Dernek ve vakıflarda yıllık beyannameler ve önem arz eden hususlar

Vahap BALKAYA / GLOBAL Uluslararası Bağımsız Revizyon ve Denetim A.Ş Yönetim Kurulu Başkanı

Türkiye de sınırları içinde bulunan tüm kurumlar beyannamelerini yılın belirli zaman dilimlerinde yasa koyucu tarafından belirtilen sürelerde bağlı oldukları kurumlara vermek zorundadırlar. Dernekler ve vakıflar da, yıl sonu itibariyle faaliyetlerini, gelir ve gider işlemlerinin sonuçlarını düzenleyecekleri beyanname ile dernekler nisan ayı sonuna kadar vakıflar ise yılın ilk altı ayı içinde bağlı oldukları kuruma vermekle yükümlüdürler.

Dernekler beyannamelerini Dernekler dairesi başkanlığına bağlı dernekler il müdürlüğüne her yılın nisan ayının 30'una kadar vermek zorundadırlar.  Vakıflar ise yılık ilk altı ayının sonuna kadar baglı olukları bölgenin vakıflar bölge müdürlüğüne vermek durumundadırlar.

Vakıflarda beyanname verilirken;

Vakıf yöneticileri, Vakıflar Yönetmeliği Ek-2'deki beyannameyi eksiksiz doldurup her takvim yılının ilk altı ayı içerisinde bölge müdürlüğüne vermek ve elektronik ortamda göndermek zorundadırlar.

Yeni vakıflar; şubelerinin muhasebe hesap planının vakıf merkezinin hesap planına uygun olmasını, yıl içindeki gelir ve giderlerini, yeni yıla devredecek makbuz bilgilerini ve mevcut paralarını gösteren yılsonu hesap durumlarını her yıl vakıf merkezine gönderilmesini, yıl sonunda şubenin mali tabloları ile vakıf merkezinin mali tablolarının konsolide edilmesini sağlarlar. Beyannameye ek olarak denetin kurulu raporunun da vakıflara belirtilen süre içinde verilmesi gerekmektedir.

Vakıflar; yurtdışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan alacakları nakdi bağış ve yardımlar ile yurtdışındaki benzer amaçlı vakıf ve derneklere yapacakları nakdi bağış ve yardımları banka aracılığı ile yaparak bir ay içerisinde bölge müdürlüğüne bildirirler.

Yurtdışından bağış ve yardım alan vakıflar, Vakıflar Yönetmeliği Ek-3'teki formu, yurtdışına bağış ve yardım yapan vakıflar ise Vakıflar Yönetmeliği Ek-4'deki formu iki nüsha olarak doldurup bir ay içerisinde ilgili bölge müdürlüğüne verirler. Bildirim formuna yetkili organın karar örneği, varsa bu konuda düzenlenen protokol, sözleşme ve benzeri belgelerin örnekleri de eklenir.  Bildirimin bölge müdürlüğü tarafından onaylı bir örneği ilgili bankaya verilmek üzere başvuru sahibine verilir.

Alınan bildirim ve eklerin birer adedi bölge müdürlüğünce Genel Müdürlüğe gönderilir.

Derneklerde beyanname verilirken;

5253 sayılı Dernekler Kanunu'nun 19. maddesi ve dernekler yönetmeliğinin 83 ve 84'üncü maddesi uyarınca her yılın Nisan ayı sonuna kadar dernek ve birliklerin yönetim kurulu başkanları (dernekler yönetmeliği ek 21 de gösterilen şekli ile) tarafından doldurularak derneğin bulunduğu yer deki dernekler il müdürlüğünden önceden alınması zorunlu olan "e" dernekler şifresi ile dernekler, www.dernekler.gov.tr elektronik ileti adresinden göndereceklerdir. Dernek beyannamesinin kamuya yararlı dernekler için elektronik ortamda verilme zorunluluğu olduğu halde diğer dernekler için ise bu zorunluluk olmayıp, tavsiye niteliğindedir. İl merkezlerinde ve Büyükşehir Belediyesi sınırları içinde kalan ilçelerde bulunan dernekler beyannamelerini bir adet, diğer ilçe merkezlerinde bulunanlar ise iki adet olarak, ayrıca kâğıt ortamına dökülmüş şekli ile vermeleri gerekmektedir. Şube olan dernekler, mülki idare amirliğine verecekleri beyannamelerin birer örneğini bağlı bulundukları derneğin genel merkezine de vermekle yükümlüdürler.

