Otel yatırımcılarına 10 temel öneri

Yurtiçi ve yurtdışında birçok otelin yatırım aşaması ve açılış sürecini yöneten BW Plus The President Hotel Genel Müdür Yardımcısı Murat Arslan, otel yatırımında dikkat edilmesi gereken hususları kaleme aldı.
Buna göre otel yatırımlarında ve açılışlarında karşılaşılan 10 temel hata şöyle sıralanıyor:

1) Fizibilite Raporu
Ciddi bütçelerin harcandığı bu yatırımlarda, yatırımcıların karar aşamasında yapılacak araştırmalarla bilinmezlerin ortadan kaldırılması, birçok güncel verinin toplanması gerekmektedir. Yatırımın lokasyonu, bölgeye ilişkin pazar araştırmaları, bölgede yapılması planlanan otelin kapasitesi ve işletme koşulları, yerli veya yabancı bir ortaklıkla veya işletim hakkı verilecek ise buna ilişkin detaylar, bölgeye ait fiyat araştırmaları, yatırımın finansmanının nasıl sağlanacağı gibi konuların daha projeye başlamadan önce netleştirilmelidir.

2) Başkalarından Alınan Yanlış Destek ve Bilgilendirmeler
Daha önce herhangi bir iş dalında başarılı olmuş işletme sahiplerinin, otelcilik alanında da başarılı olacaklarını tahmin ederek bilinçsizce bu işe girişmeleri ve bu konuda yanlış bilgi ve destek almaları en çok yaşanılan diğer bir sorundur.
Ülkemizde yeni yapılacak turizm yatırımlarının danışmanlığını yapan, yatırımcılar için doğru yolu gösterebilecek tecrübeli kişiler ve danışmalık şirketleri mevcuttur. Bu tecrübeli kişilerin ve danışmanlık şirketlerinin artması, ülkemizdeki turizm yatırımlarının doğru yapılandırılması konusunda çok önemlidir.

3) Ayrıntılı, Kapsamlı ve Gerçekçi Bir Açılış Öncesi Bütçesinin Olmaması
Açılış öncesi, tahmini yapılması gereken harcamaların bütçelerinin önceden hesaba katılmaması, reklam ve promosyonlar için yeterli kaynak ayrılmaması, önceden işe alınacak personelin pozisyonlarının, giderlerinin ve zamanlamanın belirlenmemiş olması en sık karşılaşılan sorunlardandır. Açılış öncesi hiç hesaba katılmayan yasal sorumlulukların getirdiği ekstra gider kalemleri, seyahat harcamaları, ofis giderleri, eğitim harcamaları ve diğer giderler için mutlaka yeterli kaynak ayrılmalıdır. Bu kaynakların kullanımının genel müdürün kontrolünde ve düzgün bir şekilde yönetiliyor olması önemlidir.

4) Projelerde Yapılan Yanlışlıklar
Otel mimarisi ve projelendirmesi ayrı bir uzmanlık gerektirmektedir. Otel operasyonlarının nasıl işlediği konusunda bilgi ve tecrübe sahibi olmayan bir ekip tarafından çizilen projelerde, sonradan yapmaya çalışacağınız değişiklikler veya operasyon sırasında uğrayacağınız kayıplar pek de hafife alınacak rakamlar değildir. Projelendirme aşamasında, daha önce otel projelerinde çalışmış ve mümkünse otel operasyon tecrübesi olan bir ekiple yola çıkmakta büyük fayda vardır.

5) Otel Projelerinde Ofisler, Personel ve Servis Alanları, Depoların Yanlış ve Yetersiz Planlanması
Ofisler ve personel kullanımı için ayrılmış olan alanlar, servis alanları ve depolar için ayrılan yerlerin çoğu zaman gereksiz ve boşu boşuna ayrılmış alanlar oldukları düşünülerek dar ve küçük tutulmaları ve yanlış yerlerde planlanmış olmaları, operasyon sırasında yaşanılan büyük sorunlardan birisidir. Ofis ve çalışma koşullarının yetersizliği, personel alanlarının küçüklüğü ve bu konulara pek fazla önem verilmemesinden dolayı uğranılan kayıplar hiç hesaba katılmaz.

