Kağıtsız ofis ve elektronik imza devri

Kağıtsız ofis, minimum kağıdın kullanıldığı ve tüm dokümantasyonların dijital formatta oluşturulduğu bir iş ortamı. Kağıtsız ofis fikri, Silikon Vadisi'nde birkaç teknoloji şirketinin kağıdı video kaset gibi demode bulmasıyla ortaya çıkmış. Yeni çağın gereği teknolojik çözümlerle veri paylaşımı, dokümantasyon ve arşivleme tekniklerinin oluşturulması; kağıt tüketimini en aza indirerek hız, tasarruf ve kolaylık sağlamakta. Kağıtsız çözümlerin benimsenmesiyle şirketler; verim artışı, maliyet tasarrufu, yer kazanma, kolay bilgi paylaşımı ve kağıt tüketiminin doğaya etkilerini azaltma konusunda avantaj sağlıyor. Bu nedenlerin yanı sıra, güvenli bir altyapı altında verileri bilgisayarda tutmanın; kayıt altına alma, dosyalama, arşivleme, aranan bilgiye kolay erişim gibi iş sürecine katkıları da mevcut. Kağıtsız ofis; fotoğrafların, mühendislik planlarının, mikrofişlerin ve diğer kağıt bazlı dokümanların dijital ortama aktarılmasıyla gerçekleşiyor. Kağıda gereksinimi ortadan kaldıracak dijital faks ve tarama araçlarıyla kurulan network sayesinde, hem direkt bilgi ve doküman paylaşımı dijital olarak yapılabilir, hem de kağıt formatında ulaşan dokümanların kayıt altına alınması ve dosyalanması dijital ortama taşınmış oluyor. Kağıtsız ofisin avantajları - Kağıt tüketiminin doğaya zararlarını minimum hale getirmek, - Kağıt bazlı dokümantasyondan kaynaklanan maliyeti (kağıt harcama, personel, arşivleme alanı vs.) düşürmek, - Hızlı ve kolay bilgi paylaşımı sağlamak (müşteri, tedarikçi, kullanıcı vs. ile iletişim kolaylığı ve hızı), - Servis kalitesini yükseltmek. Kağıtsız ofisin dezavantajları - İş prosedürleri ve/veya hükümet düzenlemelerinin tamamen aynı paralelde gelişmemesi, - Dokümanı alacak müşteri, tedarikçi veya distribütörlerin dijital formatı alma ve okuma altyapılarının uyumunda oluşan eksiklikler, - Dijital dokümanların geleceğinin belirsizliği (korunabilirlikte soru işaretleri), - Güvenlik/gizlilik problemi (bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini koruyacak sistemlerin geliştirilmesinin tamamlanması ve bu sistemlerin şirketlerin altyapısına entegre edilmesi son derece önemli). Kağıtsız ofise geçişteki başarı öyküleri Sigorta sektörü New Hampshire eyaletinde bir sigorta şirketi olan Minuteman Group, kağıtsız ortama geçebilmek için büyük bir organizasyon olmaya veya büyük bir teknoloji yatırımına gerek olmadığını kanıtlıyor. Minuteman'a gelen her kağıt taranıyor ve spesifik iş dosyalarına kaldırılıyor. Çalışanlar, doküman arama işlemine gerek olmadan, kendi bilgisayarlarından gerekli tüm bilgiye ulaşabiliyorlar. Dokümanları e-mail veya faks yoluyla paylaşmaları bilgisayarlarından bir tuşla gerçekleşiyor. Tüm müşteri ilişkileri, bu yöntemle daha kolay ve verimli bir şekilde ilerliyor. Turizm sektörü Florida eyaletinde yedi lüks arazide bulunan Rosen Hotel'leri; doküman merkezli proses konusunda uzmanlaşmış yazılım şirketi Captaris Inc. ile doküman yönetim sistemleri için en büyük bağımsız kanalı IKON Ofis Çözümleri'nin sunduğu teknolojiyle kağıtsız ortama geçmek için adım atmıştı. Rightfax ile network faks servisleri, Microsoft Exchange, Cisco Call Manager ve Canon entegre ederek, merkezi bir doküman yönetimi sistemi oluşturdu. Bu entegre