıyacak ve üreticilik hedefiyle kolay erişilebilir kılacak olan muhafaza yöntemlerinin geliştirilmesinden geçmektedir. Bu biçim kayıt ve muhafaza yöntemleri vasıtasıyla depolanan bilgiler, şirketler ömürlerini tamamlasa bile küllerinden tekrar doğan zümrüdüanka kuşu gibi bir yeniden canlanma ve üretebilme kaynağı olacaktır.