Yan yana müzakere edin
Değişim Yelpazesi'nde bu hafta işyerinde müzakere inceleniyor
Sabah erkenden uyandınız yönetim kurulu toplantısı öncesi sunumunuzun üstünden geçiyorsunuz, son dakika eklemeleri yapıp hiçbir hatanın olmadığından emin olmak istiyorsunuz. Bu toplantı sizin için oldukça önemli. Lideri olduğunuz Ar-Ge takımının kesintiye uğramış bütçesini hangi kalemlerden keseceğinize uzun mesailerin sonunda karar verdiniz. İşten çıkarmaya gitmeden, inovasyon süreçlerini yavaşlatmadan, çalışma süreçlerinde gerekli değişiklikleri yaparak maliyeti belli ölçüde kısmayı başarmışsınız. Ancak, hala yönetimin talep ettiği kesintinin %5 üstündesiniz. Orta evrede, bu kararın şirketin büyümesine katkıda bulunacağına küçülme kararı alan rakiplere karşı avantaj sağlayacağınıza inanıyorsunuz. Şimdi sıra yönetim kurulunu ikna etmede.
Amacınız, ekibinizi daha verimli konumlarda görevlendirerek, kısıntılara rağmen inovasyonlara devam etmek. Bunun sonucunda, ekibiniz işlerini koruyacak ancak daha yoğun tempoda ve kimi zaman daha uzun saatler çalışmaları gerekecek. Yönetim ise, orta dönemde sağlayacağı rekabet avantajına güvenerek Ar-Ge çalışmalarına aynı hızla devam kararı alacak ve kısa dönemde doğabilecek nakit sıkıntısını geçiştirmenin çözümünü arayacak. Sizi yönetim kurulu üyeleriyle toplu halde müzakere etmeniz gereken zorlu bir toplantı bekliyor. Bütçe planlamanızı, yeni yapılanmayı ve kararlarınızın orta evrede şirkete getirilerini net ve akıcı bir şekilde aktarırken, yönetimle ortak bir dil kullanmalısınız. Sizin Ar-Ge departmanı olarak amacınız nedir? Bu amaç şirket yönetiminin beklentisini nasıl karşılıyor? Bu yeni düzenlemelerle ne gibi artı yararlar sağlayacaksınız? Toplantının akışını öyle bir değiştirin ki, Ar-Ge departmanı yönetim kuruluna karşı değil, hep beraber şirketin inovatif yapısını ve verimini arttırmak için çözümler üretsin. Yan yana, omuz omuza verilen kararlar, karşı karşıya verilen kararlardan çok daha kolay alındığı gibi, sonuçlar da başarı sağlayacaktır.
Bu gibi toplantılardaki başarınız planlama ve çalışmanızın bir ürünü olduğu gibi, başarılı iletişim kurmanıza da bağlıdır. Kıran kırana bir müzakere şeklinde de olsa, anlaşmayı hedefleyen bir görüşme şeklinde de olsa, toplantı sonucunda önemli kararlar çıkar. Bu kararların alınmasındaki etkiniz sizin nasıl bir müzakereci olduğunuzla ilgilidir. Müzakere ille uluslararası anlaşmalarda veya şirketler arası ortaklık şartlarının tartışıldığı görüşmelerde devreye girmez. Hayatın her evresinde, mesela aile bireylerimiz veya arkadaşlarımızla girdiğimiz gündelik iletişim sırasında olduğu gibi, hayatımızda farketmeden başvurduğumuz bir yöntem. Örneğin küçük kızınız arkadaşlarıyla daha rahat konuşmak için cep telefonu istediğinde, basit de olsa sizinle müzakereye başlıyor: cep telefonunun ona getireceği yararlardan ona kolayca ulaşmak ve geç kalınca merak etmemek gibi size getireceği yararlara kadar konuştuğunuz artılar müzakerenin detaylarını oluşturur. Sevsek de sevmesek de hergün ilişki içinde bulunduğumuz herkesle müzakere ederiz. Müzakere kelimesi, görüşme veya pazarlık anlamlarına gelen 'negotiation'ın kökeni, işi sürdürmek anlamına gelen, latince negotiatus'tan gelmektedir. Negotium ise, keyif için olmayan anlamlarına gelir. Batı dillerinin çoğunda negotiation iş ile içiçe kullanılır.
Ilımlı mı yoksa agresif mi olmalı?