doküman yönetim sistemiyle, otel misafirlerinin deneyiminde verimlilik ve iletişim açısından iyileşme görüldü. Bu altyapı ile Rosen Hotel'lerinin beraber çalıştıkları, Provinsure sigorta şirketi ve Millenium Technology Group (MTG) telekomünikasyon ve bilgi işlem şirketi arasında rezervasyon konfirmasyonları ve banket siparişleri gibi birçok farklı evrak paylaşımı gerçekleşti. Medikal sektörü Ameliyat sonrası hastaların mobilitesini artıran fizik tedavi araçları üreten Kinex Medikal firması; 75 personeli ve 125 distribütörüyle, 23 eyalette faaliyet gösteriyor. Kinex Medikal, kağıtsız bir işleyiş ve aranabilen doküman portalı sayesinde, elemanlarına ve distribütörlerine çeşitli avantajlar sağladı ve yılda 375,000 USD tasarruf etti. Elektronik imza, hukuki dokümanlarda geçerli Kağıtsız ofis ortamına yönelen iş dünyasında her türlü hukuki dokümanın da elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması gereği doğdu. Bu gereği yerine getirmek için en önemli adım ıslak imzanın yerini tutabilen elektronik imzanın yasallaşmasıyla mümkün kılındı. Elektronik imza; gelişmiş ülkelerde (ABD ve AB ülkeleri) 4 yıl kadar önce, Türkiye'de ise geçtiğimiz sene hayata geçti. Dünyada Fortune 500'e dahil olan şirketler (ADP, BMW, Geico, vb.), hükümet kurum ve kuruluşları e-imzayı aktif şekilde iş süreçlerinin içine aldı. Elektronik imza, temel olarak kimlik doğrulama amacıyla elektronik platformdaki belgelere eklenen bir veri. Elektronik imzanın farklı formları var: Kağıt üzerindeki imzanın tarama veya dijital fotoğrafının çekilmesi yoluyla bilgisayara aktarılması, Elektronik kalemle, doğrudan elektronik ortam üzerinde atılan imzalar, Teknoloji kullanımının derecesine bağlı olarak ses, yüz tanıma gibi biyometrik yöntemler. Dijital (sayısal) imza ise, imzalanan metne göre farklılık gösteriyor. Burada kişilerin elle attıkları imzada olduğu şekilde tek imza yerine, imzalamada kullanılan anahtarlar yer alıyor. Türkiye'de elektronik imza 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur. Elektronik imza kullanıcılara üç temel özellik sağlamaktadır: Veri bütünlüğü - Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek, Kimlik doğrulama ve onaylama - Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak, İnkar edilemezlik - Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemek. Elektronik imzanın uygulama alanları Elektronik imza; bankalar ve finans kurumları, şube ağına sahip sigorta şirketleri, kamu kurum ve kuruluşları, holdingler ve diğer büyük şirketler, üniversiteler, yüksek iletişim ve bilgi güvenliği gereksinimi olan organizasyonlar başta olmak üzere orta ve uzun vadede yaygın bir uygulama alanı bulabileceği değerlendirilmektedir. Uça: "Elektronik imza, zamansal ve fiziksel engelleri ortadan kaldırıyor" E-imza kullanımı, bütün bu sektörler dışında KOBİ'lerde de görülüyor artık. IK sektöründe ise teknolojik yaklaşımlara öncülük eden Datassist Bordro Servisi de elektronik imzayı kullanmaya başladı. Elektronik imzayı neden tercih ettiklerini sorduğumuz Datassist Genel Müdürü Ayşe N. Uça, şirket olarak teknolojiyi her zaman yakından tercih ettiklerinin altını çizdi ve şöyle devam etti: "Datassit, her zaman yenilikleri ve teknolojiyi yakından takip eden bir şirket oldu. Amacımız, hizmet verdiğimiz