İkinci el otomasyon

METİN TABALU
Yönetim Danışmanı

Bu yazının başlığını “Tekno­loji mi eksik, süreç mi olgun değil?” de yapsam aynı kapıya çı­kacaktı. Ancak ikinci el otomas­yon kavramını türeterek biraz daha tasarruf ve işlevsellik ru­hu katmayı düşündüm. Şirket­ler otomasyon yatırımları karşı­lığında ya çalışmayan sistemler ya da sürekli manuel müdahale isteyen yapılar elde ediyor. So­run çoğu zaman teknolojide de­ğil; otomasyonun üzerine kurul­duğu süreçlerde. Çözüm ise yeni yatırımlardan önce, mevcut oto­masyonu yeniden düşünmekte yatıyor: İkinci el otomasyon yak­laşımı.

Otomasyon son yıllarda iş dün­yasında adeta bir kurtarıcı gi­bi sunuluyor. Robotlar, yazılı iş bot’ları (RPA), yapay zekâ des­tekli karar sistemleri ve yeni diji­tal platformlar daha hızlı operas­yon, daha az hata ve daha düşük maliyet vaadiyle pazarlanıyor. Şirketler de bu vaade kayıtsız kalmıyor; her yıl milyar­larca dolarlık bütçeler otomas­yon projelerine ayrılıyor. Ancak otomasyon projelerinin önemli bir bölümü ya hiç devreye alına­mıyor ya da çalışır gibi görünüp sürekli manuel müdahale gerek­tiriyor. Pilot aşamasında kalan, sessizce kapatılan ya da kimse­nin sahiplenmediği otomasyon sistemleri kurumsal hayatın nor­mali hâline gelebiliyor ve çalışan­ların teknolojiye olan güvenini aşındırıyor.

Sorun teknolojide değil, zeminde

Küresel veriler otomasyonun sık tökezlediğini gösteriyor. Ya­pay zekâ ve otomasyon projeleri­nin büyük çoğunluğu (MIT araş­tırmalarına göre yüzde 90’lar oranında), hedeflenen iş etkisini yaratamıyor. Bazıları hiç devre­ye alınamıyor, bazıları ise çalışsa bile sürekli manuel düzeltme ge­rektiriyor. Bu tablo yalnızca diji­tal otomasyon için değil, fiziksel üretim hatları ve robotik yatırım­lar için de geçerli. Entegrasyon sorunları, veri kalitesindeki za­yıflıklar ve çalışan direnci çoğu zaman sorun olarak gösterilse de bunlar asıl problemin farklı çıktı­ları. Asıl mesele, otomas­yonun üzerine kurul­duğu süreçlerin ye­terince olgun olmaması.

Toyota Üretim Sistemi’nin li­derliğinde yalın dönüşümün yıl­lar önce net biçimde ortaya koy­duğu ilke bugün hâlâ geçerliliğini koruyor: Önce süreç, sonra stan­dart, en son otomasyon. Yalın dü­şünceye göre otomasyon bir he­def değil, süreç kalitesinin bir öğesidir. Akış netleşmeden, gir­diler düzenlenmeden ve israf or­tadan kaldırılmadan yapılan oto­masyon yatırımları çoğu zaman hayal kırıklığıyla sonuçlanır. Sü­reç bozuksa, otomasyon o bozuk­luğu daha hızlı tekrar etmekle neticelenir.

Dünya ölçeğinde başarılı ör­nekler bu yaklaşımı doğrulu­yor. Zara’nın operasyonel gücü çoğu zaman teknolojiyle açık­lanır; oysa asıl farkı yaratan sü­reç disiplinidir. Şirket otomas­yona geçmeden önce mağazadan merkeze yönelik bilgi akışını sa­deleştirmiştir. Hangi satış verisi­nin, hangi müşteri geri bildirimi­nin ve hangi stok göstergesinin karar üretmek için gerekli oldu­ğu netleştirilmiştir. Bilgi girişleri serbest anlatımdan çıkarılıp kar­şılaştırılabilir alanlara dönüştü­rülmüş, tasarım, üretim ve dağı­tım adımları tekrarlayan akışlar­la düzenlenmiştir. Otomasyon şu netliğe dayanır; belirsizliği gider­mek yerine tanımlı bir karar dön­güsünü hızlandırma.