İlçelerde verilen yıllık beyannamelerin bir adedi alıkonularak, diğer sureti il dernekler müdürlüğüne iadeli taahhütlü olarak gönderilir. Derneklerin, beyannamenin bir suretini de dosyalarında saklamaları gerekmektedir. Derneklerin ayrıca bilânçolarını, gelir tablolarını veya işletme hesabı hülasalarını dernekler il müdürlüklerine vermelerine gerek yoktur. Şube olan dernekler ise bilanço, gelir tablosu veya işletme hesabı hülasalarını dernek genel merkezlerine bilgi olarak göndermelerini tavsiye ediyoruz.

Birlik şeklinde teşkilatlanmış dernekler de yukarıda sayılan hükümlere aynen uymakla yükümlüdürler. STK'lar, dernek beyannamesini dernekler il müdürlüklerine vermeden önce yönetim kurulu tarafından beyannamedeki bilgilerin doğru olduğunu onaylayan karar almaları ve bu karar tarih ve sayısını da beyannamenin -Bölüm : X- son kısmına yazmaları gerekmektedir.

Önemli uyarı; Dernekler www.dernekler.gov.tr adresinden gönderecekleri dernek beyannamesinin bir adet bilgisayar çıktısı dernekler il müdürlüğüne ayrıca elden verirlerken bir nüshalarını da kurumda saklamalarını öneriyoruz.

Şubelerde;

Şubelerde ise kamuya yararlı olan derneklerde bu statünün tutup tutmadığına dikkat edilmeli ve oranlar şube bazında hesaplanmalıdır. Aksi takdirde yapılacak oransal hatalardan dolayı kamuya yararlı olma statüsünün kayıp edilmesi söz konusu olabilir.

Yılsonu itibarı ile stoklar

Stok devir hızı oranı hesaplanması;

Stok devir hızı oranı =satışların maliyeti veya satılan ticari malların maliyeti / ortalama stok. Formülü ile hesaplanır.

Ortalama stokta kalma süresinin hesaplanması

Ortalama stokta kalma süresi=360 gün / stok devir hızı oranı. Formülü ile hesaplanır. Bu formüller ile dernek stoklarına bulunan ayni malların ne kadar bir süre içinde dağıtıldığını ve mağdur ailelere ne kadar dönem süreler içinde hizmet verdiğini gösterir. Bu oranların genel olarak mağdur ailelerin tespit ünitesinin de çalışma performansını gösterir. Stok devir hızının düşük olması stok yönetiminin kötü olduğunu ortaya koyar. Stok politikasının kötü yönetmek demek, ayni malların çürümesi ve derneğin asıl gayesi ile iştigal etmemesi demektir. Bu durumda da dernek/vakıf yönetimi harekete geçmeli ve sorumlular hakkında gereken soruşturmayı açmalıdır.

Cari hesaplarda

Cari hesapların yazılı olarak mutabakatları yapılmalı ve fiktif hesaplara kesinlikle mahal verilmeyecek şekilde sonuçlar netleştirilmelidir. .

I- Beyanname verilmemesinin cezası

Yasada belirtilen süre içinde (30.04.2010) tarihine kadar beyannamelerini vermeyen dernekler, Dernekler kanununun 32.maddesinin (L) bendine göre idari para cezası ile ;500.-YTL beyannameleri bilerek gerçeğe aykırı olarak verenler, dernekler kanununun 32.maddesinin (J) bendine göre ağır para cezasıyla (10.000.-YTL'ye kadar ) cezalandırılır. 100 gün/adli para cezasından az olmamak üzere (adli para cezaları 20.-YTL ile 100.-YTL arasında hâkimin vereceği karara göre değişmektedir. 08.02.2008 tarih ve 26781 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 5728 sayılı kanunla değişik şekli ile ) mahkemelerce tespit edilir. Not: bu tutarlar 2010 yılı için yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanır. Dernekler beyannamesini bilerek gerçeğe aykırı olarak verenler 3.000 YTL' ye kadar ağır para cezası ile cezalandırılır.

