Kontrolü elden bırakmayın!

İşletme disiplininde yönetimin 5 fonksiyonundan biri olmakla birlikte pratikte en çok ihmal edilenlerden biri de kontrol fonksiyonudur. Bu durum kontrolün öneminin bilinmemesinden kaynaklandığını söylemek haksızlık olur ancak kontrolün 1-2 yönetici veya denetçi ile yapılabilen bir iş olmadığı, tüm departmanların hatta çalışanların rol alması gereği yanında, kontrol sisteminin bu alandaki uzmanlarca kurulması gerektiğinin, gerek iç denetim gerekse bağımsız denetim ile birlikte bu sistemin makul bir güvence sağlayabileceğinin yeterince bilinmemesinden kaynaklandığını söyleyebiliriz. Bu nedenledir ki ülkemizde en yaygın uygulama şeklinin patron veya yöneticilerin kişisel deneyimlerinden hareketle oluşturulan sistemlerdir ki bunun yeterli güvence veremeyeceği gibi işletmenin bir bütün olduğu göz ardı edildiğinden zaman zaman gereksiz tekrara düşülmekte çalışanların daha verimli olabilecekleri işlerde çalışmadıkları sürelerin maliyeti çoğu zaman gözden kaçırıldığı gibi kontrol ortamında kör noktalar oluşmakta bunun sonucunda da işletme faaliyetlerinin hedeflere ulaşmasına duyulan güvenin azalmasına, tehditlerin makul seviyede tutulamamasına, fırsatlardan yararlanacak yeterli bilgilerin sağlanamamasına, paydaşların şirket yönetimine olan güvenlerinin azalmasına yol açmakta, personel fazlalığı ya da yetersizliği, kaynakların israf edildiğine dair yakınmalar kronik hal almaktadır. Halbuki, bu alanda hayli deneyim kazanmış ve yol almış ülke ve kuruluşlar öncülüğünde yaşanan gelişme ve birikimlerden her boyda işletmenin yararlanması mümkündür. 

Rekabetçi ortamın bu denli arttığı dünya piyasalarında, şirketlerin hedeflerine ulaşmalarında olmazsa olmazları, örneğin; kaynaklarının verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılması, bütçe gerçekleşme verilerinin değerlendirilebilmesi, çalışanların hesap verebilirliklerinin sağlanması, mali kontrolün etkin bir şekilde kullanılarak yönetime uyarı işlevinin yerine getirilmesi için, öncelikle etkili bir iç kontrol sisteminin kurulması , bunun yanında bunların ne ölçüde başarıldığını görmek için iç denetim ve bağımsız denetimi faaliyetlerinin de sisteme eklemleyerek sağlanabileceği artık genel kabul görmüş olmakla birlikte, ülkemizde 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile bu konu yasal zorunluluk haline de gelmiş durumdadır. Örneğin 397 ve 406 . maddelerde genel kurulun denetim ve denetçiyle ilgili görev ve sorumlulukları sıralanmakta, 366. maddesinde yönetim kurulunun vazgeçilemeyeceği görevler sayılıp “yönetim kurulu, işlerin gidişini izlemek, kendisine sunulacak konularda rapor hazırlamak, kararlarını uygulatmak veya iç denetim amacıyla içlerinde yönetim kurulu üyelerinin de bulunabileceği komiteler ve komisyonlar kurabilir” denilerek yönetim kurulunun bu görevini komitelerle de yürütebileceği, 375. maddede “muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması” denilerek yönetim kurulu’nun görevleri arasında muhasebe ve finans denetimini de zikretmektedir. Aynı şekilde 378. maddede ise; 

1) Pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde, yönetim kurulu, şirketin varlığını, gelişmesini ve devamını tehlikeye düşüren sebeplerin erken teşhisi, bunun için gerekli önlemler ile çarelerin uygulanması ve riskin yönetilmesi amacıyla, uzman bir komite kurmak, sistemi çalıştırmak ve geliştirmekle yükümlüdür. Diğer şirketlerde bu komite denetçinin gerekli görüp bunu yönetim kuruluna yazılı olarak bildirmesi hâlinde derhâl kurulur ve ilk raporunu kurulmasını izleyen bir ayın sonunda verir. 

2) Komite, yönetim kuruluna her iki ayda bir vereceği raporda durumu değerlendirir, varsa tehlikelere işaret eder, çareleri gösterir. Rapor denetçiye de yollanır” denilerek iç denetimin uyarı görevine vurgu yapmaktadır. Bunun haricinde 437. maddede ortakların hakları sıralanırken ‘bilgi alma ve inceleme hakkı’ başlığı ile denetleme raporunun hazır bulunması ve denetimin şekli gibi konularda yapılması gerekenler sıralanmaktadır. Benzer şekilde 438. maddeden 444. maddeye kadar (bu madde dahil) ortakların özel denetim hakkı konusunda ayrıntılı hükümler içermektedir. 

Böylesine önemli faydalar sağlayan aynı zamanda yukarıda anılan kanun gereği olan kontrol sisteminin oluşturulmasında bireysel tecrübe ve sezgilere dayalı bir modelle yetinmek yerine, bu alanda yetkin uzmanlardan yardım alarak, iç kontrol eksikliklerinin belirlenmesinden tutun, bağımsız denetim raporunun hazırlanmasına kadar tüm aşamalarda şirket üst yönetimi ile personelin katılımını sağlayacak dinamik bir modele geçmek özellikle rekabet gücünü arttırılması, uygun finansal kaynakların sağlanması, şirket faaliyetlerinin sürdürülebilirliğinin korunması için temel koşullarındandır. Böylece; karşılaşılabilecek risklerin tanımlanması, risklerin değerlendirilmesi ile önceliklerin ve riskin kabullenme seviyelerinin belirlenmesini amaçlayan iç kontrol ile , bunların ne ölçüde başarıldığını ve etkinliğini inceleyen iç denetim ve bunlardan da faydalanarak finansal tabloların önceden belirlenmiş standartlara göre doğruluğunu raporlayan dış denetimden oluşan bir kontrol sistemi güvencesine kavuşulmuş olacaktır. 

Sonuçta yazının başlığında “kontrolü elden bırakmayın ” derken kastedilenin bizzat elinizle yapacağınız kontrol ile sınırlı olmadığı, bu sistemin uzman kişilerce oluşturulması, gerek iç kontrol ve iç denetimlerinin gerekse bağımsız denetimin birbirini tamamlayan bir sistem olduğunu ve bu süreçte genel kurul, yönetim kurulu, üst yönetim ve personelin katılımı ile mümkün olabileceğidir.