Benzeri, Amazon lojistik mer­kezlerinde de görülür. Dışarıdan bakıldığında robotlar ön plan­dadır ancak Amazon’un gerçek gücü, bu sade ve ölçeklenebilir teknolojilerin üzerinde çalıştığı standart iş düzenidir. Ürün top­lama, paketleme ve stok tamam­lama adımları otomasyondan önce ayrıntılı biçimde tanımlan­mış; her adımın süresi, kabul edi­lebilir sapma aralığı ve akışı dur­durma koşulları belirlenmiştir. Hangi hatanın istisna sayıla­cağı, hangisinin sürecin par­çası olduğu baştan bellidir, çünkü süreç net olmazsa, otomas­yon hız değil dü­zensizlik üretir.

Hizmet sek­töründe Hollanda mer­kezli banka ING’nin dönüşümü de otomasyonun süreçle birlikte ele alınması gerektiğini gösteri­yor. Banka, otomasyonu çözüm olarak konumlandırmadan ön­ce iş akışlarını parçalara ayırmış, gereksiz onay adımlarını ve karar üretmeyen raporlamaları siste­matik biçimde ayıklamıştır. “İs­tisna” olarak kabul edilen işlerin aslında günlük iş yükünün büyük bölümünü oluşturduğu görülmüş ve bu işler standart hâle getiril­miştir. Veri girişleri sadeleştiril­miş, kurallar açık biçimde tanım­lanmış ve bu temizlikten sonra otomasyon anlam kazanmıştır.

Nedir bu ikinci el otomasyon?

İkinci el otomasyon, daha önce kurulmuş ancak kısmen çalışan, atıl kalmış ya da güven kaybetmiş otomasyon sistemlerini çöpe at­mak yerine yeniden ele alma yak­laşımıdır. Bu yaklaşım süreçle­rin yeniden çizilmesini, gereksiz otomasyonların kapatılmasını, kalanların sadeleştirilmesini ve otomasyonun iş birimleri tara­fından sahiplenilmesini kapsar.

Bir üretim hattında robot pa­letleme sisteminin sürekli hata vermesi, operatörlerin hattı ma­nuel moda almasına ve zaman­la robot sistemine olan güvenin kaybolmasına yol açıyorsa sorun çoğu zaman robotta değil, onu besleyen süreçtedir. Klasik ref­leks yeni robot yatırımıdır. Oy­sa süreç akışı analiz edildiğinde sorun çoğu zaman sensör besle­me zamanlaması, ürün akışında­ki düzensizlik ya da robotun bu değişkenliğe göre ayarlanmamış çalışma davranışıdır. Bu unsur­lar düzeltildiğinde duruşlar aza­lır, hat çıktıları artar.

Ülkemizdeki uygulamalar için bir not

Türkiye’de otomasyon yatırım­larının önemli bir kısmı “hızlı ka­zanım” beklentisiyle başlatılıyor. Süreçler netleşmeden, veri kali­tesi sağlanmadan ve sahiplik ta­nımlanmadan yapılan otomas­yon girişimleri kısa sürede tıka­nıyor. Bu da otomasyonun pahalı, karmaşık ve güvenilmez olduğu algısını besliyor. Oysa sorun oto­masyonu taşıyacak zeminin ha­zırlanmayışında.

Otomasyon çoğu zaman yanlış yerde, yanlış beklentiyle kullanıl­mıştır. İkinci el otomasyon bu ne­denle sadece teknik değil, ekono­mik bir zorun­luluktur. Daha sürdürülebilir, daha sahiplenilebilir ve da­ha gerçekçi bir yaklaşım­dır. Önce akışlar düzelirse, ihtiyaç olursa otomasyon za­ten kendini hatırlatır.