II- Beyannamede hata olması veya yanlış verilmesi

Beyannameler dernekler il müdürlüklerince veya İçişleri Bakanlığı'nca incelenir. Beyannamelerde eksiklik veya yanlışlıklar görülmesi halinde ek bilgi ve belgelerin tamamlatılması istenir. Beyannamelerde istenen ek bilgi ve belgelerin verilmemesi, eksik verilmesi veya verilen sürede tamamlanmaması hallerinde ilgili dernekler denetime tabi tutulabilirler.

III- Beyannamenin incelemesi ve sonuçları

Beyannamelerin dernekler il müdürlüğünce incelenmesi esnasında suç oluşturan hususların tespit edilmesi halinde, (örneğin yurt dışından alınan nakdi yardımların bankadan, ayni yardımların ise gümrüklerden çekilmeden önce dernekler il müdürlüğüne bildirilmemesi hali) ilgili mülki idare amirliğince durum cumhuriyet savcılığına bildirilir. Beyannameler ile ilgili olarak haklarında adli ve idari işlem yapılan dernekler ilgili Bakanlığa da bildirilir.

IV- Beyannamelerden çıkarılan istatistiksel bilgiler

Devlet AB üyelik aşamasında STK'lara ayrı bir önem ve düzenlemeler getirmeye devam ediyor. Ancak devlet de STK'ların ve verecekleri beyannamelerden bazı istatistikî bilgiler elde edip bu verileri AB görüşmelerinde ve diğer dış ülkeler ile yapılan değerlendirmelerde veri olarak kullanmaktadır. Bu veriler;

Tüm Türkiye de STK sayısının tespiti, STK faaliyetlerinde yardım hacmi ayni-nakdi, STK'ların yurt dışına yapmış oldukları ayni ve nakdi yardım tutarları, STK'ların yurt dışından almış oldukları ayni ve nakdi yardım tutarları, STK'ların hangi ülkeye yardım ettikleri ve hangi ülkeden dış yardım aldıkları, bu yardımı hangi amaçlarında kullandıkları, Toplam nüfusun % kaçının hangi çeşit STK'lara üye olduğu, STK faaliyetleri ve sınıflandırılması, STK'ların hangi ilde ne kadar ve hangi tür de bulunduğu, STK ların yurt içi ve yurt dışında şube/temsilcilik şeklinde faaliyet sayısı, STK'lardan federasyona üye olmaları, STK' lardan kamuya yararlı dernek statüsü alanların sayısı, STK'ların kamu yükünü ne ölçüde azalttıkları, Mali bilançolardan çıkacak diğer istatistiki mali bilgiler, STK üyelerinin karakteristik özellikler, istihbarata dayanan bilgiler alınmaktadır.

V-STK' ların uluslararası faaliyet ve ilişkilerinde bağımsız denetimin rolü

STK'lar uluslararası olmaları ve uluslararası statü kazanmaları ve birleşmiş milletlere akredite olabilmeleri için yıllık hesaplarını mutlaka Bağımsız denetimden geçirmeleri gerekmektedir. Bağımsız denetim bu gün artık uluslararasında güvenirliğin belgesi hükmüne geçmiştir. Hesaplarının şeffaf olduğunu ilan ve beyan eden her kurumun bağımsız denetimden geçmiş olan hesaplarını her an hazır bulundurmaları ve istenilen uluslararası kurum veya enjyo örgütlerine vermeleri gerekmektedir. Uluslar arası üyeliği olmayan bağımsız denetim kuruluşlarının raporları uluslararası piyasalarda, uluslararası kurum ve kuruluşlarda kabul edilmemektedir. Hesaplarını Bağımsız denetimden geçirmiş bir STK'nın tüm hesaplarının da yasal ölçüler içinde olduğu ve devletçe incelenmeyeceği anlamına gelmemektedir. Bağımsız denetim kuruluşuna verilen, belgeye dayanan bilgilerin doğruluğundan ilgili STK'lar sorumludur.