Elektronik dönüşümde yeni bir uygulama olarak e-İrsaliye
2012 yılında e-Fatura ile ticari hayata giren elektronik dönüşüm uygulamaları, aralarına e-Arşiv Fatura, e-Defter gibi yenileri eklenerek ve mevcut uygulamaların kapsamı genişletilerek günümüze kadar büyüdü. 2017 yılında yayınlanan Vergi Usul Kanunu Tebliği ile e-İrsaliye elektronik dönüşüme son eklenen uygulamalardandır. 1 Ocak 2018 tarihinden bu yana gönüllü olan bu uygulamanın bugün yaklaşık 150 adet kullanıcısı bulunmaktadır.
Peki, sevk irsaliyesi olarak adlandırılan belge nedir? Kanuna baktığımızda sevk irsaliyesinin taşınan veya taşıttırılan mallar için düzenlenen bir belge olduğunu görüyoruz. Asıl amacı mal hareketlerinin takibi olan irsaliye, günlük ticari hayatta oldukça fazla kullanılan bir belgedir. E-İrsaliye ise sevk irsaliyesinin elektronik versiyonu olup aynı hukuki nitelikleri taşımaktadır.
Diğer taraftan, firmalarca irsaliye olarak adlandırılan sevk irsaliyesi muhtemelen adından dolayı taşıma irsaliyesi ile karıştırılmaktadır. Taşıma irsaliyeleri, ücret karşılığında eşya nakleden gerçek veya tüzel kişilerce düzenlenen bir belgedir, yani lojistik ve nakliye firmaları bu belgeyi düzenlemektedir.
Yayınlanmış tebliğe göre e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler yeterli hazırlıkları yapıp başvuruları tamamladığında e-İrsaliye düzenleyebilmektedirler. Güncellenen taslak tebliğde ise 1 Temmuz 2019 zorunlu tarih olarak görülmektedir. Bu tebliğlerde uygulamanın kapsamı bazı malların (demir, çelik, ÖTV’ye tabi ürünler gibi) sevkiyatında kullanılacak bir uygulama olarak belirtilmiştir. E-Fatura mükellefleri şuan için gönüllü olarak e-İrsaliye kullanıyor olsa da Resmi Gazete’de yayımlanacak olan tebliğde e-İrsaliye mükelleflerinin kapsamı genişletilebilir.
Uygulamadan yararlanma yöntemleri ise e-Fatura’yla aynı olup; kendi bilgi sistemlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemlerine entegrasyonu, www.efatura.gov.tr internet sitesi üzerinden kullanılabilecek olan GİB portalı ve Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleridir. Dikkat edilmesi gereken bir konu ise mevcut tebliğde belirtilen e-Fatura’da hangi yöntem kullanılıyorsa e-İrsaliyede de aynısının kullanılması gerektiğidir.
Kullanımı kolaylaştırabilecek ve uygulamayı sadeleştirecek muhtemel bir nokta ise taslak tebliğde e-İrsaliye kullanıcısı olmayanlara da e-İrsaliye düzenlenebileceğinin belirtilmesi ve bu amaçla taslak uygulama kılavuzuna göre Başkanlık tarafından sistemde tanımlanması planlanan sanal kullanıcılardır. Bugün gönüllü olarak kullanılan uygulamada, e-İrsaliye kullanıcıları kendi aralarında e-İrsaliye düzenlerken uygulama dışındaki mükelleflere kâğıt ortamda sevk irsaliyesi düzenlemeye devam etmektedirler. Ancak planlandığı gibi uygulama dışında kalan mükellefler için sanal kullanıcılar sistemde tanımlanırsa e-İrsaliye kullanıcıları yalnızca e-İrsaliye düzenleyebilecek ve muhtelif irsaliye, teknik aksaklık gibi özel durumlar dışında kâğıt ortamda Sevk İrsaliyesi kullanmayacaktır. Sanal kullanıcı tanımlaması ile birlikte e-İrsaliye kullanıcılarına yalnızca elektronik belge düzenle imkânı sunulması oldukça kolaylık sağlayacaktır.
Mal sevkiyatında düzenlenen bir belge olması sebebiyle müşterilere yapılan sevkiyatların yanı sıra firmanın şubeleri arasında yapılacak sevkiyatlarda da e-İrsaliye düzenlenecektir. Kısacası ticari mal sevkiyatı varsa mülkiyet değişmese bile irsaliyeye bağlanmalıdır. Bu sebeple e-İrsaliye uygulamasının günlük ticari hayatta önemli bir değişiklik yaratacağını söyleyebiliriz. KOBİ’lerin durumunda ise gerekli bilgilere ulaşmak ve yeterli sistemlerin kurulması maliyet açısından zorlayıcı olabilir ve yeterli iş gücü yoksa zaman kaybına yol açabilir. Ancak, tüm yenilikler gibi başlangıçta adapte olmak zor olsa da tam olarak uygulamaya geçildiğinde diğer elektronik dönüşüm uygulamalarında görüldüğü üzere verimliliğin artması, operasyonel kolaylık ve maliyet azalışı gibi önemli avantajlar sağlayacaktır. Gelir İdaresi açısından en önemli avantajı ve bu uygulamalarının amacı ise ticari hayatın takip edilmesi ve kayıt dışı işlemlerin önüne geçilmesidir.
Özellikle e-İrsaliye ve e-Faturalar arası yapılacak bağlantı ile ticari hayatın takibinde önemli adımlar atılması muhtemeldir. Bu asli amaçların yanı sıra elektronik dönüşüm uygulamalarının kâğıt kullanımının azalmasına yol açıp çevresel katkı sağlayabildiklerini de söyleyebiliriz.