İş hayatındaki tecrübe ne olursa olsun, yeni bir işe başlamanın çoğu kişide merak ve heyecan ile birlikte biraz da endişe yarattığını düşünüyorum. Hatta tecrübe arttıkça beklentiler de arttığı için yeni işe başlayan üzerinde, başarılı olmak ile ilgili baskının da arttığını görürüz. İşi anlamak, insanları tanımak, kurum kültürünü anlayarak uyumlanmak… İlk günlerin endişeli ama bir yandan keyifli aşamaları olduğunu düşünüyorum.
İşe yeni başlayan için iyi bir karşılama ve oryantasyon programı ile başlayan ilk günlerin ardından, işin içine girdikçe başka sorular başlar. ‘’Benimle ilgili ne düşünülüyor?’’, ‘’Performansım nasıl?’’ bu ve benzeri birçok soru geri bildirim ihtiyacı olduğunu ortaya koyuyor. Özellikle ilk aylarda yapılan görüşmelerin her iki taraf için oldukça önemli ve değerli olduğunu düşünüyorum. Şirketlerde İnsan Kaynakları departmanının sorumlu olduğu, deneme süresi içindeki değerlendirme sürecinin uygulama ve takibi, çoğu zaman ilgili birim yöneticileri tarafında iş yükü gibi algılanıyor. Günlük iş akışı içinde, özellikle de kalabalık ekip yöneten yönetici ve liderler, bire bir yapılan değerlendirme görüşmelerini planlamakta güçlük çekiyorlar. Araya zaman girdikçe iş öncelikleri değiştiği için, bu görüşmeler kağıt üzerinde birer formalite haline geliyor.
Bu süreç yönetiminin, sadece İnsan Kaynakları biriminin sorumluluğu olmaması gerektiğini düşünenlerdenim. Çünkü, birlikte çalışılan kişiye, performansı, iş yapma şekli, iletişimi, şirketle uyumu gibi konularda geri bildirim vermek, onun gelişimini önemsediğinin ve en kısa zamanda şirketin sağlam bir parçası olmak için katkıda bulunmak istediğinin en gerçekçi, samimi halidir.
Geri bildirimin tarihi M.Ö 500’lü yıllara kadar dayanıyor ve o dönemde Konfüçyus’un da geri bildirimin önemine değindiğini ilgili kaynaklarda görüyoruz. Mark Buckingham ‘’Önce Bütün Kuralları Yıkın’’ kitabında, çalışan mutluluğuna katkısı olan on iki sorudan biri olarak ‘’son 6 ay içinde gelişiminiz ile ilgili sizinle biri konuştu mu?’’ sorusuna yer veriyor. Geri bildirimin tarihi bu kadar eskilere kadar dayanmasına rağmen, günümüzde hala geri bildirim verme ve alma ile ilgili çok fazla ilerleme olmadığını da sıklıkla duyuyoruz. Şirketlere verdiğim eğitimlerde katılımcılar, geri bildirim denince akla ilk gelenin olumsuz örnekler ve başarısız sonuçlar olduğunu söylüyor. Halbuki geri bildirim, olumlu veya olumsuz, günün sonunda gelişime teşvik eden, teşekkür ve takdir cümlelerini de içerdiğinde anlamını bulan iletişimin son derece değerli bir aracı. ‘’Bana kimse geri bildirim vermiyor’’, ‘’İşe başladığımdan bu yana yöneticim bana geri bildirim vermedi’’ gibi söylemler eminim sizlere de çok tanıdık geliyor değil mi? Çoğu zaman da ‘’ben geri bildirim verdim fakat karşımdaki kişi anlamamış’’ gibi yorumlar oluyor. İşte bu noktada da geri bildirimi nasıl, hangi dil ile verdiğimiz daha da önem kazanıyor. Cognitive psikoloji alanında çalışan Renninger diyor ki, ‘’Esas sorun beyin dostu geri bildirimler vermiyor oluşumuz’’.
Geri bildirim verirken genelde iki eğilim olduğunu görüyoruz. Birincisi dolaylı ve yumuşak konuşmak. Beyin bu durumda geri bildirim aldığını anlamıyor ve kafa karışıyor. Diğeri ise çok açık konuşmak. Beyin bunu da bir tehdit olarak algılıyor ve birden savunmaya geçiyor.
Peki bu iki yol haricinde geri bildirimi nasıl vermeliyiz? Bu konuda birçok yöntemin yer aldığı kaynaklar var. Ben tüm bu bilgileri şöyle özetlemek isterim.
1. Geri bildirimi bir durum ve olay üzerinden vermek.
2. Karşı tarafa olay / durum ile ilgili düşüncesini sormak. Örneğin; “dünkü toplantıdaki çatışmayla ile ilgili bir değerlendirme yapmaya ne dersin?” veya “bana gönderdiğin iş planı hakkında konuşmaya ne dersin?” gibi...
3. Ayrıntı ve veri ile konuşmak. Olay/durum ile ilgili açık, net ifadeler kullanmak, net olmayan, bulanık kelime ve cümleler kullanmamak. Örneğin, toplantılara sürekli geç kalıyorsun yerine, bu hafta yapılan üç toplantıdan ikisine on dakikadan fazla gecikme ile katıldığını gözlemledim, gibi.
4. Geri bildirim sırasında kişiye neyi azaltsın, neyi arttırsın, neyi bıraksın veya neye başlasın gibi konuları açık şekilde ifade etmek.
5. Amaç ve anlam bağlantısı kurmak. Konuşurken duyguları da işin içine katarak, neden sonuç ilişkisi içinde anlatmak. Hem zihne hem kalbe temas eden geri bildirimlerin amacına ulaştığına inanıyorum.
6. Görüşme sonunda açık uçlu sorular sorarak, çözüm ve aksiyon ile ayrılma. ‘’Ben kendi görüşlerimi, gözlemlerimi aktardım, bu konuda sen ne düşünüyorsun?’’, ‘’Hangi desteklere ihtiyacın var’’ gibi.
Başarılı, amacına ulaşan geri bildirim süreci için bence en önemli anahtarlar; Monolog yerine diyalog olarak gerçekleştirmek. Geri bildirim vermek kadar geri bildirim istemek ve almak için istekli olmak. Ken Blanchard demiş ki "Geri bildirim şampiyonların kahvaltısıdır." Herkese keyifli ve birbirimizden öğrendiğimiz, öğrendikçe geliştiğimiz bir hafta sonu dilerim.