Yöneticinin işleri -1: Enformasyon ve know-how

Osman Ata ATAÇ
Osman Ata ATAÇ İŞLETMECİLİK SOHBETLERİ oaatac@gmail.com

İnanın dostlar frenlerime basmaktan yorgun düştüm. Güncel özellikle siyasi güncel yazı yazmayacağım kararımın arakasına duracağım diye ağır tahriklere rağmen frenlere basmaktan elim ayağım titrer oldu. Gün geçmiyor ki işletmeleri ve tabii onların yöneticilerini ilgilendirecek bir gelişme olmasın, bir yeni fikir veya iddia ortaya atılmasın. Uçuk kaçık fikir ve yorumlarla ortaya çıkanlar tepkileri minimize etmek için bir yöntem buldular. Fikirlerini veya yalakalığına soyundukları kişiler fikirlerini söylemeden önce “ne diyorsun?” kardeşim diye sormak isteyenlerin lafını bloke etmek için daha fikir deklere edilmeden önce “şimdi sizlere sunacağım bu fikirlere hepinizin tanıdığı malum çevreden kanlı katil, cani vampir, ırz düşmanı, at hırsızı, kökü dışarda, içimizdeki hainler karşı çıkacaklardır” diyorlar.

Eh sanıyorum kimse malum çevreden listelenen biriyle karıştırılmak istemez. Bu nedenle kimse bu safsatalara “Yuh artık” diye reaksiyon göstermiyor.

Bu yazımda işletme yönetimi nedir ne değildir o konuya değineceğim. Bermutat bu incelemeyi de her zaman kullandığım paradigmayı kullanarak yapacağım. Her ne kadar saçmalamayacaksam da tedbir olarak diyorum ki: “Şimdi sizlere sunacağım bu fikirlerime hepinizin tanıdığı malum çevreden içimizdeki vatan hainleri karşı çıkacaklardır” siz onlara bakmayın.

Bu sütunda defalarca işletme yönetimi ne demektir konusuna değindim. Okurlarım işletilen-işletme (business) ve işleten-Yönetici (management) ayrımına ne kadar dikkat ettiğimi hatırlayacaklardır. İşletilen ile işleten ve işletme işinin birbirlerine karıştırılmasını şoför-araba ve araba sürmenin birbirlerine karıştırılmasına benzeterek bunun özellikle kavramsal seviyede ve uygulamada ne tür olumsuz sonuçlar doğuracağını da senelerdir yazıyorum. Yazılarımda işletme yönetimini (business management) yöneticiyi şoföre, işletmeyi arabaya ve yönetimi de araba sürmeye benzeterek irdelediğimi anımsayacaksınız.

Bu bağlamda işletme yönetimini beli bir iş tanımından çıkarılan işletmenin stratejisi (kime-pazar ne pazarlanacak-ürün/servis kararı) çerçevesinde pazarlama ve üretim işlevlerinin amaçlarına ulaşmaları için gerekecek enformasyon/know-how, insan gücü, mali kaynaklar, ilişkiler ve stratejik iş-birlikleri, fiziki tesisler ve alt-yapı kaynaklarının planlama, tedarik-tahsis ve kontrolü olarak tanımlamıştım. Yani yönetici: (1) İşletmesinin iş tanımını yapan; (2) Bu iş tanımından strateji çıkaran; (3) stratejinin uygulanması (pazarlama ve üretimin hedeflenen amaçlarına ulaşmaları) için gereken kaynak planlama, tedarik-tahsis ve kontrolünü yapan kişidir.

İş tanımı ve strateji konusunu bir gazete sütununa uygun detayda işlemiştim. Hatırlamıyorsanız bu yazılar Dünya Gazetesi arşivlerinde var¹ bir ziyaret etmenizi öneririm. Bu hafta sizlerle yöneticilerin enformasyon/know-how, insan gücü, mali kaynaklar, ilişkiler ve stratejik iş-birlikleri, fiziki tesisler ve alt-yapı kaynaklarının planlama, tedarik-tahsis ve kontrolünü ne demek sorusunun cevabını enformasyon ve know-how kaynaklarından başlayarak incelemeye çalışacağım.

Enformasyon ve know-how kaynaklarının planlama, tedarik-tahsis ve kontrolü önem kazanıyor. Bunun nedenleri, nasıl yapılması gerektiği konusundaki çalışmalar, öneriler yazında giderek daha çok yer kaplıyor. Bu kaynağın açık bir tanımı yok. Literatür daha çok pazar-pazarlama bilgilerini bu kategoriye sokuyor. Halbuki bu kaynak çok daha geniş anlamlıdır. Bir düşünürseniz hemen her şey bir bilgi parçasıdır. Bir karar, bir inter-ofis tamimi, bir kontrat bunların hepsi bilgidir. Aşağıdaki 13 başlık altındakilerin hepsi bilgi kaynakları, bilginin derlenmesi için yapılanlar ve bilginin kullanım alanlarının örnekleridir. Bunları bilmek, hangilerinden hangi bilgilerin işletmenin amacına ulaşması için önemli olduğuna karar vermek, bilgiyi derlemek, depolamak, kullanmak ayrı ayrı işlerdir. Bir düşünün işletmenizde bu etkinlikler yürütülüyor mu? Nasıl yürütülüyor? Kim yürütüyor? Etkin ve etkili mi?

