Alacak yönetim süreci sorunlar ve çözüm önerileri (2)

Abdullah SEVİMLİ / Türk Telekom İç Denetim Baş. Yard.

Dün yayınlanan yazımızda şirketlerin alacak yönetim süreçlerinde yaşanan sorunlara değinmiştik. Bugünkü makalemizde de bu sorunların çözümüne yönelik önerileri dile getirmeye çalışacağız.

1- Süreçlerin Analiz Edilmesi ve Risklerin Belirlenmesi

Alacak yönetiminde birinci adım, sürecin iyi analiz edilip risklerin belirlenmesidir. Süreçleri destekleyen organizasyon yapısı, bilişim sistemleri, muhasebe sisteminin de birlikte irdelenmesi beklenmektedir. Sistemin etkin olarak işleyip işlemediğini kurulan kontrol mekanizmalarının değerlendirmesi ile anlaşılacaktır. Örneklem yöntemi değil bütün veriler ile çalışılıp veri kalitesi, hizmet satışı, tahakkuk, tahsil, takip, tahsil edilmemiş alacaklar, banka ve kasa kayıtları, hukuka intikal etmiş dosyalar üzerinde kapsamlı analizler yapılmalıdır. Bu çalışmalarda süreç yönetimindeki zafiyetlerin tespit edilmesi berberinde çözüm önerilerinin geliştirilmesini, bu da sorunların çözülmesini sağlayacaktır.Mesleki tecrübemiz bize şirketlerin asıl kayıplarının yolsuzluklar nedeniyle değil süreçlerin yanlış veya etkin tasarlanmamasından kaynaklandığını göstermiştir.

2- Risk Esasına Dayalı Müşteri Yönetimi Anlayışına Geçilmesi

Müşterinin şirketler için velinimet olduğu tartışmasız bir gerçek. Ancak bu her müşteri için söylenemeyeceğine göre müşteri yönetiminde risk esasına dayalı bir yönetim anlayışının olması gerekmektedir. Politika bu çerçevede belirlenmediği takdirde müşteri sayısını ön planda tutan ama net geliri geri plana iten anlayışlar hakim olmaktadır. Bu da müşteriye yönelik gerekli risk değerlendirmelerin yapılmamasına ve iyi niyetli olmayan veya zaman içinde riskli müşteri haline gelmiş olanların erken uyarı sistemleri ile tespit edilememesine yol açmaktadır.

Riskli müşterilerin meydana getirdiği kayıpları azaltmayı amaçlayan, müşteri risk gruplarını belirleyen gelişmiş bir Riskli Müşteriyi Tahmin Modeli oluşturularak önceden aksiyon alınmasına imkân sağlanmalıdır. Mevcut müşterilerin ödeme performanslarından hareketle Müşteri Skorlaması veya Kredibilitesinin yapılması kısa süre içerisinde alınabilecek en etkili yöntemlerden birisidir.

3- Tahsilât Politikasının Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi

Tahsilât politikalarının belirlenmesinde şirketin bulunduğu sektör, satılan hizmet, uygulanan kredi politikası ve muhatap olunan müşteri kitlesi gibi birçok parametreler belirleyecektir. Katı veya esnek politikalar genel ekonomik gidişattan da etkilenecektir. Burada en önemli husus, bu politikaların şirket ve piyasa realitesine uygun olarak belirlenmesi ve dönemsel olarak uygulanan politikaların sonuçlarının değerlendirilerek gerekli revizelerin yapılmasıdır.

4- Sektörel Hafızanın Paylaşılması

İlgili birimlerin öncülülüğünde, bankacılık sektöründe mevcut KKB (Kredi Kayıt Bürosu) sistemine benzer, bir yapının oluşturulması ilgili sektörler için hayati önem arz etmektedir. Gelişmiş ülkelerde olduğu gibi sektörler arası bilgi paylaşımının da sağlanması müşteri riskinin yönetiminde önemli bir aşama olacaktır.

