Stratejik planları insanlar hayata geçirir

2014 biterken son yazım yıllık hedefleriniz ile ilgiliydi.(http://www.dunya.com/yil-biterken-hedeflerinize-ne-oldu-249184h.htm) Eğer stratejik planınız gereği yıl sonuna kadar gerçekleştirmeniz gereken hedefler varsa, bu hedeflerin durumunu yeni yılda fazla zaman geçmeden değerlendirmenin öneminden bahsetmiştim. Bu yazımda da şirketlerin stratejik planlarında yer alan hedeflere ulaşmakta ve yeni uygulamaların hayata geçirilmesinde neden zorlandıklarına değineceğim.

Orta ve büyük çaplı şirketlerimizin önemli bir bölümü stratejik planlar yaparlar. Stratejik planlarda en önemli sorun bu planların uygulanması ve hedeflerin gerçekleştirilmesidir. Şirketler hedeflerini gerçekleştirmek için operasyonel yapılarını kullanırlar. Operasyonel yapı değince şirketin organizasyonunu, rol ve sorumlulukları, yönetişimi, şirketin kültürel normları ve yetkinliklerini (çalışanlar, süreçler ve teknoloji) düşünmeliyiz. İşte stratejik hedeflerinize ulaşmada belirleyici olan saydığım bu beş unsurdur. Bu unsurlar aynı zamanda birbirleriyle de ilişki içindedirler. Danışmanlar şirketleri incelerken bu unsurları ve aralarındaki ilişkiyi analiz ederler. Şirketlerimize bu unsurlar çerçevesinde göz atarsak bunlardan bazılarını (teknoloji, süreçler, çalışanlar) şirketin donanımı, diğerlerini de şirketin yazılımı (strateji, kültürel normlar, ilişkiler) olarak düşünebiliriz. Stratejik hedeflerin uygulamaya geçirilmesi için eylemlere ihtiyaç vardır. Bu eylemleri hayata geçirecek olan donanım unsuru ise şirketin çalışanlarıdır. Çoğumuz bu gerçeği göremeyiz. Ne güzel stratejik plan yaptık, ben sen, o, hepimiz oradaydık, fakat neden istediğimiz neticeleri alamıyoruz, projeler neden gecikiyor? Bu sorunun cevabı ise genellikle şirketin yazılımında saklıdır. Bu konuyu biraz daha açmak istiyorum. Şirketlerin organizasyon şemalarına bakarsak, genellikle fonksiyonlarına göre ayrılmış bir organizasyon yapısı görürüz. Bu bir birinden ayrı çalışan birimlere yönetim guruları silo diyorlar. Ayrıca bu siloların içlerinde de ekipler yer alır. İşleri genellikle bu ekipler yapar. İşte bir şirkette gözle görünen unsurların (sistemler, çalışanlar, süreçler) kalitesi ve tek başına işleyişleri ne kadar iyi olursa olsun, bu siloları yöneten kişilerin ve silolardaki ekiplerin kendi aralarındaki etkileşimi şirketinizin performansını etkileyecektir. Silolar ve ekipler arasındaki etkileşimin kalitesi hedeflerinizle gerçekleşmeler arasında ya bir engel, ya da bir köprü rolü oynayacaktır. Proje yöneticisi olarak çalıştığım dönemlerde gecikmelerin ağırlıklı olarak bu fonksiyonlar arası etkileşim sorunlarından kaynaklandığını gördüm. Proje toplantılarında herkes gayet naziktir, toplantı sonunda eylem kararları alınır ve bir sonraki aşamadaki sorumluların isimleri belirlenir. Ancak siz odanıza döndükten kısa bir süre sonra, etkileşim sorunları karşınıza çıkmaya başlar. Astlarınız sırayla birbirlerinden veya başka bir birimin yöneticisinden yakınmak için odanıza gelirler. Günün önemli bir kısmını bu yakınmaları çözmek için harcarsınız. Neden böyle oluyor? Neden işler hep insana gelince takılıyor?

Nedeni şu; işletmelerimizin çoğuna geleneksel hiyerarşik emir-komuta-kontrol yönetim tarzı hâkim. Bu tarz yönetimi benimseyen yöneticiler işi verirler, işi niye verdiklerini, bu işin önemini anlatmazlar. Hatta işin nasıl yapılması gerektiğini de dayatırlar ve sonuç beklerler. İşi yapanlara işle ilgili fazla bilgi de verilmez, işyerindeki ilişkilerin kalitesi ve kurallarda dikkate alınmaz. Bu durumda siz vura kıra sonuç almaya çalışırsınız. Dolayısıyla ne kadar iyi sistemleriniz ve süreçleriniz olursa olsun, etkileşim yetersiz ise, bilgi paylaşımı zayıf olur ve iş yerinde güven ortamı oluşmaz. Herkesin öncelikli amacının gol yememek olduğu bir ortamda sizde stratejinizi hayata geçirmekte zorlanırsınız. Demek ki iş süreçlerimizin sağlıklı çalışması ve hedeflerimize ulaşabilmemiz için, ilişkisel süreçlerin kalitesi ve şirkette karşılıklı olarak oluşturduğunuz güven ortamı başarının ön koşuludur.