Negatif Bilgi Yönetimi

Hakan OKAY
Hakan OKAY Helikopter Bakışı hakanokay@hakanokay.com

“Bilgi Yönetimi” ilk defa 1986 yılında Dr. Karl Wiig tarafından işletme literatürüne kazandırılan bir kavram olup, örgütsel performansı arttırmak için bilgiyi eyleme dönüştürmeye yönelik bilinçli bir strateji olarak tanımlanmıştır (1).

Bilgi yönetimi, işletmelerdeki tüm bilgilerin, değer üretmeye ve rekabet avantajı sağlamaya yönelik olarak, etkili biçimde kullanılması ve yönetilmesi ile ilgili faaliyetlerin tamamıdır (2).

Etkin ve verimli bir bilgi yönetimi, amaca yönelik olarak kullanılabilecek bilgilerin toplanması, depolanması ve kullanıma sunulması ile sağlanabilmektedir.

Kısaca, bilgi yönetimi, var olan bilgiler üzerine kurulmuş olan örgütsel etkinliklerin gelişmesi için bilgi, haber ve deneyimin (bilgiyi elde etme, ulaşma, depolama, yararlanma ve kullanıma sunma) yönetilmesidir (3).

Çağımızda “Bilgi” son derece önem kazanmış ve bilgi teknolojileri yeni toplumsal yapıyı biçimlendirmede itici rol üstlenmiştir (4).

İşletmelerin ise, müşteri memnuniyetini sağlama, ortalamanın üzerinde gelir elde etme ve sürdürülebilir rekabet avantajı için, tedarik zincirinden başlayan, tüketicin kullanımına kadar devam eden, “Değer Zinciri” sürecinin verimli çalışabilmesinin temeli olan, hızlı ve doğru bilgi yönetimine gereksinimleri vardır. Yani, tam ve zamanında iletilen bilgiler, tüm sistemin verimli çalışmasını sağlar.

Peki, işletmelerin tüm departmanları arasında bilgi yönetimi tam zamanında ve doğru olarak sağlanmakta mıdır?

Kuşkusuz bunu tam olarak gerçekleştirebilen işletmeler vardır. Ancak, bireysel veya kurumsal müşterilerin şikâyetlerinin sıklığı ve miktarı göz önüne alındığında, sadece küçük veya orta büyüklükteki işletmeler değil, büyüklüklerinden dolayı “Hantallaşan” işletmelerde de bilgi akışının tam olarak sağlanamadığı ve sonuçta bilgi yönetimi eksikliğinin problemlere yol açtığı bilinmektedir.

Bilginin tam ve zamanında iletilmemesini “Negatif Bilgi Yönetimi” olarak tanımlamaktayım.

Negatif bilgi yönetimi;

• Tedarik zincirinde, hammadde ve yarı mamulün zamanında veya talep edilen miktarda gelmemesine, tedarikçilerle yapılacak satın alma görüşmelerinin verimsiz geçmesine,
• Üretim hattında zaman kaybına, verimsizliğe, fire ve iş kazalarının artmasına,
• Depo ve lojistik birimlerinde sevkiyatların talep edilen zamanda veya doğru yere yapılmamasına,
• Satış ekiplerinin müşterilerine sundukları ürünlerin stoklarda yeteri kadar bulunmadığı için satış kayıplarına veya satılacak olanın üzerinde stok bulundurularak maliyetlerin yükselmesine,
• Muhasebe açısından usulsüzlüğe veya beyannamelerin yanlış düzenlenmesine,
• Müşterilerde ise memnuniyetsizliğine ve güven kaybına neden olmaktadır.

Bu örnekleri çoğaltabiliriz, ancak şu sorunun cevabını bulmak gerekmektedir: “Negatif bilgi yönetimi neden kaynaklanmaktadır?” Yani, çalışanlar diğer çalışanlara ve birimlere bilgileri neden eksik ve zamanında vermemektedirler?

İlk nedeni çalışanlardaki bilgi eksikliği olarak ifade edebiliriz. Diğer nedenleri ise, gerçekleştirdikleri sürecin diğer birimlerin süreçleri üzerindeki etkisini bilmemek, yaptıkları hataları (İşten atılma veya zor durumda kalmak endişesi ile) gizlemek, yeteri kadar sorumluluk sahibi olmamak, süreçlerin yeteri kadar kontrol edilmemesi, iş süreçleri ve görev tanımlarının net olmaması, performans kriterlerinin tam olarak belirlenmemiş olması, ödül ve prim sistemlerinin eksik olması, motivasyon eksikliği ve çağımızda yaşadığımız problemlerin çalışanların bireysel performanslarını olumsuz yönde etkilemesi olarak sayabiliriz.

Bugünkü yazımı Cengiz Han’ın (1162-1227) bir sözü ile tamamlamak isterim: “Sakın bir çiviyi küçümseme. Bir çivi bir nalı, nal bir atı, at bir komutanı, komutan bir orduyu, ordu koca bir ülkeyi kurtarır.”

Kaynakça
(1) Plunkett, P. T. (2001), Managing Knowledge&Work: An Overview of Knowledge Management, Knowledge Managemen! Working Group ofthe Fed.eral Chieflnformation Officers Council, August.
(2) Zaim, H.(2005). Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi. İstanbul, İşaret Yayınları.
(3) Martin, B. (2000). Knowledge Management Within The Context of Management: An Evolving Relationship. Singapore Management Review. 22(2).
(4) Barutçugil, İ. (2002). Bilgi Yönetimi, İstanbul, Kariyer Yayıncılık.

Yazara Ait Diğer Yazılar Tüm Yazılar
D-Medya 04 Ekim 2021
M-ticaret 27 Eylül 2021
Kariyer Maratonu 16 Ağustos 2021