kuruluşlara yeni açılımlar getirmek ve onların sistemlerine seri olarak entegre olabilmek. Bütün bunları yaparken de İş Kanunu'nun gerekleri bizim için esas teşkil ediyor. İşte bu esaslardan biri, çalışanlardan, bordrolarını gördüğünün ve teslim aldığının ispatı olarak imza almak. İş Kanunu'nda ispat yükümlülüğü işverene ait olduğundan, bordroların imza karşılığı teslimi de yine işverenin sorumluluğunda. Bu yasal zorunluluk, zaman zaman fiziksel şartların uygun olmaması nedeniyle işverenleri ve insan kaynakları birimlerini sıkıntıya düşürebiliyor. Özellikle çok çalışanlı ya da farklı birkaç lokasyonda faaliyet gösteren şirketlerde bordro teslimi ve teslim sırasındaki imza alımı zor oluyor. Alınan imzalı nüshaların düzenli olarak saklanması bazı şirketlerde sorun yaratabiliyor. Halbuki elektronik imza zamandan tasarruf sağladığı gibi; lokasyon farklılıkları, çalışan sayısının çokluğu, arşivlemeden kaynaklanan sıkıntılar vs. gibi fiziksel engellerden kaynaklanan sorunları ortadan kaldırıyor." Elektronik imza uygulamaları Gerek kamusal, gerekse ticari alandaki muhtemel elektronik imza uygulamaları arasında aşağıdakiler sayılabilir: Kamusal alandaki uygulamalar Her türlü başvurular (ÖSS, KPSS, LES, pasaport vb.) Kurumlar arası iletişim (emniyet müdürlükleri, nüfus ve vatandaşlık işleri müdürlükleri vb.) Sosyal güvenlik uygulamaları Sağlık uygulamaları (sağlık personeli-hastaneler-eczaneler) Vergi ödemeleri Elektronik oy verme işlemleri Ticari alandaki uygulamalar İnternet bankacılığı Sigortacılık işlemleri Kağıtsız ofisler E-Sözleşmeler E-Sipariş Elektronik imzanın hukuki sonuçları Elektronik İmza Kanunu'nda; güvenli elektronik imza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiş ve elektronik imza ile oluşturulmuş verilerin senet hükmünde olacağı belirtilmiştir. Ancak kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyeceği hükme bağlanmıştır. Diğer bir deyişle, kanunların merasimi ya da üçüncü tarafların şahitliğini gerek gördüğü emlak alım satımı, veraset ve intikal, evlenme gibi işlemler elektronik imza ile gerçekleştirilememektedir. Beklenti: Elektronik imzanın Türkiye'de yaygınlaşması Elektronik imza, e-devlet bünyesinde çeşitli devlet kuruluşlarında yürütülmeye başlandı. TÜBİTAK, TürkStat ve e-Güven, kamuya e-imza konusunda hizmet veriyor. Önümüzdeki birkaç yıl içinde ise birçok proje ile yaygınlaşması bekleniyor: Kamu İhale Kurumu e-ihale sistemi, e-devlet ana kapısı, e-ticaret defterler, e-fatura, e-trafik ve tescil belgeleri, e-iş ve işçi bulma platformu, e-sınav uygulaması, e-belge projesi, e-sosyal güvenlik bilgi sistemleri, e-ticaret sicili, e-ulusal yargı ağı projesi vb. Yeni çıkarılacak Ticaret Yasası'yla, e-ticari defterler, e-fatura, e-konşimento, e-arşivleme, e-sigorta poliçesi, e-taşıma senedi, e-genel kurul-yönetim kurulu, halka açık şirketlerde genel kurulun e-ortamda yapılma zorunluluğu gibi birtakım hükümler yürürlüğe girecek. Bu önemli yenilikler, e-imzanın önünü açacak nitelikte uygulamalar olarak görülüyor. E-yaşam; işte mekan ve zaman sınırlarını zorluyor, tasarruf sağlıyor Değişim, yalnızca evlerimizi, çevremizi, otomobillerimizi etkilemiyor. Özellikle bilgisayar teknolojisindeki 50 yıllık baş döndürücü gelişim ve büyüme; iletişim yöntemleri ve ofis kültürü