Sigortacılar da KEP'e geçiyor

BORSA/FİNANS SERVİSİ

Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda e-tebligat almak için zorunlu hale getirilen Kayıtlı E-Posta (KEP) hizmetine sigorta sektörü de hızla geçiyor.

Sigorta sektörünün yakından takip ettiği ve fizibilite çalışmaları yaptığı KEP uygulamaları ilk aşamada maliyet ve zaman tasarrufu sağlarken iş süreçlerinde verimliliği artıracak.  Sigorta şirketleri, müşterileri ve acenteleri ile olan iletişimini KEP ile yaparak, kesintisiz ve güvenli iletişim sağlayacak.

Türkiye Noterler Birliği Vakfı kuruluşu TNB KEP’in Pazarlama Direktörü Pelin Yelkencioğlu, vatandaşın hayatını kolaylaştıracak KEP kullanımının sigorta sektöründe de  başladığını belirterek; “Aegon, Allianz, Aviva, Axa ve Ergo ile yaptığımız anlaşmalar, bu sektörün e-iş uygulamalarına uyum kabiliyetini de gözler önüne serdi” dedi. 

“İtalya’da 5 milyon KEP abonesi yıllık 400 milyon KEP gönderimi yaptığını ve bu rakamların Türkiye’nin de potansiyelini ortaya koyduğunu belirten Yelkenciolu, “2014 sonunda Türkiye’de 4 milyon KEP kullanıcısı olması öngörülüyor. 1 milyonu kurum, 3 milyonu bireysel kullanıcı olması öngörülen sistemde kurumların KEP kullanması 1’e 3 oranında bireysel kullanıcı sayısının artmasını teşvik edecektir. Aynı zamanda bireysel kullanıcıya yönelik ağustos ayı sonuna kadar KEP Bizden ile kayıtlı e-posta ücretsiz olacak ve aylık sabit ücret ve hesap aktivasyon ücreti de alınmayacak” dedi.

KEP’in normal bir e-postadan çok farklı olduğunu söyleyen Yelkencioğlu, “Standart elektronik postadan farklı olarak KEP gönderimlerinde, gönderen ve alan tarafların kimlikleri doğrulanıyor. KEP iletilerinin içerik bütünlüğü sağlanıyor. Zaman damgası ile ileti, gönderim zamanını belirtecek şekilde dijital olarak mühürlenir. KEP iletisinin ne zaman, kim tarafından, kime yollandığı, ne zaman alıcı posta kutusuna teslim edildiği, ne zaman okunduğu gibi bilgiler, gerektiğinde hukuki bir delil olacak şekilde kayıt edilir ve saklanıyor. KEP ile gönderilecek belge ve içerikler, ilgili KEP hizmet sağlayıcı kuruluş tarafından 20 yıl süre ile muhafaza ediliyor” diye konuştu.

Poliçe satışları daha rahat kontrol edilecek

“Biz ilk etapta KEP adresimizi, elektronik tebligatları almak ve yanıtlarını göndermek için kullanıyor olacağız. Bireysel ve kurumsal kullanıcılar artıkça KEP’i daha aktif olarak kullanıyor ve bu yolla mevcut sistemi de iyileştiriyor olacağız” diyen Aviva Sigorta, Operasyon Hizmetleri Müdürü, Mahmut Emre Bayram, KEP’in sektörel gelişim açısından da büyük katkılar sağlayacağına inanıyor.

Bayram şunları söyledi: “Sözleşme fesihlerini, imzalanacak dokümanları KEP yoluyla göndermeyi hedefliyoruz. Acentelerimiz gibi Türkiye’nin her yerinde bireysel ve kurumsal müşterimiz var. Müşterimize imzalı olarak gönderilmesi gereken tüm dokümanları örneğin poliçe onay ve iptallerini KEP aracılığı ile gönderebiliriz. Bu tarz gönderimlerin neredeyse hepsi matbu olarak kargo yoluyla gönderiliyor; kargolar kaybolabiliyor, yerine ulaşmayabiliyor. Bu tarz gönderimler şirketimiz için aynı zamanda önemli bir maliyet kalemi. Hem gönderimlerin yapılması hem de bu manuel operasyonlar için ayrılan kaynaklar , para ve zaman kaybı anlamına geliyor.”

Aviva Sigorta olarak; operasyonel anlamda iş süreçlerine hız katacak KEP kullanımının, yaygınlaşmasını istediklerine vurgu yapan Bayram, “KEP kullanımı, yakın zamanda şirket içi iletişim ve İnsan Kaynağı uygulamalarında da bize fayda sağlayacak. Bunun için ayrı bir çalışma yapıyor olacağız. Sistemin içine girdikçe KEP’in kullanım alanları tahmin edebileceğimizden de fazla olduğunu gördük” dedi.

