Faaliyet giderleri bütçesinin hazırlanması
BÜTÇE YÖNETİMİ / Salim ÇAM / PROGROUP Uluslararası Danışmanlık Genel Müdürü
Son yazımızda satılan malın maliyeti bütçesinin oluşturulmasını anlatmıştık. Sırada faaliyet giderleri bütçesinin hazırlanması geliyor. Faaliyet giderleri bütçesinin altında, AR-GE giderleri, pazarlama satış dağıtım giderleri ile genel yönetim giderleri bütçeleri oluşturulur.
AR-GE giderleri bütçesinde, üretilen mamullerin maliyetlerini düşürmek, satışlarını artırmak, bulunan yeni üretim çeşitlerinin işletmede kullanılmakta olan yöntem ve işlemlerini geliştirmek ya da yeni yöntem ve işlemler bulmak, üretimde kullanılan teçhizatın yenilerinin ve mevcutlarının geliştirilmesine ilişkin araştırmalar yapmak, satış ve pazarlama faaliyetlerini geliştirmek için yapılan giderler ayrıntılı biçimde bütçelenir. Bu bütçede AR-GE departmanında çalışan personellere ödenen ücretler, yardımlar, bakım onarım giderleri ve diğer dışardan sağlanan fayda ve hizmetler de yer almaktadır. AR-GE giderleri bütçelenirken işletmelerin yaptığı en büyük hata, AR-GE departmanının yeni ürün denemelerinde kullandığı hammaddelerin, direkt ilk madde ve malzeme giderleri bütçesinde gösterilmesidir. AR-GE için kullanılan hammadde ve diğer yardımcı malzeler AR-GE giderleri içerisinde bütçelenmelidir. AR-GE bütçesi AR-GE departmanı tarafından, işletmenin AR-GE stratejisi baz alınarak hazırlanmalıdır.
Pazarlama satış dağıtım giderleri bütçesinde, mamul ve hizmetlerin pazarlanması için işletmelerin katlandığı giderlerin bütçelenir. Bunlar söz konusu mamul ve hizmetlere olan talebi oluşturmak ve sürdürmek amacıyla yapılan giderler, reklam ve geliştirme, taşıma ve depolama gibi giderleri bütçelenir. Bu bütçenin de satış bölgelerine, dağıtım kanallarına, alıcı gruplarına, mamullere kendi içindeki fonksiyonel gruplara ayrıntılı olarak değişik açılardan düzenlenip planlanmasında yarar vardır. Eğer bütçe bu şekilde oluşturulursa hangi satış bölgelerinin, hangi alıcıların daha kârlı olduğu tespit edilebileceği gibi; hangi faaliyetlerin satışları ne ölçüde etkilediği saptanabilir. Pazarlama, satış ve dağıtım giderleri bütçesi pazarlama bölümü tarafından hazırlanır. Satış ve dağıtım ile finansman arasında bir dengenin sağlanması, satışlar için ihtiyaç duyulacak nakit miktarının tespiti ve bu giderlerin etkin bir şekilde kontrolü için pazarlama satış ve dağıtım giderleri bütçesi doğru bir şekilde hazırlanmalıdır.
Genel yönetim giderleri bütçesi ise, işletmenin tüm fonksiyonlarına ilişkin faaliyetlerin yönetimi ve kontrolü için yapılan giderlerden oluşur. Diğer bir deyişle, işletmede pazarlama ve üretim bölümleri dışında kalan, işletmenin faaliyetini devam ettirebilmesi için zorunlu olan giderlerin bütçelendiği yer genel yönetim giderleri bütçesidir. Genel yönetim giderleri bütçesi oluşturulmasından sonra, satışlarla arasında paralellik olup olmadığı araştırılır. İlgili giderlerin yapılması için ne kadarlık bir nakite ihtiyaç duyulacağı belirlenir. Yönetim giderleri tespit edildikten sonra kısımlara dağıtılmalıdır. Yönetim giderlerinin kısımlara dağıtımında çeşitli ölçütler kullanılmaktadır. Bunlardan bazıları Tablo 1'de gösterilmiştir.
Genel yönetim giderleri dağıtım anahtarları
Merkezde toplanmış genel hizmetler
1. Personel yönetimi
2. Bilgi işlem
3. Merkezi satınalma
4. Merkezi depolar
5. Telefon santrali
Özel kurmay hizmetleri
1. Personel yönetimi hizmetleri
2. Üretimle ilgili hizmetler (kalite kontrolü, zaman ve hareket etüdleri, üretim planlarının yapılması v.b.)
3. Mühendislik hizmetler
4. Malzeme ve satınalma hizmetleri
5. Pazarlama hizmetleri
Önerilen dağıtım ölçütleri
1. Personel sayısı, işçilik saati, işçilik maliyeti,
2. Dolaysız işçilik saati, kullanılan girdilerin maliyeti,
3. Çalışılan saat
4. Sipraiş sayısı, satınalınan malzeme maliyeti,
5. Satış miktarı veya kıymeti, satış giderleri
Önerilen dağıtım ölçütleri
1. Personel sayısı, işçilik saati, işçilik maliyeti
2. Makine saati, rapor sayısı,
3. Satınalma istek fişi sayısı, satınalınan malların sayısı,
satınalınan mal miktarı,
4. Yüzölçümü depolama,
5. Konuşma sayısı, telefon sayısı
Faaliyet giderleri bütçesi ile ilgili veriler
. Ar-Ge : Her ay maaşlar için 1.500 TL, yol, yemek, elektrik vb. için 500 TL sbt gideri bulunmaktadır. Ağustos ayında yeni eleman alınacağından maaşlar 2.500 TL olacaktır. Ayrıca üretimdeki
bir makinenin işlevinin arttırılacak, bunun için Nisan ayında yurtdışına makine incelemeye ve bazı makine parçaları alınmaya gidilecektir. Seyahat, konaklama ve makine parçaları için 5.000 TL lik gider yapılması planlanmaktadır.
