Masrafları kısın, verimi artırın

Şirketler, milletler gibi yaşayan varlıklardır. Yarınlarını yatırımlarının akılcılığı, ileri görüşlülüğü ve esneklikleri belirler. Peki sizce şirketinizin en büyük yatırımı nedir? Çalışanlarıdır. Bu yaşayan organizasyonları ileri taşıyan da geriye götüren de insanlarıdır. Şirket yönetimi bu gerçeğin ne kadar farkında? Ya da maliyet tablolarında en büyük kalem olan maaşların dışında bu değerli yatırımı nasıl kullanacağı konusunda ne kadar bilinçli? Aslında, pek de bilinçli değil. Elindeki değerli kadronun farkında olsa da, bu çalışanları nasıl en verimli şekilde yönetebileceği konusunda net değil. İnsanlarını iyi yönetmeyi bilmemek parayı toprağın altına gömüp unutmaktan farksız değil. İnsan elindekini en iyi şekilde kullanmayı bilmezse kaybetmeye mahkumdur.

Oysa, hiçbir işveren kaybetmek istemez. Yatırımlarını en iyi şekilde değerlendirmek ister. Ar-Ge yatırımlarına uygulanan özenli yaklaşımın işgücü yönetimine de gösterilmesi gerektiğini savunan Lavie TimeTECH, şirketlerin karlılığının çalışanlarının iyi yönetilmesine bağlı olduğunu vurguluyor. İyi yönetmek için yöneticilerin sürekli çalışanları kontrol etmesi gerekmiyor. Bugünün teknolojisi işgücü planlamasını, kontrolünü ve verimliliği işgücü yönetim yazılımları sayesinde sistematik, hatasız ve eksiksiz bir şekilde uygulamaya geçiriyor. 27 yıllık deneyimiyle sektörün ileri gelen küresel firmalarından Lavie TimeTECH Türkiye Yöneticisi Yalçın Boncuk , bizlere işgücü yönetiminin gücünü bir sloganla anlatıyor: 'Operasyonel giderleri düşürürken, verimi arttırın!'

DY: Bütçelerin kısıldığı, her gider kaleminin enine boyuna düşünüldüğü bir dönemdeyiz. Böyle bir dönemde, bir işveren olarak neden Lavie TimeTECH sistemini satın almalıyım?

YB: Kesinlikle sınırlı kaynakları en iyi şekilde kullanmamız gereken bir dönemdeyiz. İşte özellikle bu dönemde Lavie TimeTECH sistemini hayata geçirerek çalışanlarınızı en etkin şekilde yönetmelisiniz. Lavie, şirketinizin üretkenliğini arttırırken operasyonel giderlerini düşürmeyi başaran bir sistem. Detaylı ölçümler yaparak etkin işgücü yönetimini uygulamaya koymakta. Ayrıca, Lavie TimeTECH çözümleri ile yatırımınızın geri dönüşünü çok kısa zamanda görebilirsiniz. En basitten en kompleks işgücü planlamasına kadar çalışanların yönetimini sistematik bir şekilde uygulama şansına sahip olabilirsiniz. Örneğin, detay gibi görünen ancak ciddi maliyetlere yol açabilen gereksiz fazla mesaileri önleyebilir, bir yandan da büyük resme hakim olarak, çalışanlarınızın işgücü yönetimini ve planlamasını kısa zamanda ve hatasız kurgulayabilirsiniz. Bu sayede, size diğer projelerinize ayıracağınız zaman kalacaktır. Aslında, Lavie TimeTECH size en değerli sermaye olan zamandan kazandıracaktır. İşgücü maliyetinizi eşzamanlı A lokasyonunda B departmanında C çalışanının aktivitesine ve faaliyetlerine göre eş zamanlı görebileceksiniz. İşgücü maliyetinizi üretkenlik oranı ile karşılaştırabileceksiniz.

Lavie TimeTECH, Türkiye'de ilk işgücü yönetim çözümleri sunan ve işgücünü matematiğe bağlayan program. Genel personel devam takip çözümlerinin yanında sektörel bazlı Lavie çözümleri organizasyonların hızını ve üretkenliğini arttırmakta. Özellikle dinamik yapısıyla ön plana çıkan otelcilik sektörü için tasarlanmış TimeKeeper, zaman ve devamlılığı, çalışanın zamanını ve işini programlamasını, devamsızlık yönetimini, sosyal hak tahakkuklarını, iş maliyetlendirmesini ve performans yönetimini aynı sistemden yönetir. Sonuç olarak, stratejik  düzeyde organizasyonunuzun gelişmesi için operasyonel düzeyde küresel olarak kullanılan Lavie TimeTECH yazılımları işlerinizi geliştirerek karlılığınızı arttırır.

DY:Bu sistem çalışanlara ne gibi faydalar sağlıyor?

YB: İlk olarak organizasyonun içinde şeffaflık yaratmış oluyor. Örneğin, çalışanlar kendi hesaplarından geçen ay ne kadar kazandıklarını, çalıştıkları saatleri, fazla mesaileri  ve çalıştıkları sürelere göre yatacak primleri ve yıllık izinlerini takip edebilirler.

