e-Defter işleyişine ilişkin pratik bir öneri

Son yıllarda veri paylaşımı konusunda popülerliği artan XBRL (eXtensible Business Reporting Language) uygulamasının ülkemizde de kamu kurumları tarafından çeşitli konularda kullanılmaya başlanması neticesinde kâğıt üzerinde gerçekleştirilen bazı işlemlerin elektronik ortama alınması mümkün hale gelmiştir. Bu doğrultuda hız kazanmış olan e-Devlet uygulamalarının bir sonucu olarak 01.01.2015 tarihinden itibaren elektronik defter uygulamasına geçmiş bulunmaktayız. Şu anda e-Defter uygulaması kapsamında elektronik ortamda tutulması gereken yasal defterler yevmiye defteri ve defteri kebirdir. Diğer yasal defterler yine kâğıt ortamında tutulmaya devam edilecektir. Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta, Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre tutulması zorunlu olup, tasdik ettirilmesi zorunluluğu olmayan defteri kebire (büyük deftere) tasdik zorunluluğu getirilmiş olmasıdır. Ancak yine e-Defter düzenlemesi ile kapsama giren defterler için tasdik yöntemi değiştirilmiş, noter tasdikinin yerini, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) imzası almıştır. 

e-Defter uygulamasında, GİB’in belirlediği teknik çerçeve dahilinde iki tür elektronik dosya üretilmektedir. Birincisi, bir aya ait yevmiye ve kebir ayrı ayrı olmak üzere, elektronik defter dosyasıdır ve bu dosya, ilgili ayın muhasebe kayıtlarını içermektedir. İkincisi ise, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin anahtar bilgileri içeren berat dosyasıdır. 

Kullanıcılar kendi geliştirdikleri yazılımları GİB onayı alarak kullanabilecekleri gibi, GİB onayı almış hazır yazılımları satın alarak da e-Defter sürecini işletebilmektedirler.

Uygulama 

Uygulamaya hızlıca göz atacak olursak, öncelikle ilgili aya ait muhasebe işlemleri elektronik defter dosyaları haline dönüştürülür. Burada genel muhasebe esaslarına uygun olarak önce yevmiye defteri, ardından ise defteri kebir oluşturulur. Bu iki defterin içerdiği kayıtlar muhasebe esasları gereği aynı olmak zorundadır. Oluşturulan bu elektronik defter dosyaları, tüzel kişiler tarafından mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. İmza aşamasında defterler GİB tarafından belirlenmiş kontrollere tabi tutulur. 

Ardından bu defterlere ait berat dosyalarının oluşturulması gerekir. Yevmiye defteri için ayrı, büyük defter için ayrı berat oluşturulması gerekmektedir. Oluşturulan bu berat dosyaları da defterlerle aynı şekilde imzalanır ve GİB’e gönderilmeye hazır hale gelir. 

2 Sıra no.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre GİB’e bir aya ait beratların yüklenme süresi, ilgili ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadardır. Hesap döneminin son ayına ait beratlar kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayın son gününe kadar gönderilebilmektedir. Yani her ayın muhasebe kayıtlarına ilişkin e-Defter ve berat dosyaları, takip eden üçüncü ayın sonuna kadar oluşturulup imzalanmalı ve imzalı berat dosyaları GİB’e yüklenmelidir. Hesap dönemi sonu olan Aralık ayına ilişkin beratların ise Mart yerine Nisan ayı sonuna kadar GİB’e yüklenmesi gerekmektedir. Bu şekilde hazırlanan e-defter beratları GİB’e iki yöntemle gönderilebilir: 

1) GİB e-Defter uygulaması 

Bu uygulama, e-deftere kayıtlı olan kullanıcıların beratlarını göndermek için kullandıkları internet bazlı bir platformdur. Bu platforma, tüzel kişiler tarafından mali mühür ile gerçek kişiler tarafından elektronik imza veya mali mühürle giriş yapılmaktadır. Giriş yapıldıktan sonra ilgili aya ait imzalı/mühürlü berat dosyaları GİB uygulamasına yüklenir. Yüklenen beratlar GİB tarafından imzalanır ve ardından kullanıcı GİB imzası da eklenmiş beratları indirerek ilgili ayın elektronik defterleri ile birlikte elektronik ortamda muhafaza eder. 

2) Web service 

Web servis, kullanıcıların GİB uygulamasına doğrudan uyumlu yazılım programı üzerinden beratlarını iletebildiği bir yöntemdir. Uyumlu yazılım onayı almış tüm firmaların web servis kullanma hakkı bulunmaktadır. Kullanıcılar kendi geliştirdikleri yazılımlara da bu desteği alabilmektedir. Bu yöntemde de yine GİB imzalı berat dosyalarının indirilerek ilgili ayın elektronik defterleri ile birlikte muhafazası gerekmektedir.

Üç aylık ve zaman damgası

2016’dan başlamak üzere her yılın nisan ayında, hem yeni yılın Ocak ayına, hem de önceki yılın Aralık ayına e-Defter beratlarının yüklenmesi gerekecektir. Bu durumun kullanıcılar tarafından atlanmaması gerekmektedir. Zira yüklemelerin çakışması teknik sorunları da beraberinde getirebilecektir. 

■ Uygulamada nisan ayında olduğu gibi çakışmaları önlemek ve/veya her ay e-Defter hazırlamanın prosedürünü azalmak ve işgücü tasarrufu sağlamak amacıyla e-Defter hazırlama periyodunun (kullanıcıların tercihine bırakılarak) aylık yerine üç aylık hale getirilmesinin, yani isteyen kullanıcılar için her ay için değil, her üç aylık dönem için bir adet yevmiye ve bir adet kebir üretilmesinin ve bu defterlere ait beratların yükleme süresinin ilgili üç aylık döneme ait geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ay sonuna kadar berat tanımlanmasının yerinde bir uygulama olacağı tarafımızca düşünülmektedir. Bu yönde yapılacak bir yasal düzenleme uygulayıcıların iş yükünü azaltacağı gibi, işleyişi de pratikleştirecektir. 

■ İkinci olarak, uygulamada bir diğer önemli husus ise zaman damgasıdır. Kullanıcıdan ya da GİB’den kaynaklanan teknik sorunlar nedeniyle beratların vaktinde yüklenememesi durumunda, yasal sürelerde berat oluşturulduğunun anlaşılması açısından zaman damgası bir ispat aracı olarak kullanılabilecektir. Defterlerin zaman damgalı olması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak, değinilen ispat kolaylığı açısından berat dosyalarının zaman damgası içermesinin zorunlu hale getirilmesinin yerinde bir uygulama olacağını değerlendirmekteyiz.