Yetkisiz yetkililer
Çok yerli filim izlediğimi söyleyemem ama seyrettiğim bir kaç tanesini keyifle hatırlıyorum. Bunların arasındaki bir komedi filminde kameraya çekildiklerini bilmeyen bir hırsızlık çetesinin üyeleri çiftliğine gittikleri bir mafya babası hakkında ileri geri konuşuyorlardı. Yaka paça babanın huzuruna çıkarılan üyelere baba "Siz benim arkamdan hıyar mı diyorsunuz?" diyerek onlara videoya çekilen filmlerini gösteriyor ve "Şimdi merak ediyorsunuz dayak nedir neden atılır" diyordu. Ben de bu hafta Yetki nedir? Nasıl verilir? Konularına eğilmek istedim.
Durup dururken bu nereden çıktı diye soruyorsanız kısaca anlatayım. ABD'de oturan kızımız her yıl bu sıralar torunlarla ziyarete gelir. Şu sıralar hasret gideriyoruz. Fakirhanede zaman zaman bazı tadilat falan gerekir. Benim hanıma göre evde tuvalet fırçasından koltuk takımına kadar yapılacak her türlü alım ve sair tadilat onun kararına ve kızımızın onayına tabidir. Sizin anlayacağınız bizim hanede bu kararlar ana tarafından kız onayı ile yapılır. Bendeniz de her yıl hacı yolu gözler gibi kızımızı beklerim ki evdeki kırılan tuvalet fırçasını yenileyelim. Ailenin sosyal ilişkileri de hanım tarafından tek taraflı düzenlenir. Evde yemeği ben yaptığım için ne yeneceğine ben karar veririm ama hanım şekerime dokunduğu, şişmanlatıcı olduğu, kolesterolü yüksek olduğu, tuzu çok olduğundan tansiyonu arttırdığı gibi gerekçelerle ya fırçalar ya da veto eder. Sizin anlayacağınız benim orada da fazla bir karar özgürlüğüm yok. Daha önce de yazmıştım giyim-kuşam alışverişi konusundaki özgür iradem kırk-dokuz sene önce başladığım evlilik hayatımın ilk yıllarında elimden alınmıştı.
Eh iyi kötü bunca sene, çoğu amir makamında olmak üzere, işletmecilik yapmışım önemli karar makamlarında oturmuşum. Yetki nedir bilirim. Bana bu yapılır mı? Hanıma "Yetki isterim" diyerek kafa tuttum. O da uğraştığı bilmecesinden kafasını kaldırmadan "Hıı" diye bir ses çıkardı. Ondan sonraki gayretlerim ise herhangi bir tepki almadığından boynumu büküp uzaklaştım. Ayıp yahu insan "Hangi konuda?" diye bir sorar bari. Güya aile reisiyim. Böyle yetkisiz yetkili pozisyonunu ben ne yapacağım diye konuda bir yazı yazayım dedim. Belki hanım okur da bir işime yarar. Yazıda sadece yetki konusuna değineceğim. Yetki ve sorumluluk dengelerine daha ilerde eğiliriz.
Benim yıllar önce bu konuda yazdığım bir makalede kullandığım bir deyişimi şimdiye kadar benden okumadınızsa sağda solda bir yerde duymuş veya okumuşsunuzdur: "Yetki devri hamileliğe benzer. Birazı olmaz". Bu sivri lafı bundan kırk sene önce yayınlanan ‘Yukarıdakiler Aşağıdakiler' başlıklı kitabımda ilk ben söyledim. Aksini ileri sürenler münafıktır. Bu lafı niye ettim?
Yöneticilik ne demek daha önce defalarca yazdım. Benim işletmecilik konusunda okur, yazar, konuşur, dinler kariyerimdeki en önemli tanım başarım bu tanımdır. Onun için siz okumaktan bıksanız ben yazmaktan bıkmayacağım. Yönetici işletmesinin hedeflediği pazarlara sunmak istediği ürün ve hizmetlerin üretilmesi ve pazarlanması için gereken insan gücü, para, fiziki tesis ve altyapı, stratejik işbirlikleri ve ilişkiler, enformasyon ve know-how kaynakları kararlarını tanımlanmış bir strateji çerçevesinde veren kişidir.
Tanım böyle olunca yetkinin tanımlaması da kolay. Yetkili kişi kaynakların planlanması, tedarik ve tahsisi ve amaçlara hizmetleri açısından denetimi açılarından eğer varsa seçenekler arasından beğendiğini seçebilen kişidir. Şimdi neden yetki hamilelik gibidir birazı olmaz dediğimi biraz daha açıklayayım.