5- Veri Kalitesinin İyileştirilmesi

Özellikle müşteri bilgilerinin tamlığı ve doğruluğunun sağlanması için gerekli tedbirler alınmalıdır. Sahte kimlikli kötü niyetli müşteriler ile karşılaşılabileceği gibi, müşterinin kendisi veya firması hakkında sunduğu bilgilerin değişik kaynaklardan çapraz kontrolünün sağlanarak teyit edilmesi gereklidir. Özellikle büyük ölçekli firmaların başvurabileceği, yararlanabileceği önemli bilgi kaynakları vardır. Bu kaynakların başında İçişleri Bakanlığının Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNIS), Gelir İdaresi Başkanlığının Mükellef Bilgi Sistemi önemli başvuru kaynağıdır. Bu sistemlerle uyum sağlanarak müşteri bilgilerinin teyidi veya kayıtlarının yapılması mümkündür.

Diğer önemli bir husus raporlama mekanizmasının fiili durumu üst yöneticilere zamanında ve doğru olarak yansıtacak raporlama mekanizmasının kurulmasıdır. Bu anlamada kontrol edilmiş güvenilir bilgilerle çalışmak doğru kararların zamanında alınması için kritik önem taşır.

Sistem yöneticilerinin veri kalitesini sürekli iyileştirme ve geliştirmeye yönelik çalışmaların yapması ve bunun üst yönetim tarafından talep ve takip edilmesi önerilecek diğer hususlardır.

6- Yolsuzlukla Mücadele Sistemi

Özellikle büyük ölçekli firmalarda bankacılık veya Telekom sektöründe dâhili yolsuzluklardan ziyade dış kaynaklı yolsuzluk teşebbüsleri ile daha çok karşılaşılır. Yolsuzlukla mücadele bir bilinç ve sistematik yaklaşım işidir. Bu farkında lığın tepe yönetimden ilgili personele kadar sağlanması mücadeleyi etkiler.

Bu alanda teknoloji ve sistem tabanlı çözümlerde geliştirilmiştir. Telekom sektöründe müşteri davranışlarını esas alan riskli müşteriyi tespit etmeye yönelik "Yolsuzluk Yönetim Sistemi ve Gelir Güvencesi Sistemleri"  örnek gösterilebilir. Buna benzer sistemlerin kurulması ve etkin olarak işletilmesi alacak yönteminde etkinliği doğrudan etkileyecek sistematik yaklaşımlardır.

7-   Kurumsal Hafızanın Oluşturulması ve Etkin İşletilmesi

Özellikle bazı sektörlerde şirketlerin milyonları bulan müşterileri vardır. Bu müşterilerin yükümlülüklerini yerine getirmeyip tekrar hizmet alma başvurusunda bulunurlar. Özellikle alacaklısı olunan müşterilere ilişkin bir bilgi sistemine ihtiyaç vardır. Bu sistem sayesinde müşteri tekrar şirkete başvurduğunda ve hizmet almak istediğinde geçmişteki borçlarına ilişkin bilgilerin görülebilmesi gerekir. Bir nevi kara liste uygulaması olarak adlandırılan bu sistem sayesinde riskli müşterileri tespit ve alacakların etkin tahsil edileme imkânı artar.

8- Bilişim Sistemlerinin Süreci Destekleyecek Şekilde Yapılandırılması

Bilişim çağı olarak adlandırılan günümüz dünyasında süreçler bilişim sitemleri tarafından desteklendikçe etkin yönetimden bahsedilebilmektedir. Müşteri bilgi sistemi, tahakkuk, tahsil, hukuki takip ve muhasebe sistemlerinin süreci ektin olarak desteklemeleri yeterli olamaz. Bunların entegre olarak ta çalıştırılması gereklidir.  Bu anlamda dünyada geliştirilen teknolojik çözümleri seçerken bunların birbirlerini de desteklemesine önem verilmelidir.

9- Muhasebe Sisteminin Müşteri Esasına Dayalı Olarak İşletilmesi

Ana hesaplarda müşterilerin bilgilerinin alt hesap olarak açılıp talip edilmesinin sağlanması müşteri performansı ve alacak takibinde önemli avantajlar sağlar.

