Rapor illüstrasyonlarının tamamlanması

Raporun düzyazı hali elimizdeydi. Çok zorlu bir süreçten geçmiştik. Ancak ne yazık ki içerik ve tasarımı eş zamanlı olarak tamamlayamamıştık. Raporumuzu en akılda kalıcı şekilde görselleştirmeden de yaptıklarımızı tam olarak ifade edemeyeceğimizi bu yüzden de biraz sabırlı olmamız gerektiğini biliyorduk… Aradığımız, sadece etkili bir görsellik değil, bizi ve yapmaya çalıştıklarımızı simgeleştirebilecek bir dildi. Konsept çalışmasından sonra bile titizlikle süren detay avcılığı ve içimize sinmeyen şeyleri açıkça Selinle paylaşabiliyor olmamız, aradığımız rapor dilini bulmamıza yardımcı oldu.

Aradan 3 haftalık bir süre geçti. Tasarımcımız elinden geleni yapmış ve tüm hazırlıkları bitirmişti. Kurumsal sürdürülebilirlik modelinin illüstrasyonu ise en çok vakit alan bölüm olmuştu. Selin’in doğada Fibonacci diziliminden izler taşıyan unsurları raporumuza taşımasıyla çeşitli şematik ve görsel anlatımlarımız da çözümlenmiş oldu. Sonuç olarak hem renklerin ve diğer illüstrasyonların bütünlüğü, hem de Fibonacci ve Nautilus’un birleştiği modelin tasarımı ile uyumu çok içimize sindi.

Raporumuzun maketi elimize ulaştığında tüm uğraşılara ve de sabrımıza değdiğini gördük. Selin raporu bütün detaylarıyla okumuş ve anlatılanlarla kurmuş olduğu bağı görsel olarak en iyi şekilde yansıtmayı başarmıştı. Bu sürecin başarılı olmasında, pazarlama departmanı direktörümüz Barlas ile yürüttükleri takım çalışmasının çok etkili olduğunu düşünüyorum. Ayrıca Selin’le model konusunda yaptığımız ve şirketin misyon ve vizyonunu samimiyetle uzun uzun anlattığım toplantıların da çok faydalı olduğuna inanıyorum.

Raporun baskıdan önce kontrolü ve basımı

Tüm bölümler içinde belki de en keyifli olanı buydu diyebilirim. Çünkü artık önümüzde hakikaten elle tutulabilir bir kitapçık vardı. Hata olmasını istemiyorduk. Burada çok büyük bir şansımızın olduğunu ve hatanın ucundan döndüğümüzü söyleyebilirim. Artık bazı kritik ve önemli toplantılarda raporumuzu kullanmak istiyorduk. Bu yüzden pazarlama departmanımızdan dijital olarak 7-8 tane kopyanın hazırlanmasını rica ettik. Gelen kopyaları incelediğimizde bir sayfanın eksik olduğunu fark ettik. Bu tüm kopyalar basıldığı zaman da karşımıza çıkacak mıydı bilmiyorum. Ama eğer öyle bir şey olsaydı sürdürülebilirlik raporunu yazdığımızda hatalı kopya bastırarak ciddi bir israfta da bulunduk diye herhalde kendimi aff edemezdim. Neyse ki zamanında müdahale ile böyle bir durumu engelledik. Pazarlama departmanı baskı için 1 haftalık bir süre öngörmüştü, fakat bu süre 2 haftayı biraz geçti.

Raporun iletişiminin yapılması

Sürdürülebilirlik iletişimini kurgulamaya başladığımızda mümkün olduğu kadar geniş bir kitleye ulaşabilmek için kapsamlı bir plan yaptık. Bu planı bütün yıla yayarak hedefl erimizi daha gerçekçi hale getirmeye çalıştık. Bizim için önemli olan başta çalışanlarımız olmak üzere tüm paydaşlarımızı sürekli ama bıktırmadan, anlamlı mesajlarla sürdürülebilirlik konusunda beslemek ve ilham vererek harekete geçirmekti.

İletişimin organizasyonun kendisinden başlaması gerektiği inancıyla raporlarımızın baskıdan çıkacağı hafta sonu İstanbul Ofi simizde bir dizi hazırlık yaptık. Bu hazırlıklar bilgilendirme panoları, posterler ve mail ile bilgilendirme şeklinde yapıldı. çalışma arkadaşlarımızın en fazla kullandığı alanları, sık geçilen koridorları ve ofi s duvarlarını rapordan şemalar, mesajlar ve görsellerle donattık. Fotokopi makinesinin üstünde kalan boş duvarı ve kahve fincanlarımızın durduğu alanı bile kullandık. Şirketin içinde ciddi bir iletişim kampanyası başlamıştı.

Çalışanların masalarında sabah ilk görecekleri şeyin Mazars Denge Sürdürülebilirlik raporu olması için herkesin masasına birer rapor bıraktık. Denetim veya planlı müşteri ziyaretleri nedeniyle ofis dışında çalışan arkadaşlarımızı bilgilendirebilmek için mail ile PDF kopyasını onlarla da paylaştık. Bu üç unsur bizim ofis içi iletişimimizin ilk adımını oluşturdu.

Raporumuzun yayınlanmasından sonra sosyal medyada iletişimine başladık; düzenli olarak, bir kısmı raporumuzdan bazı öğeler içeren, bir kısmıysa tamamen yeni tasarımlar olan paylaşımlarda bulunduk. Sosyal medyada önem verdiğimiz iki konu, erişim kolaylığı ve mecra çeşitliliğiydi. Erişim kolaylığı için her sosyal medya postunu, okurları raporumuza yönlendirecek şekilde tasarladık. Bu sayede raporumuzun daha fazla kişiyle ulaşmasını hedefledik. Postlarda marka vaadini değil, sürdürülebilirlik yaklaşımını ön plana çıkardık. Mecra çeşitliliğini sağlayabilmek adına tüm postları Linkedin, Facebook, Twitter, GooglePlus ve Instagram’da yayınladık. Postlarımızla bağlantılı olarak bir de Issuu iletişimine başladık.