üzerinde gözardı edilemez genişlikte bir değişimi ve dönüşümü beraberinde getirmiş durumda. Bilgisayarlarımız ve network sistemlerimiz, iş yaşantımızın olmazsa olmazları haline geldi. Bu yeni çalışma biçimi; gerek zaman, gerekse mekan kullanımı konusunda bir takım avantajları içermekte. Elektronik alt yapılara dayalı çalışma yöntem ve sistemlerinin, gerektiğinde ofis dışında çalışmanın kolaylaşması, eve iş götürmek için dosyaları kucaklamanın gerekmemesi bir yana; kağıt kullanımını azaltması, dosya transferlerini hızlandırması benzeri artıları var. Kayıtlara ulaşmak, araştırma yapmak, yeni bir doküman hazırlamak için kalın evrak dosyaları, arşiv depolarının tozlu rafları arasında kaybolmak durumunda değiliz artık. Olabildiğince e-tabanlı veri sistemlerinin kullanılması, zaman ve mekan verimliliğinin yanında, kağıt kullanımını minimize etmesi ile doğayı da daha az zorlamamızı sağlıyor eskiye oranla. E-çözüme dayalı işler, E-imza'lı evraklar demek... Eskiden birinin masasında olan dosyalara ve evraklara bakarak iş yoğunluğunu, çalışma biçimini, dağınık ya da düzenli bir çalışan olduğunu kestirmek söz konusu olabilirdi. Gün geçtikçe yaygınlaşan e-tabanlı çalışma yöntemleri; artık herşeyi bilgisayarlarımızın, ortak paylaşım alanlarımızın, e-mail'lerimizin içine sıkıştırmaya başladı. Bu da daha kısa sürede, daha çok dosyayı paylaşabilme, inceleyebilme, gerektiğinde transfer edebilme anlamına geliyor doğal olarak. Yazıya dökülmesi gereken veriler, düşünceler, yeni kayıtlar her geçen gün yaygınlaşan bir biçimde bilgisayar hafızalarında, web sunucular üstünde oluşturuluyor, saklanıyor. Bu gelişmelerin çok sayıda avantajının yanısıra, hemen her konuda olduğu üzere bazı riskleri de var elbet. Bu risklerin en can alıcı olanı da, güvenlik riskleri ve açıkları şüphesiz. Şirketlerin personel bilgilerinden finansal tablolarına, yeni projelerinden bilgi birikimlerine dek hemen herşeylerinin e-sayfalarda tutulmasından kaynaklı güvenlik risklerinden söz etmek mümkün. Bu riskleri azaltabilmek, tümden ortadan kaldırabilmek için yeni ve daha etkin güvenlik kalkanları geliştiriliyor, yeni süreçler ekleniyor günden güne. Özellikle e-işlemlerinin yoğun olarak gerçekleştiği finans kurumları ve bankalar, gerek kendi, gerekse müşteri güvenliğini sağlayabilmek için yoğun çalışmalar yürütmekteler. Dijital sistemler kullanılarak yapılan işlemlerin yoğunlaşarak yaşantımıza girmesi, bazı evrakların imzalanması konusunda da yeni bir çözüm geliştirilmesini gerekli kılmakta. Bunun yolu da, dijital tabanlı dosyaların, talimatların vs. e-imza kullanılarak onaylanması şeklinde bulunmuş durumda. Geleneksel dosyalama sistemlerinin ortadan kalkması ile doğru orantılı olarak ıslak imza kullanımının da azalması, dijital tabanlı evrak ve kayıtların e-imza kullanımına açılması kaçınılmaz bir sonuç elbette. Kağıtsız ofis ve çalışma biçimlerine en canlı örneği buradan verebiliriz kolaylıkla: Bilinen yöntemlerle belki çokça sayfanın harcanmasına, bir dolu dosyanın arasından bilgilerin aranmasına yol açabilecek okumakta olduğunuz bu yazı, kağıtla hiçbir temas olmaksızın hazırlanmış durumda. Bu da; daha az zaman, daha az enerji harcamak, bütün bir günü bir yazı hazırlamak için harcamak yerine; çok daha etkin biçimde kullanabilmek demek.