Fırtınalı zamanlarda geleneksel hiyerarşiler aleyhinize çalışabilir

16 Ocak 2016 tarihli DÜNYA'da yayımlanan “Riskli Sularda Çok Açılmayın Boğulursunuz” başlıklı yazımda, Türkiye’de iş yapma ortamının jeopolitik riskler ve yönetim riskleri nedeniyle her zaman tedbirli yaklaşımlar gerektirdiğini ve iş yaparken bu risklerin dikkate alınması gerektiğini vurgulamaya çalışmıştım. O yazımı gazeteye gönderdikten sonra Sultanahmet Meydanı'nda bomba patladı, son olarak sınırlarımız yine ihlal edildi. Dünyanın yeni bir denge, üretim ilişkilerinin yeni paradigmalar arayışında olduğu içinden geçtiğimiz dönemde öyle görülüyor ki, siyasi konjonktür ve uluslararası ilişkiler ülkemizi etkilemeye devam edecek. Şirketlerimizi çevreleyen ortam bu olunca şirket sahipleri ve üst düzey yöneticilerinin iç ve dış piyasaları her zaman olduğundan daha yakın izlemeleri gerekiyor.

İzleme yöntemlerinden bir tanesi bankacıların önem verdiği piyasa istihbaratı. Türkiye gibi beyan edilen bilgilerin doğruluğunun tartışmalı ve kayıt dışı işlemlerin yüksek olduğu bir ülkede piyasa istihbaratı her zaman önereceğim yöntemdir. Bu dönemde işletmelerimiz mal aldıkları, sattıkları piyasa ve müşterilerini çok daha yakından izlemek durumundadırlar. İkinci husus ise özellikle orta ve üzeri büyüklükte, dikey hiyerarşiye sahip firmaları ilgilendiriyor. Yönetimin en önemli fonksiyonu karar vermektir. Karar verme sürecinin kriz dönemlerinde hızlı ve sağlıklı çalışması gerekir. Ancak hızlı karar verilmesi gereken durumlarda geleneksel hiyerarşik sistemler ve iş süreçleri, artan kargaşa ve hızlı değişim ihtiyacına cevap vermekte ağır kalıyorlar. Bu yapılar asgari düzeyde bürokratik olduklarında bile, yapıları gereği riskten kaçınıyorlar. Yöneticiler üstlerine danışmadan inisiyatif almak istemiyor. Ben bir müşterimizin kötü durumda olduğunu önce şefime, sonra müdüre sonra genel müdür yardımcısına, sonra genel müdüre, birde patron şirketi ise yönetim kurulu başkanına ulaşıncaya kadar iş işten geçmiş olabilir. Örgütlerimizin çoğunda geleneksel hiyerarşik organizasyon yapısı var. Bu yapının bürokratik özelliklerine ilaveten, güç ve statüye önem veren iş kültürümüzün de kişiler arası açık ilişki kurulması ve bilgi paylaşılmasının önünde önemli bir engel olduğunu hesaba katarsak, hızlı karar verilmesi gereken durumlarda bu yapıların dezavantajını daha iyi anlarız. Ayrıca, birde işletmenizde motivasyonel faktörler nedeniyle çalışanlarınızın yeterince bağlı ve katılımcı olmadıklarını tespit ettiyseniz, yapısal olarak ciddi bir iletişim ve bilgi paylaşım zafiyetinden bahsedebiliriz. Görüldüğü üzere örgüt yapılarımızın ani gelişen durumlarla baş edebilmek için çok hızlı çalışması gerekiyor. Böyle durumlarda kademeli organizasyon yapısı karar verme süreçlerinde gecikmeye yol açıyor. Benim önerim şirket yapılarınızı gözden geçirerek kriz dönemlerinde daha çabuk bilgi akışının sağlanacağı ve karar alınacağı esnek bir yapı kurmak. Yönetim kurulu başkanınızın yurt dışı fuar gezisinden dönmesini beklerseniz çok geç kalabilirsiniz. Burada tecrübeli ve güvenilir çalışanlarının yetkilerini artırıp ilave inisiyatif kullanmalarını sağlamaktan, acil durumlarda daha hızlı ve esnek çalışacak bir örgüt yapısını mevcut yapının içine monte etmeye kadar bir sürü yöntem var. Önemli olan, bilginin ve gelişmelerin şirketin en uç çalışanından en üst noktasına çok daha hızlı aktarılması. Ben yeni durumu anlatmak için ahtapotu metafor olarak kullanıyorum. Akademik kaynaklarda bu yapılar şebeke/ağ organizasyon olarak ta adlandırılıyor. Aynı bir ahtapotun yapısı gibi, kollar doğrudan kafaya yani beyne bağlı. Kollardaki duyargaçlardan beyne mümkün olduğunca hızlı bilgi gönderiliyor. Hiyerarşi yok! Eğer bir mal veya hizmet üretiyorsanız sizin duyargaçlarınız en uçtaki satış, pazarlama ve dağıtım kadrolarınızdır. Bunlar sürekli piyasanın içinde oldukları için çok hızlı bir şekilde bilgiyi şirketin karar verme organlarına ulaştırabilirler. 

Denizin durgun olduğu günlerde geleneksel hiyerarşik yapılar işlevini görüyordu. Ancak fırtınalı dönemlerde daha hızlı karar verilmesini sağlayacak yapılara ihtiyaç var. Benim tavsiyem böyle zamanlarda politik nedenlerle statükosunu korumaya programlı geleneksel hiyerarşik yapılara güvenmeyip şirketinize uygun daha hızlı reaksiyon gösterecek alternatif mekanizmalar geliştirmeniz. 21.yüzyıldaki gelişmeler ve yeni yapı ihtiyaçları geleneksel hiyerarşik örgüt yapısını tartışmaya açtı. Hızlı davranıp evrimleşenler türünün sürdürülebilirliğine katkı sağlayacaklar, geride kalanlar ise fazlasıyla zorluk çekecekler.