Elektronik irsaliye, ne yapmalıyım? Ne zaman yapmalıyım?

2019 yılında vergi, muhasebe, bilgi teknolojileri ve tedarik zinciri ekiplerinin ortak konularından biri e-İrsaliye olacak. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından duyurulan taslak tebliğe göre belirlenen kriterlere haiz mükellefler 1 Temmuz 2019 tarihine kadar e-İrsaliye uygulamasına zorunlu geçiş yapacaklar.

Nereden çıktı bu e-İrsaliye?

Nereden çıktı şimdi bu e-İrsaliye projesi diyenlere açıklayalım. Bazı ülkeler (özellikle Batı ülkeleri), ticari hayatta ödemeleri takip eden bir vergi denetim modeli kurgularlar. Bazı ülkeler ise mal hareketlerini takip eden bir vergi denetim modeli üzerine giderler.

Eskiden ikisini birden yapmak teknik olarak zor ve pahalıydı. Ancak teknolojinin gelişmesi, ucuzlaması ve yayılmasıyla artık hem ödemeleri hem de mal hareketlerini takip eden vergi denetim sistemleri kurmak daha kolay hale geldi. Dolayısıyla çoğu ülkede vergi otoriteleri, teknoloji trendini takip ederek e-fatura, e-Defter, e-İrsaliye benzeri projeleri hayata geçiriyorlar. Mesela e-İrsaliye uygulamasına benzer uygulamalara Polonya, Macaristan ve Portekiz örneklerini verebiliriz.

Türkiye’de vergi otoritesi elektronik dönüşüm alanında özellikle 2012 yılındaki e-Fatura hamlesinden bu yana büyük hız ve başarı kazanmıştır. Çoğu gelişmiş ülkede gördüğümüz uygulamalardan çok daha iddialı ve kapsamlı uygulamalar, Türkiye’de hızlıca ve başarıyla hayata geçirildi. E-İrsaliye de bu kapsamda e-Fatura (alış/satış), Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz (tahsilat) ve e-Defter (muhasebe) zincirini tamamlayan halkalardan biri olarak karşımıza çıkmaktadır.

Projeme ne zaman başlamalıyım?

Mümkünse hemen, ancak hemen koşmaya başlamamak gerekir. Önce ısınmak lazım zira hala bir takım belirsizlikler söz konusu...

Her ne kadar e-irsaliye uygulaması şu anda gönüllü olarak kullanmak isteyenlere açık olsa da, zorunluluk kapsamında girecek firmaların takip edeceği tebliğ halen taslak halindedir. Kılavuzda bazı açık noktalar ve gri alanlar bulunmaktadır.

Belge tipleri, kabul, kısmi kabul, e-irsaliye kullanıcısı olmayanlara da e-irsaliye düzenlemek gibi pek çok konuda belirsizlikler vardır. Kısa süre içerisinde yayımlanacağını umduğumuz nihai tebliğ ve kılavuzlar ile bu belirsizlikler büyük ölçüde giderilecektir.

Dolayısıyla bu belirsizlikler belirli ölçüde giderilene kadar belki de en iyisi sistemlerde, yazılımlarda, sevkiyat süreçlerinde değişiklik yapmadan önce ısınma turları atarak hazırlık yapmak olacak. Aksi halde yap-boz yaparak, gereksiz efor sarf edilebilir, masraflar çıkabilir.

Ne yapmalıyım?

Nihai tebliğ ve kılavuzlar yayımlana kadar projeye ısınma turları ile başlayalım dedik. Peki, nasıl ısınalım? Bazı öneriler:

- 5N1K: Şirketinizde bugün ne, nerede, nasıl, ne zaman, neden ve kim irsaliye düzenliyor? Bunların bir fotoğrafını çekin. Mevcut irsaliye formatları neler? Koçanlar nerede? İrsaliyeler nerede basılıyor veya dolduruluyor? İrsaliyeler nasıl düzenleniyor? Printer, el terminali vb. süreçler nasıl işliyor? İrsaliyelerin sipariş, sevkiyat, faturalama akışı ne zaman gerçekleşiyor? Hangi işlemler için irsaliye düzenliyorsunuz? İrsaliyeleri kim düzenliyor? Siz mi düzenliyorsunuz yoksa hizmet sağlayıcı firmaların çalışanları mı dolduruyor? Bu soruları firmanıza özel çoğaltıp mevcut durum tespiti yapmanız iyi bir antrenman olacaktır.

