Müzakere süreçlerinde hazırlığın önemi

Serbest Kürsü
Serbest Kürsü

 Yücel UYGUN -DBA Consulting Eğitim ve Danışmanlık

 “Bir işin planlama kısmı için çok zaman ayırdığımızda, o işin üstesinden gelmek için ayıracağımız zaman kısalır.”

Gün geçmiyor ki, kendimizi bir müzakere ortamı içinde bulmayalım. İş toplantılarında ve görüşmelerinde, evde, sosyal yaşamda veya okulda… Yaşamımızı sürekli insanlarla müzakere ederek geçiriyoruz desek abartmış olmayız sanıyorum. Tabii ki etkili müzakere tekniklerinin uygulanması gereken en önemli platformların başında iş yaşamı geliyor. Sözleşme düzenlerken, satış görüşmesi yaparken, yeni bir fikir/proje hakkında konuşurken vb.

İş yaşamı veya özel yaşam olsun, herhangi bir konuda karşı tarafı ikna etmek istiyorsak çok iyi hazırlık yapmamız şart. Müzakereye dayalı konu hakkında yeterince hazırlık yapmazsak, müzakere sürecinde savunmasız kalırız ve bu görüşmeden çok fazla taviz vererek mağlup bir şekilde ayrılmış oluruz. Müzakere süreçlerinde veya herhangi bir iş planlıyorken, yeterince hazırlık yaptığımızda ise, ilgili projenin/görüşmenin gerçekleşmesi aşamasında daha az zaman ihtiyaç duyarız ve başarılı olma ihtimalimiz önemli bir ölçüde yükselir. Etkili hazırlık süreci, müzakere sürecinin en önemli unsurlarından biridir.

Müzakere süreçlerinin hazırlık aşamasında aşağıdaki maddeleri uyguluyor olmamız, bize görüşmeler anında önemli derecede güç kazandıracaktır ve görüşmeden başarılı bir şekilde ayrılma ihtimalimizi kuvvetlendirecektir.

- Gerçekçi hedefler

Müzakeredeki hedefimiz nedir, bunu neden istiyoruz, hedefimizin gerçekleşmesi bizim için neden önemli?” vb. soruları kendimize sormamız gerekiyor. Aldığımız yanıtlar, müzakere konusunu veya sürecini değiştirebilme gücüne sahiptir. Hedeflerin gerçekçi olması ve belirli bir aralıkta barem içermesi diğer önemli bir konu. Herhangi bir projede hedefim, projeye konu olan maddelerin en az yüzde 80’ini kabul ettirmekse önce tüm maddelerin onaylanması için girişimde bulunmam gerekir. Müzakerede sık yapılan hatalardan biri, taraflardan birinin baskıcı şekilde tüm maddelerini onaylatmaya çalışıyor olmasıdır. Müzakere her iki tarafın da optimum seviyede kazançlı çıkacağı şekilde sonuçlandırılmalıdır.

- Birey veya firma analizi

Müzakereye konu olan firma veya şahıs hakkında araştırma yapmak da yine hazırlık aşamasının en önemli unsurları arasında yer alıyor. Firmanın tarihi, kurumsal yapısı ve/veya görüşmeye katılacak kişilerin mizacı ve karakter yapısı hakkında bilgi sahibi olmak, müzakerecinin ortak nokta bulması hususunda veya davranışlarını karşı tarafa uyarlama konusunda önemli fayda sağlar. Her geçen gün dijitalleşen dünyada bu bilgilere ulaşmak zor değildir.

- Kazan kazan ilkesi

Kazan-Kazandır olarak da bilinen bu müzakere tarzını benimsemek ve -tüm fırsatların bir tarafta toplandığı- konumsal müzakereden kaçınmak gerekir. Müzakere sürecinden her iki tarafın da memnun ayrılması hedeflerimizden biri olmalıdır. Yaşamda nasıl sadece kendini düşünen insan mutlu olamıyorsa, müzakere sürecinde de empati yapmak ve karşı tarafın haklarını da göz önünde bulundurmak, profesyonellik ve içsel huzurumuz açısından önemli bir yaklaşım olacaktır.

- Olası engellere karşı hazırlık

Müzakere sürecinde hangi engellerle karşılaşabilirim, bu engelleri nasıl bertaraf edebilirim?” vb. sorular karşısında hazırlıklı olmak gerekiyor. Bu konu hakkında olası itirazlara verilecek yanıtların çeşitliliği ve sunulan argümanların gerçekçi ve ikna edici olması, karşı tarafın direncini önemli bir ölçüde düşürecektir. Özellikle bu aşama için, sıkı bir çalışma yürütmek, uygulama aşamasında profesyonel bir satranç oyuncusu gibi davranmamızı sağlayacaktır.

- Alternatif planlar

Müzakereye dayalı proje ile ilgili gerek bu proje içinde gerek dışında alternatif planların olması da gücümüze güç katacaktır. İstediğimiz oranda maddenin kabul edilmesi konusunda zora girmemiz aşamasında verilecek taviz karşılığında, farklı bir planın/maddelerin devreye sokulması (veya karşı taraftan taviz istemek), ya da projeyi sunabileceğimiz farklı firmaların/şahısların olması bizi yine müzakere anında güçlü gösterecektir.

- Pozitif sonucu hayal etmek

Hayatımızda en önemli unsurların başında gelen ‘başaracağına inanmak’ düşüncesi de gücümüze güç katacaktır. Başarılı müzakereciler veya ikna/satış uzmanları zihinlerinde sürekli ‘başarılı olacağım’ düşünceleriyle dolaşırlar. Bu sebepten müzakereye dayalı proje ile ilgili ‘pozitif sonucun gerçekleşmesini hayal etmek’ beden dilimize ve ses tonumuza önemli ölçüde yansıyacak ve bu da -bazı aşamalarda her ne kadar bizim lehimize bir yaklaşım olsa da- karşı taraf üzerinde olumlu bir etki bırakacaktır. İnsanların genellikle duygusal karar verdiğini, özellikle karşı taraf üzerinde duygu ve tutum oluşturmak istiyorsak ne söylediğimizden ziyade nasıl söylediğimizin önemli olduğunu da unutmamak gerekir.

Yukarıdaki maddelere ek olarak, kaliteli iletişimden kopmamak, dürüstlük ilkesi, -bazı zorlu müzakerecileri ayrı tutmak koşuluyla- gülümseyen, pozitif bir ifadeye sahip olmak, başarılı müzakerecilerin en önemli kalkanlarıdır. İletişimle ilgili tüm süreçlerde olduğu gibi, zorlu müzakereciler karşısında kendimize hâkim olmamız, duygularımızı yönetmemiz ve dürtülerimizi kontrol etmemiz bizi yine profesyonel gösterecektir. Son söz, “İyi hazırlık ve etkili iletişim başarılı müzakerelerin en önemli unsurlarıdır.”

Yazara Ait Diğer Yazılar Tüm Yazılar
Hayat çizgisi 31 Temmuz 2021