6) Satış ve Pazarlama Stratejisi
Çevrenize güvenerek, oteli açar açmaz dolduracağınızı sanıyorsanız yanılıyorsunuz demektir. Siz ne kadar o çevrenizin sizin otelinizi dolduracağına inanıyorsanız, onlarda sizin otelinizde misafir edileceklerini ve ücretsiz ağırlanacaklarını hesaplarlar. Bir süre sonra da, boş odalar ve yiyecek içecek bölümleriyle baş başa kalırsınız. Satış ve pazarlama stratejilerinizi, bağlantılarınızı, anlaşmalarınızı, dönemsel fiyat aralığınızı ve reklamlarınızı önceden yapmaya başlamalısınız.

7) Satın Alma Süreci
Karşılaşılan en büyük sorunlardan birisi de, satın alma aşamasında yapılan yanlışlıklardır. Satın alma aşamasında, çoğu zaman mal sahibi tarafından, otel genel müdürü veya bölüm müdürlerinin bilgi ve tecrübesine başvurulmadan, daha ucuz olduğu için yapılan yanlış tercihler, işin detay bilgilerine sahip olmadığı için size satın aldırılan fazladan operasyonel ekipmanlar ve kurulumlar yapılan başka bir yanlışlıktır. Daha önceden standartları belirlenmiş ve piyasada bilinilirliği olan ürünlerin tercih edilmesi ve bu satın alma sürecinde tecrübeli kişilerin bilgisine başvurulması gereklidir.

8) Üst Yönetimin İşe Alım Süreci
Bu kişilerin yüksek maliyetli kişiler oldukları ve önceden işe alımlarının kendileri için zarar olduğunu düşünen yatırımcılar, daha sonra bu tecrübelerden faydalanmadıkları için daha büyük zarara uğradıklarını, iş işten geçtikten sonra anlayacaklardır.
Bir otelin genel müdürünün en az 12 ay öncesinden, teknik müdürün daha inşaat aşamasında ve en az 10 - 12 ay öncesinden, satış ve pazarlama müdürü ve muhasebe müdürünün 8-10 ay öncesinden, diğer departman müdürlerinin bölümlerine göre en az 3 - 6 ay öncesinden işe alım süreçlerinin tamamlanmış olması gerekir. Bu kişiler, otelin düzenli işleyişinde gerekli olan alt yapıyı kurmak, otel açılana kadar yapılması gereken her türlü ön çalışmayı, planlamayı yapmak durumundadır. Diğer elemanların da pozisyonlarına göre 2-3 ay öncesinden işe alım süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve gerekli eğitimlerin, hazırlıkların tamamlanmış olması gerekir.

9) Eleman Seçimi
Bu süreçte, konusunda uzmanlaşmış insan kaynakları müdürlerine çok iş düşmektedir. Önceden belirlenmiş iş tanımlarına uygun, daha önce benzer pozisyonlarda tecrübe sahibi, işin ehli kişilerin bulunup işe alım süreçlerinin tamamlanması gerekmektedir. Bazı pozisyonlar için iş tecrübesi aranmıyor ise, bu konuda yetiştirilebilecek uygun elemanların seçilmesi çok önemlidir.

10) Eğitim
Eğitim için yapılan harcamaların ve zamanın çoğu zaman boşuna gittiği düşünülür. Halbuki, bir otel işletmesinde yapılan en iyi yatırım, elemanlarına yapılan yatırımdır. Ne yazık ki, çok az işletmenin eğitim için yeterli miktarda bütçe ayırdığı ve elemanlarının eğitimlerine önem verdiği görülür. Bütün işletme sahipleri ve otel yöneticileri, personelin eğitiminin çok önemli olduğu konusunda fikir birliğine varsalar da, gerçekte bunun uygulanmadığı görülmektedir. Bir çok işletmede, otel içi oryantasyon eğitimleri bile uygulanmadan, iş başı verilir ve daha sonra da bu kişilerin bir şey bilmedikleri konusunda şikayet edilir. Otel açılmadan önce, elemanların tecrübeli kişiler tarafından eğitilmesi, eski bilgi ve tecrübelerinin tazelenmesi ve işletmenin kendi standartlarının oluşturulması ve uygulamaya konulması çok önemlidir.