10- Birimler Arasındaki Koordinasyonun Sağlanması ve Uyumlu Hedeflerin Belirlenmesi

Finans biriminin başkanlığında pazarlama, müşteri ilişkileri, hukuk ve bilgi teknolojilerine ait birimlerin biri birleri ile koordineli çalışmaya başlaması, alacak yönetimi, şüpheli alacak yönetimi, fraud gibi alanlarda üst yönetimin izleyeceği göstergelerin belirlenmesi yerinde olacaktır. Yine üst yönetimin belirleyeceği performans kriterleri arasındaki uyumun gözetilmesi uygulamada birliğin sağlanması açısından önemlidir.

11- Denetim

Denetimde güçlü yapıların oluşturulması ve araçların kullanılması alacak yönetimi içinde değeri milyonlarca dolar ile ifade edilen geri dönüşler sağlayabilir. Yapılan işlemlerin bağımsız bir göz tarafından incelenmesi gereklidir. Süreç esasına dayalı olan denetim çalışmaları süreçlerde yaşanan kontrol zafiyetlerin nedenleri ile ortaya çıkartır. Bu çalışmaların örneklem yöntemiyle değil mümkünse tüm veriler üzerinde yapılması yaşanan risklerin matematiksel büyüklüğünü ortaya çıkartır.   Bunu süreklilik arz eden bir alt yapı kurularak desteklenmesi sürekli denetim mekanizması ile olur. Bunun yapılandırılması riskli alanların tespitini ve denetlenmiş güvenilir verilerin üst yönetime raporlanmasını sağlar. Bu da alacak yönetimi konusunda karar alma mekanizmasının etkin kullanımına katkıda bulunmak demektir.

12- Alacak Yönetim Sürecini Destekleyen Organizasyon Yapısının Kurulması

Şirketlerde tahakkuk ve tahsil süreçlerini etkin yöneten servislerin yapılandırılması ve çalıştırılması önemlidir. Bu birimlerce müşterilerin iyi izlenmesi, ödemesi gecikenlerin uyarılması, borçlulara vadeden önce hatırlatma yapılması, performansı düşük müşterilerin kredi limitlerinin azaltılması, müşteriye erişim kanallarının arttırılması ve erişimin sağlanması, beklenen faaliyetler arasındadır.

13- Olağanüstü Dönemlere İlişkin Hazırlık Yapılması

Şirket dışında gerçekleşen olumsuzlukları önlenemeyebilir. Ancak bunun etkilerinin azaltılması bu tür dönemlere karşı şirketin nasıl hazırlık yaptığı ile ilgilidir. Bu anlamda tahsil ve kredi politikasının gözden geçirilmesi, belirli müşterilerin özel olarak ödeme davranışının incelenmesi ve B planının hazır olması harici faktörlerin etkisi azaltacaktır.

14- Hukuki Takip Sistemi

Kurum içi ve dışında alacaklara tahsil ile görevlendirilen avukat veya hukuk bürolarının performans kriterlerinin belirlenmesi ve bunların izlenmesi alacalarda etkinliği arttıran bir başka unsurdur. Hukuki takip masrafları da önemli miktarlara ulaşmaktadır. Maliyet yönetimi açısından da bunun değerlendirilmesi ve hukuka intikal etmeyip idari takip mekanizmalarının işletilip işletilemeyeceğine karar verilemesi de dikkatle değerlendirilmesi gereken hususlardır.

Sonuç olarak şirket dışı ekonomik faktörler alacakların tahsilini olumsuz etkileyebilir.  Ancak   şirketlerin, etkin bir alacak yönetim süreci kurup işletememesi, alacağı arttıran sorunların tespit edilip çözüm üretmemesi de tahsil edilemeyen alacağın artmasında önemli bir rol oynar. Gelir elde etmek kadar, alacağı tahsil edip zarara dönüşmesini önlemek önlemlidir. Dış faktörlerden gelen olumsuzlukları şirketler önleyemeyebilir. Ancak alacak sürecini etkin bir şekilde yapılandırmak ve etkin olarak işletmek şirket yönetiminin sorumluluk ve insiyatifindedir.