Selden zarar gören işletmeler nasıl zayi belge alabilir?

Soner ALTAŞ / Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Müfettişi

Türk Ticaret Kanunu'na göre, gerçek ve tüzel kişi bütün tacirler, ticari defter tutmak ve gerek bu defterleri gerek bu defterlerin yasal dayanağı olan belgeleri on yıl süre ile saklamak zorundadırlar. Aynı zorunluluğa Vergi Usûl Kanunu'nda da yer verilmiştir. (VUK'a göre saklama süresi 5 yıldır) Ancak, ticarî defter ve belgelerin, önceden öngörülemeyen bir takım tabi afetler veya sosyal olaylar nedeniyle kaybedilmesi ya da kullanılamaz duruma düşmesi her zaman için mümkündür. Bunun en canlı ve yakın örneği, birkaç gün önce başta İstanbul olmak üzere birçok ilimizde cereyan eden sel felaketidir. İşte, Türk Ticaret Kanunu'nda, tam da bu gibi haller göz önünde bulundurularak, felaketlerden zarar gören tacirlere "zayi belgesi" alma imkanı sağlanmıştır. Vergi kanunlarında ise zayi belgesine ilişkin bir düzenlemeye yer verilmemiş, bununla birlikte mükelleflere defterlerinin kaybolduğunu ispat etme hakkı tanınmıştır. Örneğin, VUK'un m.30/f.2, b.3 hükmü gereğince tutulması mecburi olan defterlerin vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir sebeple ibraz edilmemesi resen takdir nedeni sayılmış, ancak 373'üncü maddede de "Bu kanunda yazılı mücbir sebeplerden her hangi birinin vukua geldiği malum ise veya tevsik ve ispat olunursa vergi cezası kesilmez" denilmiştir. Dolayısıyla, sel felaketinde ticari defter ve belgeleri zayi olan tacirlerin, defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılmamaları için, zayi belgesi almaları bir bakıma zorunluluk arz etmektedir. Peki zayi belgesi nereden, nasıl alınacak, müracaatta nelere dikkat edilecektir?

Her şeyden önce, zayi belgesi talebinin, defter ve belgelerin kaybolduğunun ya da kullanılamaz duruma geldiğinin, kısacası zayiinin, öğrenildiği tarihten itibaren on beş gün içinde yapılması gerekmektedir. (TTK, m.68/f.4) Bu 15 günlük süre, hak düşürücü ve kesindir, ayrıca, tatil günleri de bu süreye dahildir. Dikkat edileceği üzere; kanun, felaketin olduğu tarihi değil, defterlerin zayiinin öğrenildiği tarihi esas almaktadır. Dolayısıyla, bu hususun, selden sonra işyerinde yapılan hasar tespit çalışmaları ya da sigorta eksperlerince yapılan incelemeler sırasında öğrenilmesi mümkün olabilecek ve 15 günlük süre bu tarihten itibaren başlayacaktır. Ancak, felaketin olduğu tarih ile öğrenme tarihi arasında makul bir sürenin geçmesi önemlidir. Yoksa, tacirin, selin üzerinden iki hafta ya da bir ay geçtikten sonra bu durumu öğrendiğini ileri sürmesi inandırıcı bulunmayabilecektir.

İkincisi, kanun, zayi belgesi talep hakkını sadece "tacir"lere tanımıştır. Bu nedenle, selden zarar gören tacir dışı kimselerin, örneğin, esnaf ve sanatkârların, zayi belgesi almaları mümkün değildir.

 Zayi belgesi talebi, ticari işletmenin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesinden istenecektir. Yine, TTK'ya göre, zayi belgesi, sadece "tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve belgeler" için talep olunacaktır. Yani, zayi belgesi, sadece, "yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar defteri (yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defteri) ve işletme defteri ile saklanması zorunlu olan belgeler" için istenebilecek, bunlar dışında kalan defter ve belgeler için istenemeyecektir.

Ayrıca, zayi belgesi talep edilen ticari defter ve belgelerin kullanılmış veya kullanılmaya başlanılmış olması gerekmektedir. Çünkü, henüz kullanılmaya başlanılmamış olan boş defter ve belgeler için zayi belgesi verilmemektedir. Mahkemelerin, zayi belgesi taleplerini değerlendirirken dikkat ettiği diğer önemli noktalar ise, defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerinin yaptırılmış olması ile defterlere ilişkin ticaret sicili beyannamesinin verilmiş olmasıdır. Kaybolan defter ve belgelerin işletmeyle bağdaşmayacak bir yerde saklanmış olması ise, zayi belgesi talebinin genelde sahibi aleyhine sonuçlanmasına neden olmaktadır. Örneğin, işyeri selden etkilenmemiş olmakla birlikte, defter ve belgelerini evinde ya da arabasında muhafaza ettiğini ve evinin ya da arabasının selden zarar gördüğünü ileri süren tacirlerin bu beyanları büyük olasılıkla inandırıcı bulunmayacaktır.

Bu konuda daha detaylı bilgi edinmek isteyenler, Mali Çözüm Dergisi'nin 92'nci sayısındaki makalemize bakabilirler. Tekrar belirtelim ki, önümüzdeki bayram tatili, onbeş günlük süreye dahildir. Dolayısıyla, "nasılsa önümüzde bayram var, müracaat süresi uzatılır" diye düşünenler yanılacak ve haklarını kaybedecektir. Bu çerçevede, selden zarar gören tacirlerimize geçmiş olsun diyor ve zayi belgesi alabilmeleri için gerekli şu son günleri iyi değerlendirmelerini tavsiye ediyoruz.