. Pazarlama Satış Dağıtım : Her ay maaşlar için 2.500 TL, yol, yemek, elektrik vb. için 250 TL sbt gideri ve satışlar üzerinden %1 değişken gideri bulunmaktadır. Mayıs ayında gazeteye reklam verilecektir ve bunun maliyeti 1.500 TL olacaktır. Temmuz ayında katalog ve afiş basılması için 2.500 TL gider yapılacaktır.
. Genel Yönetim : Her ay maaşlar için 3.500 TL, yol, yemek, elektrik vb. için 250 TL sbt gideri ve satış üzerinden %1 değişken gideri bulunmaktadır.
Faaliyet giderleri bütçesi hesaplama tablosu
Ar Ge giderleri Tüm AR-GE giderleri toplamı
Personel Ücretleri Aylık personel ücretleri *3 = 1.500 * 3 =4.500 TL (ilk iki çeyrek boyunca) 1.500 +2.500
(Ağustos)+2.500 (Eylül) = 6.500 TL (üçüncü çeyrek) 2.500 * 3=7.500 TL (Son çeyrek)
Yol, Yemek, Elektrik,
Su Giderleri 500 TL * 3 ay =1.500 TL (Her çeyrek için)
Makine Yenileme Giderleri Nisan Ayında (İkinci çeyrek) = 5.000 TL
Pazarlama Satış Dağıtım
Giderleri Tüm Pazarlama-Satış-Dağıtım Giderleri Toplamı
Personel Ücretleri 2.500 TL * 3 ay = 7.500 TL (Her çeyrek için)
Prim Giderleri 135.000 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.350 TL (ilk çeyrek Prim Gideri)
150.000 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.500 TL (ikinci çeyrek Prim Gideri)
142.500 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.425 TL (üçüncü çeyrek Prim Gideri)
155.000 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.550 TL (son çeyrek Prim Gideri)
Yol, Yemek, Elektrik,
Su Giderleri 250 TL * 3 =750 TL (her çeyrek için)
Reklam ve İlan Giderleri Mayıs ayında (ikinci çeyrek) = 1.500 TL
Katalog, Afiş, Broşür
Giderleri Temmuz ayında (üçüncü çeyrek) = 2.500 TL
Genel Yönetim Giderleri Tüm Genel Yönetim Giderleri Toplamı
Personel Ücretleri 3.500 TL * 3 ay = 10.500 TL (Her çeyrek İçin)
Prim Giderleri 135.000 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.350 TL (ilk çeyrek Prim Gideri)
150.000 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.500 TL (ikinci çeyrek Prim Gideri)
142.500 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.425 TL (üçüncü çeyrek Prim Gideri)
155.000 TL (ilk çeyrek satış tutarı) * %1 =1.550 TL (son çeyrek Prim Gideri)
Yol, Yemek, Elektrik,
Su Giderleri 250 TL * 3 Ay = 750 TL (her çeyrek için)
Buna göre Faaliyet giderleri bütçemiz de oluşturulmuş olmaktadır ve Tablo 4'te gösterilmiştir.
Hesap kodu Hesap adı 1. Çeyrek 2. Çeyrek 3. Çeyrek 4. Çeyrek TOPLAM
750 AR-GE giderleri 6.000 11.000 8.000 9.000 34.000
750.01 Personel ücretleri 4.500 4.500 6.500 7.500 23.000
750.02 Yol, yemek, elektrik, su giderleri 1.500 1.500 1.500 1.500 6.000
750.03 Makine yenileme giderleri 0 5.000 0 0 5.000
760 Pazarlama satış dağıtım giderleri 9.100 10.750 11.675 9.300 40.825
760.01 Personel ücretleri 7.500 7.500 7.500 7.500 30.000
760.04 Prim giderleri 1.350 1.500 1.425 1.550 5.825
760.02 Yol, yemek, elektrik, su giderleri 250 250 250 250 1.000
760.06 Reklam ve ilan giderleri 0 1.500 0 0 1.500
760.07 Katalog, afiş, broşür giderleri 0 0 2.500 0 2.500
770 Genel yönetim giderleri 12.100 12.250 12.175 12.300 48.825
770.01 Personel ücretleri 10.500 10.500 10.500 10.500 42.000
770.04 Prim giderleri 1.350 1.500 1.425 1.550 5.825
770.02 Yol, yemek, elektrik, su giderleri 250 250 250 250 1.000
Genel Toplam 27.200 34.000 31.850 30.600 123.650
Böylece faaliyet giderleri bütçesini de tamamlamış olduk. Artık hazırlayacağımız bütçeler sonuç tabloları bütçeleri olacaktır. Bunlardan ilki olan nakit akış bütçesinin oluşturulmasını anlatmaya de gelecek hafta başlayacağız.