Müzakere etmenin başlıca sebebi istediğimizi almaktır: bu alışverişte meyve sebze de olabilir, maaş pazarlığı da olabilir, anlaşma şartları da... müzakere alanları değiştiği gibi, müzakere stilleri de ılımlıdan serte fark gösterir. Müzakereciler kendi kişilikleriyle uyumlu olarak ılımlı veya agresif bir yaklaşımla anlaşmaya varmak için tartışırlar. Tabii sadece kişilerin karakterleri değil, müzakere edilen konu ve müzakere eden kişilerin arasındaki ilişki de müzakerenin havasını belirler. Arkadaş ortamında geçen bir müzakere yumuşak geçerken, rakipler arasında geçen bir müzakere oldukça sert geçebilir. Ilımlı müzakerede katılımcıların amacı anlaşmaya varmak, sert müzakerede ise, amaç kazanmaktır. Ilımlı müzakere eden kişi karşısındakiyle ilişkisini geliştirmek için ödün vermekten çekinmez. Agresif müzekere eden için ise, ilişkinin şartı olarak karşı tarafın ödün vermesini ister. Ilımlı müzakereci insanlara ve problemlere yumuşak yaklaşır, güven oluşturmak ister. Pozisyonunu kolayca değiştirebilir. Uzlaşmak için alternatifler teklif eder. Tek taraflı zararları anlaşmak uğruna kabul eder. Baskı altında kısa sürede çözülür. Oysa, sert müzakereci hem karşı tarafa hem de konulara agresif yaklaşır. Stratejisini güvenmemek üzere kurar. Pozisyonuyla o kadar bütünleşirki, herhangi bir esneklik göstermeyi aklından bile geçirmez. Tehdit eder, baskı yapar. Tek taraflı kazanımları anlaşmanın bir bedeli olarak karşı tarafa diretir.
Sizce ılımlı taraf mı, yoksa agresif taraf mı müzakerenin galibi olur? Bir çoğunuzun kafasından agresif taraf kazanır diye geçiyordur. İş dünyasının gerekleri güçlü olmak, sağlam durmak, hakkını alabilmek için dişlerini göstermek olarak düşünülebilir. Ancak, iki tarafın da agresif müzakere ettiğini düşünün. Hararetli ve gergin geçen görüşmelerin sonucunda, köprüler hemen yakılıp, bireyler veya şirketler arası ilişkiler çok zarar görebilir.
Prensipli Olmalı!
Aslında, çoğu zaman ne hakkınızı yedirecek kadar yumuşak ne de burnundan kıl aldırmayacak kadar sert olmak taraflara yarar sağlar. 'Getting to Yes:Negotiating agreement without giving in' kitabında Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton müzakerelerde başarının üçüncü bir yoldan geçtiğini vurgulamakta. Harvard Negotiation Project adı verilen prensipli müzakere metodu, süreç ve stillerden çok ortak kazanımların üstünde duran bir yöntem. Müzakere edenleri müzakerenin kurallarını değiştirmeye davet ediyor: Oyunu değiştirin. Anlaşmaya oturduğunuz koltukta problem çözücü şapkasını giyin. Amacınız, akılcı, etkin ve iki tarafın memnun kaldığı bir çözüme ulaşmak olsun. Prensibiniz, insanlara yumuşak, konulara gerektiğinde sert yaklaşmak olsun. Sizin karşınızdakiyle herhangi bir probleminiz olmadığı gibi, konuyu kişisel noktalara çekmek süreci yokuşa sürecektir. Problemleri çözeyim derken, yeni problemlerin oluşmasına sebep olursunuz. Güven oluşturmaya çabalamadan konulara odaklanın. İki tarafın da çıkarlarını inceleyin ve detaylandırın. İçlerinden herkesin karlı çıkacağı seçenekleri vurgulayın. Birçok seçenek geliştirdiğinizde ortak hedeflere uyacak alternatifler bulmak daha kolay olacaktır. Dikkat çektiğiniz kriterler objektif olsun, sadece kendi çıkarlarınızı ön plana koymayın. Mantıklı kararlar vermeye özen gösterin. Baskı değil, prensiplere göre kararınızı verin.