Okurlarım hatırlayacaklardır. Yönetimin tarifini her verişimde kaynakların birbirlerinden bağımsız tanımlanabilmelerine rağmen onlara ilişkin kararların bir birlerinden bağımsız verilemeyeceğini de not olarak düşerim. Bir insan kaynakları örneğine bakalım.
Hangi pozisyona, nasıl bir eleman, neden gerekiyor biri karar verecek. Sonra bu eleman işse alınacak ve kendisine gereksinim duyulan pozisyona atanacak. Bunu da birinin yapması gerekiyor. Sonra bu elemanın işletmenin amaçlarına ne kadar hizmet ettiği değerlendirilmeli. Bunu da birinin yapması lazım. Buraya kadar iyi. Diyelim ki ‘insan kaynakları' yetkilisi dediğimiz kişi veya bu konuda yetkili kılınan bir başkası bu kararları verme konusunda ‘yetkili'. Yani, Türkçesi işine karışan yok. Ama bu işe alınan elemanın hem kendi getirdiği enformasyon ve know-how var hem de işini yapması için gereken enformasyon ve know-how'ın ona sağlanması gerekir. Sonra bu elemanın işini yapması için gereksinim duyduğu, kullanacağı fiziki tesis ve alt yapının da düşünülmesi gerekir. Elemanın işi gereği bir masrafı olmasa dahi en azından bir ücreti vardır. Yani parayı da düşünmek gerekir. Yine bu elemanın işiyle direkt olarak ilgili olmasa bile özellikle işletme dışındaki ilişkileri, işbirlikleri konularına da bir bakmak lazım. Yani en basitinden bir işe alma olayında geriye kalan dört kaynağı da düşünmek gerekiyor.
Şimdi yetkisiz yetkili ne demektir her halde anlamışsınızdır. Size derler ki "Yetkilisin. İstediğini işe al". Siz de birini işe alırsınız. Görüşürsünüz ve dersiniz ki " Efendim işiniz şu. Ücretiniz bu. İşinizi yapmanız için gereken bütçeniz de aha işte". Biri kalkar "Efendim bu ücreti ödeyemeyiz. Bu bütçe meselesini de sonra konuşuruz. Bana biraz fazla geldi" der. Gitti para konusundaki yetki. Elemana dersiniz ki "Efendim burada oturun. Size şu, bu makinayı tahsis edeceğiz". Biri kalkar "Efendim o oda olmaz orada yengeniz oturacak sonra o makinayı ben affınıza sığınarak kuzenime söz vermiştim" der gitti fiziki tesis ve alt yapı yetkiniz. Elemana dersiniz ki "Efendim bu işi yapabilmek için falan, filan makamlarla, şu bu örgütle ve gereksinim duyacağınız diğerleriyle ilişki tesis ederek, falan, filan". Biri kalkar "Efendim o makamla ilişkilerimizi muhasebeden Süleyman bey yürütür. Sonra filan örgütün müdürü patronun amcaoğludur. Başkalarını karıştırmayalım." Gitti mi ilişkiler konusundaki yetkiniz. Dersiniz ki "Efendim size şu şu kayıtları verelim ki ne oluyor anlayasınız". Biri kalkar "Efendim" der "O kayıtlar konusunda patron dedi ki..." gitti yetkinizin bir parçası.
Hani Nasreddin hocanın meşhur leylek hikayesi vardır ya! Leyleğin kanadını, bacaklarını, gagasını budadıktan sonra "İşte şimdi kuşa benzedin" demiş. İşte öyle olursunuz. Bir kaynak konusunda güya yetki verirler, diğer tüm kaynaklar konusunda vermezler. Siz de yetkisiz yetkili olursunuz. Bir de sorumluluğunuz varsa bu durum tadından yenmez. Ben yazılarımda bu durum için "Yetkisiz yetkili olmak sadece gururunuzu incitir. Yetkisiz sorumlu olmak ise her tarafınızı" derim. Ama bu o kadar kötü olmayabilir. İşin bir başka tarafı da var. Hata yaparsanız bahaneniz de olur. Eğer bahane arayacak yapıdaysanız!
Eğer "Kardeşim öyle şey olur mu? Yani yetkili dedikse dediğim dedik, öttürdüğüm düdük olmaz. Sizin dediğiniz gibi mutlak yetki hiç bir yerde olmaz" diyorsanız yanılıyorsunuz. Benim hanım da yanılıyor. Ben hanıma "Yetki istiyorum" dediğimde o benim yetkiyi nasıl tanımladığımı bildiği için bilmecesinden kafasını kaldırmadı. Kendinize elemanlarınıza bir bakın. Kaçınız yetkisiz yetkili?
Sağlıcakla kalın