Lavie TimeTECH, işgücünü ve çalışanların zamanını yazılım platformuna taşıdığı için, X çalışanının hangi projede ve nasıl bir süreçte görev alacağını, bu proje ve süreçteki ödeme kurgusunu, fazla mesai oranlarını, tatil bonuslarını, gece primlerini veya başka primleri, fazla mesaisini izne çevirme gibi ödeme kurgularını hatasız görebilir ve hesaplayabilir. Ayrıca, organizasyonun dışında çalışanlar aktivitelerini ve izin taleplerini elektronik imza kullanarak ofislerine dönmeden gerçekleştirebilirler. Böylece, iş akışında  hız kazanırlar. Mesela, insan kaynakları departmanlarında çalışanlar artık sorumlu oldukları izin takibi ve yönetimini otomatik bir sisteme ve internet ortamındaki haberleşmeye taşıyarak zaman kazanırlar. Bu kazanılan zaman sosyal sorumluluk projelerine veya diğer PR aktivitelerine ayrılabilir. Rutin işlerin azalması sayesinde, stratejik kararları daha baskısız bir ortamda alabilirler. Otellerde çalışan vardiya süpervizörleri artık eventlerde işgücü planlama ve maliyeti hesaplamada hiç zorluk çekmeden ve fazla zaman kaybetmeden görevlerini yerine getirebilir. Projeksiyonlarını doğru tahmin ve bütçelemeyle gerçekleştirip kısa sürede işlerini bitirebilirler. Böylece, işgücü planlamasında kaybettikleri zamanı işlerini geliştirmeye harcayabilirler. 27 yıllık işgücü yönetim çözümleri yazılımları deneyimiyle Lavie TimeTECH'in hedefi hem işverenin hem de çalışanın optimum düzeyde zaman yönetiminden faydalanmasıdır.

DY: Şirketime ve çalışanlara LTT'nin sağladığı yararları nasıl ölçebilirim?

YB: American Payroll Association  (Amerika Bordro Birliği) verilerine göre, işgücü verilerinin  otomasyona bağlanması bir işletme için yıllık bordrolarının % 1'i ila 3'ü arasında bir tasarruf sağlayabilmekte. Ortalama 250 çalışana sahip bir firma için, bu durum yılda 200.000 Amerikan doları üzerinde tasarruf anlamına geliyor. Ayrıca, Lavie TimeTECH yazılımları kullanan müşterilerimiz kendilerine %80 gelir sağlayan müşterilerinin sadece %20'sine odaklanmış durumdalar. Bu metodolojinin ismi Strategically Account Management (SAM) ve bu metodolojiye odaklanmak için ya Lavie TimeTECH faaliyet esaslı maliyetlendirme modülümüzü ya da herhangi bir job costing(iş gücü maliyetlendirme) modülünü kullanmaları gerekir. Çünkü bu modüle göre hangi müşterinize ne kadar zaman harcadığınızı hem hesaplayıp hem üretkenliğinizi ölçebiliyorsunuz. Bazen çok fazla zaman harcadığınız müşteriniz size en çok zarar veren müşteri olabiliyor.

Çalışanlarınıza baktığınızda işe devamlılığı,üretkenliği ve üretkenliğe bağlı ödeme parametrelerini belirleyerek, motivasyonu arttırıcı etkenleri belirleyebilirsiniz. İşgücü çözümleri sistemleri kullanmayan şirketler eşzamanlı işgücü maliyeti raporu hazırlamak için ay sonu raporlarını ve bu raporların diğer grup kurumlarla olan ilişkilerini incelemek zorundadır. Oysa, Lavie gibi yazılım ortamına taşınmış işgücü sistemlerinde işgücü maliyeti ve vardiya planlama verilerini eş zamanlı olarak aynı ekranda görebilirler. Böylece, zaman kaybından ve hesap hatalarından doğabilecek kayıpları önlemiş olurlar.

Ayrıca, burada bazı yanlış algılamaları düzeltmemiz gerek. "Zaman yönetimi için zaten 2 kişi çalıştırıyorum ve çok fazla bir giderim olmuyor" veya "Hangi kesinti? Bunlar bütçemde kayıtlı rakamlar değil" gibi söylemleri birçok işverenden duyuyoruz. Bazı maliyetler elle tutulan ve gözle görülen değerler olmayabilir. İşgücü yönetim çözümleri ve yazılımları bu görülmeyen maliyetleri görülebilir hale getirecektir. Unutulmaması gereken nokta gerçek işgücü maliyetini bilmeden stratejik kararlar vermenin zor, çoğu zaman da hatalı olacağıdır.

DY: LTT'nin yararlarını az ve öz 'operasyonel giderleri azaltırken, verimi arttırır' şeklinde özetliyorsunuz. Lavie Time Tech bunu nasıl gerçekleştiriyor?