Bayram “Özellikle Avrupa’da yaygın olan online poliçe satışları artık Türkiye’de de yapılıyor. İngiltere’de basit poliçelerin %80’i online olarak satılıyor. Bunun için alt yapımız hazır. Kişi elektronik imzası ile giriş yapıp, almak istediği poliçeyi, bilgilendirme formlarını elektronik imzası ile onaylayabiliyor. Bizde benzeri bir platformu Türkiye’de KEP ve elektronik imza desteği ile müşterlerimizin kullanımına sunacağız.  Müşterilerimiz, yakın bir gelecekte bilgilendirme formlarını elektronik imza onaylayarak bize KEP aracılığı ile ulaştırabilecekler.  Basit poliçelerin yanı sıra kapsamlı poliçeler de yakın zamanda bu yolla online olarak satılabilir hale gelecek” dedi.

Ciddi anlamda maliyet avantajı sunuyor

KEP'i öncelikle yasal zorunluluktan kaynaklanan kamu kurumları ile yapılacak gönderilerde kullanmayı planladıklarını belirten Aegon İdari İşler ve Satınalma Müdürü Hamit Çiper, “Şirket olarak müşterilerimizle devamlı ve akıcı iletişimi sağlamak için çalışmalar yürütüyoruz. Müşterilerimizin bizden alacakları hizmet kalitesini yükseltmek ve standartlaştırmak, bilgi akışını devamlı olarak sağlamak bizim için önemli. İlerleyen dönemlerde KEP ‘in yaygınlaşması ve günlük hayatımızda daha fazla yer almasına paralel, Türkiye genelinde çalıştığımız acentelerimiz ile iletişimde, müşterilerimiz ile yapacağımız tüm iletişimlerde KEP’I kullanmayı planlıyoruz” dedi.

Çiper sözlerini şöyle sürdürdü: "KEP her ne kadar ilk bakışta yasal zorunluluk olarak görülse de uygulama alanı genişledikçe, karşılıklı gönderi yapan ve alana çeşitli avantajlar yaratacak bir uygulama. Öncelikle kamu tarafında ciddi bir hız ve maliyet avantajı yaratacak. Diğer yandan KEP, özellikle baskı-kağıt maliyetlerimizin düşmesine, arşivleme ve depolama (fiziki gönderilerin saklanmasına yönelik) maliyetlerimizin azalmasına, söz konusu işler için harcanan iş gücünün daha verimli alanlarda kullanılmasına ve her şeyden önce çevreye duyarlı bir çözüm yaratılmasına olanak sağlamış olacak."

KEP'i tüm kayıtlarımızda kullanacağız

KEP adresi kullanımında kurumsal müşteriler ve acentelerle iletişime öncelik vereceklerine vurgu yapan. Allianz Sigorta, İdari ve Teknik İşler Yöneticisi, H. Önder Yıldırım "Tüm kayıt altına alınmasını istediğimiz bildirimler için KEP’i kullanmayı planlamaktayız. Yasal mevzuat gereğince kapsam dâhilindeki şirketlerin KEP adresi alma zorunluluğu, kurumlar arasında bu uygulamanın  daha da yaygınlaşacağını göstermektedir. Bireysel kullanıcılar için şimdiden bir öngörüde bulunmak zor, yaygınlaşmasını beklemek gerekli" dedi.

Kayıtlı E-Posta’nın tarafları hukuki güvence altına alınacağını vurgulayan Yıldırım, "Gerek acentelerimize gerek iletişimde olduğumuz kurumlara ve müşterilerimize olan bildirimlerimiz, daha kısa sürelerde ve hukuki ispata dayalı olarak yapılacak. KEP kullanımı ile maliyetlerden tasarruf sağlayacak daha önemlisi, doğaya saygılı yaklaşımımızı devam ettireceğiz" şeklinde konuştu.

Gelişmiş ekonomiler yıllardır kullanıyor

Dünyanın bir çok gelişmiş ülkesinde uzun yıllardır kullanılan Kayıtlı elektronik posta (KEP) sisteminin, ülkemize özgü hukuksal alt yapısı 2012 yılı itibarı ile tamamlandı. KEP sistemi, tüm e-iş süreçlerinde kullanılabilirken, KEP yolu ile yapılan bildirimlerin taraflar arası uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği de bulunuyor.

Sigortacılıkta KEP uygulama alanları ise:

•Resmi Kurumlar ve özel sektör ile iletişim

•Acentelere yapılan bildirimler, anlaşmalar, sözleşmeler

•Poliçe satışı, yenilenmeleri

•Çalışan ve iş ortağı performans değerlendirmeleri

•Tahsilat süreçleri

•İK süreçleri

•İç iletişim