Otellerde maliyet düşürmenin yolu
Otel yöneticileri görmekte zorlandıkları detayları işgücü yönetim sistemiyle görünür hale getirebilirler.
Görmediğinizi yönetemezsiniz. Yönetim kademelerinde ne kadar üst kademelere çıkarsanız çıkın, ne kadar büyük resimle ilgilenip detayları müdürlerinize bırakıyorsanız bırakın, işinizde başarılı olabilmeniz için üretiminize, personelinize, masraf ve gelirlerinize hakim olmanız gerekir. Bu hakimiyeti sağlayabilmeniz için muhasebe ve insan kaynakları departmanlarınıza çok iş düşer. Kimi zaman detay olarak görülen masraf kalemleri, çalışma saatleri veya izin programları işletmenin aylık giderlerine tahmin edildiğinden de çok etki etmektedir. Özellikle vardiyalı çalışmanın yaygın olduğu konaklama sektöründe detayların iyi yönetilmemesi artı maliyet anlamına gelir. Bu artı maliyetleri ortaya çıkarmanın yolu ise, tüm işgücü masraflarını içine alan bir model içinde çalışmaktan geçer.
İşgücü Yönetim Sistemleri işgücünü kapsayan tüm süreçleri içine alır. Çalışanları, departmanları, iş süreçlerini, projeleri, çalışma saatlerini, maaşları, izinleri, fazla mesaileri, makina ve araçların kaç saat çalıştırıldığını tek tek veya toplamda görmenizi sağlayan bir ayna gibidir. Yüzlerce vardiyalı çalışanı olan otellerin işgücü yönetim sistemlerine diğer şirketlerden daha çok ihtiyacı vardır.
Otele spesifik işgücü yönetim sistemi hem bilgi alma hem takip etme hem karşılaştırmalı analizler ve raporlama için gerekli tüm yazılımları içinde bulundurur. Üstelik bordrolama hizmetleri için de ayrı bir sisteme gerek duyulmaz. Self-servis sayesinde çalışanlar, izin talep edebilir ve kendi verilerini kendileri girerler. Süpervizörlere sadece girişleri sistem üzerinden kontrol etmek ve onaylamak düşer. Sisteme entegre zaman çizelgeleri sayesinde vardiyalı çalışanların mesaileri daha iyi ayarlanır, yönetim maliyet ve bütçe planlamasını daha iyi yapar.
Bu hafta Değişim Yelpazesi’nde konuğumuz Synerion İşgücü Yönetimi firmasının Uluslararası İş Geliştirme Müdürü Arik Friedman.
DY: Bir işgücü yönetim sisteminin otele uygun kılan özellikler nelerdir? Synerion spesifik olarak konaklama sektörüne nasıl uyum sağlıyor?
AF: Çoğu işletme işgücü maliyetini düşürürken hizmet kalitesinden ödün vermeyecek ve iş hacmini karşılayacak çözümler arayışındadır. Perakende sektöründe kasiyerlerin sayısını saat başına öngörülen gelire göre ayarlamak gerekir. Çağrı merkezleri öngörülen arama hacmine göre kaç çağrı merkezi temsilcisi çalıştırması gerektiğini hesaplar. Bankalar müşteri sayılarına göre çalışan sayılarını düzenler. Oteller ise, doluluk oranına ve satılan etkinlik sayısına göre ne kadar personel çalıştırması gerektiğine karar verir.
İşgücü maliyetini iş hacmine göre düzenlemek için üç temel veriye ihtiyaç vardır:
Bütçeleme, vardiya programlama ve gerçekleşen veriler. Bu verilerle öngördüğünüzü bütçeleyebilir ve gerçekleşen masraflarla karşılaştırabilirsiniz. Ayrıca, bu süreç günlük olarak yapıldığında, taşeron firmalardan temin edilen personelin ayarlanması, mevcut personelin izine gönderilmesi, yarı zamanlı personellerin saatlarinin ayarlaması gibi kısa süreli düzeltmeler yapmak ve yanlış hesaplamaları veya hataları telafi etmek daha kolay olur. Böylece, aylık bütçe gerçekleşenle örtüşür.
Amirlerin sadece hizmet odaklı olmak yerine maliyet odaklı olmaları otelin karlılığını uzun vadede arttırır. Hilton’un İnsan Kaynaklarından sorumlu Genel Müdür Yardımcısı bir keresinde bana şöyle demişti: ‘Bir departman işgücü bütçelerini aştığında o departmanın yönetiminde veya çalışanlarında bir problem var demektir.’
DY: Sizce Synerion’un müşterilerine sunduğu en önemli fayda nedir?
AF: Geçtiğimiz 30 yılda müşterilerimiz bize işletmelerini daha iyi idare etmeleri için nelere ihtiyaç duyduklarını aktardılar. Biz de üzerimize düşen görevi yaptık ve çok iyi dinleyiciler olmayı başardık. Müşterilerin aktarımlarından ortak paydalar çıkarmaya çalıştık ve otellerin çoğunun benzer sıkıntılar içinde olduğunu gördük. Hizmet kalitesine dokunmadan bütçeler dahilinde iş yapmak, çalışanların vardiyalarını herhangi bir iş kanununu çiğnemeden yürütmek, taşeron firmalarla ortaklıklarda maliyet kontrolünü tam anlamıyla sağlamak otel müşterilerimizin sıkça dile getirdiği problemleri arasında.