YB: Lavie yazılımlarında önce çalışanların genel bilgileri sisteme girilir. Daha sonra, hangi lokasyonlarda, hangi departmanlarda (birden çok departmanda da olabilir), hangi bölgelerde çalıştıkları sisteme kaydedilir ve hangi ödeme kurallarına göre maaşlarının ödendiği sınıflandırılır. Bu ödeme kurallarına istinaden kıdeme ve bulundukları pozisyonlara göre bir maliyet oranı belirlenir; maliyet oranlarına ve aktivitelerine göre de üretkenlik oranı hesaplanır. Bu bilgilere ek olarak, fazla mesai oranları devamsızlık planlaması, primleri, sendikaya göre olan kuralları ve bordro entegrasyonu ile bir çalışanın insan kaynakları departmanındaki bilgileri tablo mantığı içerisinde sisteme girilir.  Sınırsız formül ve parametre seçeneği sunan Lavie sistemiyle en karmaşık işgücü planlaması ve maliyetlendirmelerinde bile hatasız bir rakamsal platform oluşturulur. Son olarak da, internet aracılığıyla organizasyonun veri tabanına bilgileri yönlendiren IBROWSE modülü, Timekeeper Analytics adındaki Business Intelligence modülü ile  güçlendirilip mükemmel bir kurumsal zeka avantajı ile bütçe hazırlanmasına olanak sağlar. Bu temellerin üzerine kurulu metodolojide en önemli kriter gerçek değerler ile gerçek tahmini bütçelerin oluşturulması ve yorumlanmasıdır. Böylece, zaman daha iyi yönetilir. Hayalet çalışanlar, zamandan çalanlar ya da yanlış vardiyaya göre arkadaşının yerine işe gelenler, iki kere mesaiye kalanlar vb...maliyetleri ortadan kaldıran sistem üretime konsantre olunmasını sağlar. Böylece ister istemez yıllık bütçelerde kesintiye gidilen rakamlar ortaya çıkar. Üretkenlik artarken operasyonel giderler azalmış oluyor.

DY: Lavie TimeTECH sistemini kullanan birkaç müşterinizden örnek verebilir misiniz? İşgücü yönetimi alanında Lavie TimeTECH  öncesi neredeydiler? Ne kadar sürede ne tür kazanımlar sağladılar?

YB: Aklıma ilk gelen müşterilerimizden Kanada'da hizmet veren Valley City Manufacturing firması var ve bize yolladıkları açıklama aynen şöyle :

 "TimeTECH'in yazılımının ihtiyaçlarımıza göre özelleştirilebilir bir yapısı var. Bu sayede  yaklaşık bir milyon dolar tasarruf sağladık. Lavie TimeTECH yazılımlarını bir süre kullandıktan sonra, artık böyle veya  buna benzer bir çözümü  kullanmayacak çok fazla kurum kalmaz."

Valley City Manufacturing

Size iletebileceğim bir diğer görüş de Kanada'da hizmet veren Tilton Industries Inc.'den:

"Lavie TimeTECH'i seçtik, çünkü onlar geniş oturum başlatma tabanımızın güvenlik faktörünü ayarlayabilecek ve değişken bordro gereksinimlerimizi karşılayabilecek nitelikteydiler. Daha önce 3 günümüzü alan bordro hazırlama süreci, şimdi sadece 10 dakikamızı alıyor! Şu anda etkin bir bordro sistemi oluşturarak çalışanların çalışma saatlerini doğru bir biçimde takip edebiliyoruz"

Tilton Industries Inc.

DY: Lavie TimeTECH 'in ücretlendirmesi nasıl? İhtiyaca veya müşteriye göre sistem kurmak ve buna göre ücretlendirmek mümkün mü?

YB: Lavie TimeTECH yazılımlarımızı fiyatlandırmadan önce, uyguladığımız metodoloji  şudur: Öncelikle çözümlerimizi uygulayacağımız  organizasyona  özel ihtiyaçlar ve analizler dökümanı oluşturup, şirketten gelen geribildirimlere göre implementasyon sürecimizin altyapısını hazırlıyoruz. Bu metodolojiyi kullanarak gereksiz modüllere ve zaman kaybına engel oluyoruz. Müşterilerimizin asıl ihtiyacı olan ve onların taleplerini cevaplayan modüllerimizi kuruyoruz ve gereksiz enerjiyi ortadan kaldırıyoruz. Biz bir yazılım firmasıyız fakat işimizin doğası gereği bazen müşterilerimize donanım ve teknoloji danışmanlığı da yapabiliyoruz. Yaklaşık 9 ülkede ve 4 kıtada hizmet verdiğimiz için çok çeşitli yazılımlar ve donanımlarla entegre çalışabiliyoruz. Fiyatlandırmamız çalışan ve kullanıcı sayısıyla bağlantılıdır; tabi ki değişik hizmetler (paketin dışında olan yazılım hizmetleri) ile ilgili ayrı bir fiyatlandırma politikasına da sahibiz.