Müzakerede başarının gerekleri kişiden kişiye, disiplinden disipline değişmekte. Örneğin,
kamu politikaları alanında müzakere uzmanı, Susan Podziba, Fast Company'ye 2000 yılında verdiği bir röportajda müzakerede başarının sırlarının başında güven oluşturmanın olduğunu savunuyor. Harvard ve MIT'de müzakere dersleri veren Podziba'ya göre, müzakere sonucunda iki taraf da yarar sağlamalı ve memnun kaldığı bir noktada buluşmalı. Örneğin, alıcı ve satıcı arasındaki pazarlığı gözünüzün önüne getirin. Alıcı ucuza almak, satıcı ise pahalıya satmak ister, ancak orta yol bulunmadığı takdirde satış gerçekleşmez. Satıcı satmak istediği fiyattan inmese de taksit yapmak gibi ödeme kolaylıklarıyla alıcıya yardımcı olmak istediğini gösterebilir. Müzakerenin sonucunda, alan da satan da iyi bir iş yaptığını hissetmelidir, haksızlığa uğradığını hissederek sonlanan müzakereler taraflara yarardan çok zarar getirir. Müzakereye giderken ön çalışmanızı iyi yapın. Gerçekte ne istiyorsunuz? El sıkıştığınızda ne gibi bir anlaşma yapmak sizi mutlu eder? Gerçekçi bir hedef belirleyin ve pazarlığa bu hedefin üzerinden başlayın. Kafanızda en iyi alternatif ve bir optimum olsun. Optimum gerçekleşmezse, masadan en iyi alternatifle kalkın. Ona göre, ne kadar fiyat kıracağınızdan veya hangi koşullarda istediğinize ulaşacağınızdan emin olun.
Max Siegel'in Başarı Formülü
Max Siegel, NASCAR'ın en büyük motor sporları şirketlerinden Dale Earnhardt Inc.'in eski Başkanı. Eğlence ve spor endüstrisinde en yüksek seviyede yöneticilik yapmış bir siyahi Amerikalı. Hukuk eğitimini başarıyla tamamladıktan sonra, müzik ve spor endüstrisinde aranan bir avukat haline gelmiş, Sony BMG/Zomba Label müzik şirketinin üst düzey yöneticiliğini yapmış. Britney Spears, Justin Timberlake, Usher gibi müzisyenlerin prodüksiyonlarını yönetmiş bir iş adamı Max Siegel. Eğlence ve spor endüstrisindeki başarısı kadar, yeni çıkan kitabıyla da adından sıkça bahsettirmeye başladı. Kitapta, müzakerelerdeki başarısının karşısındakini neyin teşvik ettiğini bilmeye bağlıyor. Bazıları için finansal güvence, diğerleri için saygı, aileye bağlılık, daha iyi bir dünya için çalışmak. İnsanların farklı motivasyonlarını bildikten sonra, her iki tarafın tatmin olacağı ortaklıklar kurmak mümkün. Sizin projeniz karşınızdakine ne kazandıracak? Neden bu projenin içinde olmalı? Bu sorulara doğru cevabı verdikten sonra, fethedemeyeceğiniz kişi, kazanamayacağınız iş anlaşması yok. Üstelik her iki tarafında kazandığı şartlarla.
7 kez Grammy ödülü kazanan Kirk Franklin, 10 yıl boyunca Max Siegel ile çalışmış, kendi başarısını kitapta anlatılan başarı öyküsünün yürüyen örneği olarak tanımlıyor.
Max Siegel'in başarı formülü şöyle:
1.Karşınızdakini ne motive eder?
2.Nerede olduğunuzu değil, nerede olmak istediğinizi anlayın. Hedef koyun.
3.Herkesi farklı yönleriyle takdir edin.
4.Karşı tarafa, beraber yapacağınız için ne gibi fırsatlar getireceğini gösterin.
5.Dışarıdan biri olmanın avantajını kullanın. Şirket içinden bir çalışan bilinen ve denenmiş formüller üstünde düşünürken, siz farklı prespektifiniz sayesinde farklı çözümler getirebilirsiniz.
6.Yakın çevrenizi biraraya getirin.
İzin verin aileniz, arkadaşlarınız, meslektaşlarınız motivasyonlarınızı gerçekleştirmenize destek olsun.
7.Elçilerinizi bulun.
Sizin gibi düşünenlerle tanışın, fikirlerinizi yayın.
8.Kim olduğunuzu ve nereden geldiğinizi hatırlayın.
9.Fikirlerinizi değiştirin ve toplumun iyileşmesine yardımcı olun.
