İş dünyasında Ahtapot Sendromu: Teşhis ve tedavisi
Dopdolu takvim, birikmiş okunacak-yanıtlanacak e-postalar, arka arkaya fiziki-çevrimiçi toplantılar-davetler, eş dost akraba ricaları, rutin işler, aile işleri ve kendine zaman ayıramama. Her görev talep istek ‘acil’. Altından kalkmak için de ahtapot gibi olmak lazım. Bu durumda da her kol bir işe uzanıyor ama merkez harap bitap, yorgun savaşçı ve akıp giden yıllar. İş dünyasında bu dağınık yoğunluk halinin adı, bir nevi ‘Ahtapot Sendromu’ yani çok koşturup az yol alma ve verimsizlik paradoksu. Peki bu sendromun pençesinden nasıl kurtulabiliriz? Stratejik netlik, yalın süreçler ve teknolojiyle desteklenmiş pratik çözümler ilaç olabilir mi? Belki bu öneriler sizi sekiz kollu kaostan kurtarıp süper kahraman değil, akıllı bir lider yapabilir.
Ahtapot Sendromu nedir?
‘Ahtapot Sendromu’, resmi bir tıbbi terim olmasa da, iş dünyasında aynı anda her şeye yetişme ve çok fazla sorumluluğu yönetmeye çalışmanın yarattığı kaosu tarif eden güçlü bir mecaz. Pek çok çalışma, çoklu görevin verimliliği ciddi oranda düşürdüğünü gösteriyor. Daha da kötüsü, bu “meşgul görünmek = değer üretmek” yanılgısı, bireysel tükenmişliği kurum kültürüne dönüştürebiliyor.
Bir projeye ya da hedefe sıkı sarılıp diğer fırsatları kaçırmamak “ahtapot misali, bırakamamak”. Yazımda iş dünyasındaki metaforik anlamına odaklandım. (Tıptaki Takotsubo Kardiyomiyopatisi - Kırık Kalp Sendromu ile karıştırılmamalı)
Bu durumu çoğumuz yaşıyoruz. Bu iş yoğunluğu genel iş yapış kültürümüzle de alakalı. Yani bu talepleri yapan kişiler de biraz iş ve görev dağılımını “Eisenhower Acil–Önemli matrisi (Acil/Önemli, Acil/Önemsiz, Acil Değil/ Önemli, Acil Değil/Önemsiz)”ne göre yapsalar siz de ayrıştırmak durumunda kalmayabilirsiniz. Yükleriniz de bu kadar ağır olmayacak. Öte yandan hallederiz düşüncesiyle her işe talip olduğunuzda ya da delege etmeyip görevleri paylaşmadığınızda da üzerinize aşırı yükleri almış oluyorsunuz.
Kaosun işaretleri
Zihinsel yorgunluk: Sürekli ‘yetiştirememe’ hissi ve karar yorgunluğu.
Odak kaybı: Stratejik hedeflerden sapma, “acil”ler yüzünden “önemli”lerin ertelenmesi.
Ekip dinamiklerinde bozulma: Delegasyon eksikliği, güven bunalımı.
Verim düşüşü: Sürekli bağlam değiştirme nedeniyle düşük teslim oranı.
Bu duruma nasıl geliyoruz?
Stratejik netlik eksikliği: Pusulasız gemi gibi hedefler belirsizse, her talep öncelikli oluyor.
Kahramanlık sevdası: Süreç oluşturmak yerine bir şekilde “hallederiz” yaklaşımı.
Ölçümsüz yönetim: Hissiyata dayalı, veriye dayanmayan kararlar kaosu körükleyebiliyor
Dijital curcuna: Anlık bildirimler, e-postalar, whatsapp gruplar mesajlar, dikkati pinpon topuna çevirebiliyor.
Semptomlar
Bir perakende yöneticisi; mağaza operasyonları, müşteri ilişkileri ve pazarlama kampanyaları arasında, bir lojistik yöneticisi; kargolar, müşteriler ve maliyet tabloları arasında, bir startup; kod yazıp, ürün geliştirme, finans ve müşteri görüşmeleriyle boğuşup bir yandan yatırımcı sunumuna hazırlanma koşuşturması.
Özellikle çok şapkası olanlar; sınırlı kaynaklar, kişi bağımlı süreçler, toplantı enflasyonu, çapraz bağımlılıklar ve bekleyen kararlar ile bu sendromu iliklerinde hissetmekteler.
Kaosu yenmenin 3 katmanlı yolu
Bir tür alışkanlıklar toplamının çözümü “kültür, süreç ve teknolojiyi eşzamanlı dönüştürmek” ten geçiyor. Burada çok detaya giremiyorum ama üç katmanlı yol haritasını kısaca aktarıyorum.
1 Toparlanma (ritim ve odak): Haftalık planlama, “önemli–acil” ayrımı, riskli görevler ve delege listesi, mesajlar, strateji ve yaratıcılık zamanlaması
2 Delege etme (sonuç ve sorumluluk): Bilgilendirme, göreve atama, kriterler belirleme, takip etme
3 Güçlendirme (hedef ve yetki): Hedeflendirme, gözden geçirme, yetki matrisi, birleştirme
Üst yönetimin de sahiplenmesini sağlayın ve ısrarla sürdürün. Entegre çalışan yapay zeka destekli teknolojik araçlar kullanın. Böylece kaosu yönetebilir ve yenebilir, profesyonel eğitim ve danışmanlık alarak bu sendromu fırsata dönüştürebilirsiniz.
Son Söz: Ahtapotun gücü, kollarının sayısında değil, merkezi güçlendiren sistemindedir.
