e-Fatura kullanıcıları, e-Arşiv uygulaması için hazır mısınız?

Öncelikle e-Arşiv uygulaması hakkında bilgi vererek konuya giriş yapalım. 30 Aralık 2013 gün ve 28867 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 433 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile e-Arşiv Fatura uygulaması düzenlenmiştir. Gerek e-Fatura gerekse de e-Arşiv Fatura yeni bir belge türü olmayıp VUK hükümlerine tabii kâğıt fatura ile aynı yükümlülüklere sahiptir. 

e-Arşiv Fatura, VUK. hükümlerince kâğıt ortamda düzenlenmek, muhafaza ve ibraz zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve 2.nüshasının da elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini sağlayan uygulama şeklidir. e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanmanın temel şartı e-Fatura kullanıcısı olmaktır. 

Söz konusu uygulama, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılında 5 milyon (Beşmilyon) TL ve üzerinde brüt satış hasılatı olan mükellefler için 01 Ocak 2016 tarihinden itibaren zorunludur. e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olan fakat e-Arşiv Fatura uygulaması zorunluluğu bulunmayan mükellefler istemeleri halinde uygulamadan faydalanabileceklerdir. 

e-Arşiv faturalarda e-Fatura'da olduğu gibi Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi yer alacak ve ambleminin altında “E-ARŞİV FATURA” ibaresi bulunacaktır. Elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında “E-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir” ifadesi yazacaktır. e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturada düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanı saat ve dakika olarak gösterilecektir. e-Arşiv Fatura'nın diğer düzenlemeye ilişkin şartları e-Fatura (seri-sıra numarası vs.) ile aynıdır. Elektronik ortamda iletilen e-Arşiv Fatura'yı müşteri kâğıt ortamda baskı yapıp kullanabilecektir. Elektronik ortamda gönderilemeyen veya müşteri tarafından kâğıt ortamda basılı olmasını talep edilmesi halinde söz konusu faturalar mükellefin kendileri tarafından baskı yapılabileceği gibi anlaşmalı matbaa veya özel entegratör tarafından da baskı işlemi yapılabilecektir. 

e-Arşiv Fatura uygulaması için 2.tercih hakkımız bulunmaktadır. Bunlardan 1.özel entegrasyon yöntemi, 2.bilgi işlem sistemi entegrasyonu yöntemidir. Özel entegrasyon yöntemini tercih eden mükelleflerin başkanlık tarafından izin verilmiş özel entegratör firmalara mali mühür sertifikası ile başvuruda bulunmaları yeterlidir, ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmalarına gerek yoktur. E-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılması talep edebilmektedirler. Kendi bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşuluyla E-Arşiv Fatura uygulamasını doğrudan kendilerinin faydalanabilecekleri bir yöntemdir. Fakat bu yöntemden faydalanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuru yapmak ve sonrasında da gerekli testleri geçmek zorunluluğu bulunmaktadır. 

e-Arşiv Fatura uygulaması kapsama dâhil olmayan e-Fatura kullanıcıları için şuanda ihtiyaridir. Fakat ilerleyen zamanlarda zorunlu hale geleceğini düşünmekteyiz. Uygulama ile aslında e-Fatura kullanıcıları çok büyük avantajlar yakalayacaklardır, nedir bunlar diye sorarsanız; kâğıt fatura düzenlemekten ve muhafaza etmekten kurtulacaklardır. Birçok mükellefin ve mali müşavirin en büyük sorunu haline gelen faturalarının geç ulaşması veya kaybolması riski tamamen ortadan kalkacaktır. Son olarak uygulama ile kâğıt fatura basım ve dağıtım maliyetleri de ortadan kalkacağı gibi satış faturalarının arşivleme saklama yükümlülüğü de son bulacaktır. 

Sonuç olarak mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan 2014 yılında brüt 5 milyon (Beşmilyon) TL ve üzeri ciroyu aşan e-Fatura kullanıcıları için söz konusu uygulama 01 Ocak 2016 tarihinden itibaren zorunludur. 454 sıra no.lu V.U.K. genel tebliği ile e-Fatura kapsamı 2014 ve sonraki yıllarda brüt satış hasılatı 10 milyon (Onmilyon) TL olan/olacak mükellefleri kapsayacak şekilde daraltılmıştır. e-Arşiv Fatura uygulamasının avantajlarını da göz önünde bulundurduğumuz zaman e-Fatura kapsamındaki mükelleflerin uygulamaya gönüllü olarak geçmelerinin yararlı olacağını düşünmekteyiz. Gerek dünya gerekse de ülkemizdeki elektronik uygulamaları göz önünde bulundurduğumuzda yakın bir zamanda e-Fatura/e-Defter/e-Tebliğ kapsamında olan mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasına geçirileceklerini tahmin etmek kehanetten ziyade görünen bir gerçek olmaktadır. Bu sebepten dolayı da e-Arşiv Fatura uygulamasına hazırlıklı olmanızı tavsiye eder, iyi çalışmalar dileriz.