e-Arşiv’de saklanan faturalarda zaman damgası zorunluluğu var mı?

Bilindiği üzere fatura düzenlemeye ilişkin usul ve esaslar Vergi Usul Kanunu ile düzenlenmiştir. Bu düzenlemeler ile faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunacağı ile faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azamî yedi gün içinde düzenleneceği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca yine Vergi Usul Kanunu’nda Maliye Bakanlığı’nın, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır. 

Maliye Bakanlığı bu yetkiye istinaden e-Arşiv uygulamasına ilişkin usul ve esasların düzenlendiği 433 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ni yayınlamıştır. 

Bu tebliğ uygulamasından faydalanan mükellefl er, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arş iv raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâ ğ ıt nüshalar için ö ngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükü mlüdür. 

e-Arşiv uygulaması, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefl erin kullandıkları bir sistem olup, faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını içeren bir uygulamadır. 

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefl er e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadırlar. 

Uygulamada tebliğ hükümlerinin uygulanması sonucu e-Arşiv faturası oluşturulurken; önce fatura düzenlenme zamanı faturaya yazılmakta, ardından elektronik imza ve zaman damgası uygulanmaktadır. Bu işleyişin sonucu olarak, faturanın düzenlenme zamanı ile elektronik imza ve zaman damgası zamanının aynı olması teknik olarak mümkün olmamaktadır. Bu durum işlemin nasıl yapılması gerektiğini tartışılır hale getirmiştir. 

Anılan tebliğinin “Tanımlamalar ve Kısaltmalar” başlıklı bölümünde, zaman damgasının bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade ettiği belirtilmiştir. 

Tebliğin “Raporlama” başlıklı bölümünde ise, “e-Arşiv izni alan mükellefl er ve e-arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin, elektronik ortamda oluşturdukları belgeleri ve e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv kılavuzunda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Başkanlık sistemine aktarmak zorundadır.” hükmü yer almaktadır. 

Yukarıda açıklanan tebliğ hükümleri gereği, e-Arşiv faturasının zaman damgasıyla damgalanması zorunluluğu bulunmamaktadır. Dolayısıyla uygulamada gerçekleştirilen işlem sıralaması doğru olarak yapılmakta olup, e-Arşiv faturası üzerinde yer alan tarih/zamanın elektronik imza/NES ile imzalandığı tarihin/zamanın aynı olması istenilmemektedir. Ayrıca zaten bu durumda teknik ve fiili olarak mümkün değildir. Yani üzerinde zaman damgası olmaması e-Arşiv faturalarının geçerliliğini etkilememekte olup zaman damgasının aranılmaması gerekmektedir.