- Projeye lojistik, depo, satın alma, satış, muhasebe, gümrük ve bilgi teknolojileri ekiplerinin katılması gerektiğini unutmayın. Şimdiden bir bilgilendirme toplantısı organize edip yukarıdaki soruların cevaplarını toparlamak iyi bir başlangıç olur.

- İşin uzmanlarıyla özellikli konuları konuşup firmanızdaki duruma bakın. Depo/mağaza arası sevkiyatlar için kendi kendinize düzenlediğiniz irsaliyeler, sistem dışında düzenlediğiniz manuel irsaliyeler (sabit kıymet, hurda satışı vb.), gümrükten depoya veya depodan gümrüğe sevkiyatların durumu, lojistik firmalarına düzenlettiğiniz irsaliyeler, sahada yapılan sıcak satışlarda canlı düzenlenen irsaliyeler, konsinye satışlar gibi birçok özellikli konu mevcut. Yazılım, sistem, resmi başvuru vesaire işlere girişmeden önce bu konularda bilgi sahibi olmak önemli.

- Kötü senaryoları unutmayın. Mal çalınır, kaybolur, eksik veya fazla sayılır. “Teslim aldım” derler, almamışlardır. “Teslim ettim” derler, etmemişlerdir. Firmanızdan veya karşı taraftan kaynaklı birçok mutabakatsızlık oluşur. Bu durumları yönetmek için, bugün ticari hayatta yerleşmiş fiili uygulamalar var. 4-5 kopya irsaliye var; atılan imzalar, kalemle yapılan düzeltmeler, depodaki çalışanın ve sürücünün takip ettiği işlemler, düzenlenen fişler-tutanaklar var. Yeni sistemde bu işlemlerin nasıl yönetileceğine kafa yormak lazım.

- Ama en önemlisi en çok iş yaptığınız tedarikçi ve müşterilerinizdeki bağlantılarınızla ön görüşmeler yapmak. Eğer en önemli müşterinizin e-irsaliye içeriğinde veya iletişiminde özel bir isteği varsa, bunu size projenin başında aktarmasını rica edin. Bu özel istekler için mümkünse bir sektör standardı oluşturmaya çalışın ve paydaşlara bu yönde telkinde bulunun. Benzer şekilde, tedarikçilerinizden özel istekleriniz olacaksa bunlar için ön görüşmeleri yapıp nabız yoklamaya başlayın.

- Yukarıda belirtilen tüm ısınma antrenmanlarının çıktısı olarak yazılım ve sistem danışmanlarına vermek üzere bir kavramsal tasarım dokümanı ve istek listesi oluşturabilirsiniz.

Son bir tavsiye; uygulamaya eleştirisel yaklaşıp, bu bize uymaz dememek lazım. 2012-2013 yılında e-fatura geçişinden önce de bu tartışmalar yaşanmıştı. Ama bugün baktığımızda, e-fatura uygulaması ticari hayatın bir parçası. Büyük ihtimalle aynı süreç e-irsaliye uygulamasında da bizleri bekliyor olacak.

Not: Ertelenir mi? Herkes doğal olarak “Zorunlu geçiş tarihi ertelenir mi?” diye soruyor. Diyelim ki bugün erteleme haberi geldi; huyumuzdur, son aylara bırakır ve sonlarda yine sıkışırız. Sonuçta ertelenir veya ertelenmez, bilemeyiz. Ama bildiğimiz şey büyük ölçekli organizasyonlarda bu projenin 6-9 ay arası sürebileceği. Buna göre planlama yapmakta fayda var.