Kesin bir tasnif olanaklı olmamakla beraber aşağıdaki on-üç başlık altındaki bilgi işletmelerde enformasyon ve Know-how denildiğinde neyin kastedildiği konusunda bir bilgi verecektir. Yönetim bu başlıklar altındaki konularda ne kadar bilginin, hangi detayda ve kalitede gerektiğini saptama, işletme içinden ve dışından toplanması, depolanması, kullanıma hazır hale getirilmesi için gerekecek prosedürlerin geliştirilmesi; donanım ve yazılım gibi kaynakların tanımlanması, bu donanım ve yazılım gibi kaynakların tesis ve kullanımlarının sağlanması; kullanım zaman ve yerleriyle maliyetlerinin ölçülmesine yönelik (miktar, kalite, maliyet, zaman) gibi etkinliklerden sorumludur. 

ENFORMASYON VE KNOW-HOW YÖNETİMİ

Miktar, Kalite, Maliyet, Zaman

Enformasyon ve Know-How Konuları

Kısa Tanımı

1.   İşletme Yönetimi Gereksinimlerinin Saptanması ve Analizi

Pazarlama ve üretim işlevlerinin amaçlarına ulaşabilmesi için gereken enformasyon ve know-how.

2. Genel Muhasebe Sistemleri

Yönetim ve raporlama ve yasal gereklilikleri karşılamak için işletmenin sahip olduklarını, borcunu ve alacağı konularındaki enformasyon.

3.  Maliyet Muhasebe Sistemleri

Harcamaların veya maliyetlerin üretilen farklı son ürünlere veya hizmetlere tahsisi için gereken enformasyon

4.   Tüketici Tutum Araştırmaları

Özellikle pazarlama işlevinin iletişim işinin etkinlik ve etkililiğini değerlendirmek için alıcıların işletmenin sunularını şirketin amaçladığı biçimde algılayıp algılamadığına karar vermek için tüketici ve çevre tepkileri hakkındaki enformasyon.

5. Standart Maliyetlerin Hesaplanması ve Kullanılması

Bir ürünün maliyetinin belirli miktardaki işi yapmak için gerekli zamanı standart maliyetlerle çarpmak suretiyle hesaplamak ve değerlendirmek için gereken enformasyon.

6. Ürün Geliştirme Çalışmaları

Pazar potansiyeli olduğuna inanılan yeni bir ürün veya hizmetin proto-tip üretimi için gerekli çalışmaları yapma, kavramsal ve somut üretim/ pazarlama modelleri oluşturma, işletme içi deneyler tasarlama, saha denemeleri yapma, sonuçları derleme ve değerlendirme ile ilgili enformasyon.

7. Pazar Potansiyelinin      Saptanması

Belirlenmiş bir pazar/pazar bölümündeki potansiyel alıcıların şirketin sunumlarıyla ulaşmayı hedeflediği pazarlama amaçlarına ulaşabilmesi için ihtiyacın (need), isteğe (want) ve isteğin talebe (demand) çevrilebilirliği doğacak alıcı kitlesinin optimal büyüklükte olup olmadığının bilinmesi için gereken enformasyon.

8. Hesap Denetimleri

İşletmenin bir bütün olarak veya fonksiyonlarının veya bölümlerinin veya etkinliklerinin etkililiklerini iyileştirici önlemler alınması, kurallara uyumun sağlanması, israfın önlenmesi için gerekli enformasyon.

9. Kaynak Gereksinimlerinin Saptanması

İşletmenin üretim ve pazarlama işlevlerini yönetebilmesi, insan gücü, fiziki tesis ve altyapı, enformasyon ve know-how, stratejik işbirlikleri ve ilişkiler kaynaklarının tedariki ve işletme sermayesini garanti altına almak için ne kadar kaynağa gereksiniminin olacağının hesaplanması için gerekli enformasyon.

 10. Satış Tahminleri Yapmak

 

Hedeflenen pazar ve pazar bölümlerinde ihtiyacı, isteğe, isteği,  talebe çevrilen alıcıların alım güçleri, alım sıklık ve miktarları düşünülerek, belirli bir süre içerisinde, yapılan ürün ve hizmet sunumlarına ilişkin satış hacmi tahminleri yapılması için gerekli enformasyon.

11. Şirket İçi Yayınların Hazırlanması

Bir kaynak olarak enformasyonun üretilmesi ve/veya derlenmesinden sonra yorumlanmış hallerinin, enformasyona gereksinim duyan şirket mensuplarına iç ve dış hissedarlara iletilmesi için çeşitli yayınlar, bültenler vs. hazırlanması için gerekli enformasyon

12. Yapılabilirlik Etütlerinin Hazırlanması

İşletmenin kaynak tahsisini gerektiren, büyük küçük her türlü, özellikle yeni, girişimlerinin beklenen sonuçlarla karşılaştırıldığında yapılıp yapılmaması gerektiğini bilmek, hangi varsayımlar altında yapılmasının mantıklı olacağını kararlaştırmak için gerekli enformasyon.

13. Temel Araştırma Yapmak

Pazarlama hedefleri direkt olarak gözetilmeden sırf yeni ürün ve hizmet fikirleri üretmek için pazar araştırmaları, bilimsel çalışmalar ve şirketin kendi ar-ge faaliyetleriyle veya aynı iş kolunda başka yerlerde yapılan bu tip araştırmaların izlenmesi sonucu edinilen enformasyon.

Gördüğünüz gibi kaynakların planlanması, tedarik ve tahsisi, denetlenmesi söylemesi kolay yapılması o kadar kolay değil. Zaten kolay olaydı herkes ‘başarılı’ olurdu biz yazı yazacak konu siz de okuyacak yazı bulamazdık.

Sağlıcakla kalın.

Dipnot:

¹ 2011 yılı yazıları

Yazara Ait Diğer Yazılar Tüm Yazılar
Nereden biliyorsun? 02 Aralık 2020
Düşünmeyi öğrenmek? 25 Kasım 2020
Neden benden lider olmaz 18 Kasım 2020
Kafaya takınca 11 Kasım 2020
Eğilimler 14 Ekim 2020