Amirler ve departman yöneticileri müşterilerine hizmet götürmeye odaklı günlük işleriyle yoğunlar. Bizim tasarladığımız sistem tam da bu yoğun profesyonellerin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik. Sistem, yöneticilerin çalışanlarına vardiya programlamalarına, izin ve tatil dönemlerini belirlemelerine, devamlılık ve fazla mesai zamanlarını onaylamalarına izin verirken, bazı IK verilerini (saat başı ücret, masraflar vb..) aynı platformdan görmelerini ve iş kanununa uyumlu motorlar sayesinde vardiyaları kontrol etmelerini ve gerçekleşen çalışma saatlerini hesaplamalarını sağlamakta.
Swissotel Istanbul’un İnsan Kaynaklarından sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Canan Seyhan neden Synerion sistemini kullanmaya karar verdiklerini şöyle özetliyor: ‘Vardiya programlama, devamlılık ve devamsızlık çözümlerini entegre eden bir sisteme ihtiyacımız vardı. Amacımız, bu sistemle bütçelenen maliyetlerle fiili maliyetleri karşılaştırmaktı. Piyasada özellikle konaklama sektörüne odaklanan başka bir sisteme rastlamadık. Diğer tedarikçiler otel odaklı değildi, dolayısıyla sektörün ihtiyaçlarını karşılama konusunda yeterli donanıma sahip değildiler.
Çoğu sistem yeni Türk iş kanunundaki fazla mesai denkleştirme sistemiyle uyumlu değil. Fazla mesai denkleştirme elle hesaplandığında oldukça uzun zaman almakta. Ayrıca, hata yapılmaya müsait bir alan.
Diğer tedarikçilerin çözümleri bizim IK ve bordro sistemlerimizle konuşan bireysel çözümler sunmamakta. Çoğu tedarikçi kısıtlı bir vardiya ve devamlılık fonksiyonu sağlıyor, buna rağmen, bizim halihazırda kullandığımız IK ve bordro sistemlerini kendi sistemleriyle değiştirmeyi zorunlu kılıyor. Kendi içimizde ihtiyaçlarımıza özel bir çözüm geliştirmek bizim için bir alternatif değildi çünkü böyle bir sistemi oluşturmak çok fazla zaman ve kaynak harcaması anlamına geliyordu.’
Sistem Swissotel’de kullanılmaya başlandığında, İnsan Kaynakları departmanının ilgili departmanlar ve bordro sistemiyle uyum içinde çalışması hedefleniyor. Vardiyalar, devamlılık-devamsızlık ve fazla mesai alanlarında etkin ve otomatik kontrol sağlanacak. Böylece, çalışanların maliyetini önceden bilmek ve ona göre vardiyaları programlamak ve denkleştirme sistemini otomatik olarak kontrol etmek mümkün olacak.
DY: Synerion otellerin genel IK stratejisine nasıl katkıda bulunuyor?
AF: Geçtiğimiz yıllarda bordrolama departmanların birbirlerine paslamaya çalıştıkları istenmeyen bir fonksiyon halini aldı. Muhasebe departmanı bordrolamayı insan kaynaklarının bir fonksiyonu olarak görürken, çoğu IK departmanı bordronun muhasebe departmanında kalması gerektiğine inanıyor. Aylık bordrolama taktiksel bir aktivite olarak görülüyor ve etkin bir şekilde tamamlanması bekleniyor. Otomatik iş süreçleri, uyarı, hatırlatma ve kontrol raporları kullanarak, departman yöneticileri ve amirler çalışanlarının vardiyalarını ve izinli günlerini programlayabiliyor ve fazla mesaiyi onaylayabiliyor. Bu bilgiler sistem üzerinden bordro ve IK departmanlarına onaya gönderiliyor, onaylandıktan sonra ise, görünmeyen bir arayüz yardımıyla bordrolara yansıtılıyor. Bu sayede tüm aylık bordro süreci sadece 4 saat süresince hazırlanabiliyor. Böylece, IK departmanı temel işlerine odaklanmak için daha fazla zamana sahip olabiliyor. İnsan kaynağını geliştirmek için farklı projelerle meşgul olabiliyor.
İnsan kaynakları departmanının bir destek biriminden iş birimi haline gelmesiyle IK müdürleri maliyet odaklı düşünmeye başlıyor. Başlangıçta, IK müdürleri servis kalitesini koruyarak işgücü maliyetlerini düşürmenin yollarını arıyor. Her departman ve her iş için farklı araçları araştırıyorlar. Isrotel Hotel'lerinin IK'dan sorumlu Genel Müdür Yardımcısı, David Blum, Synerion sistemiyle arayışlarına son verdiğini belirtiyor: ‘Synerion çözümlerine geçince işgücü maliyetlerinde istikrarlı bir düşüş gördük. Geçen sene işgücü maliyetlerini %3 oranında düşürdük. Bu seneki beklentimiz ise, bu oranın üzerinde %2 daha tasarruf sağlamak.’
Montreal’deki Ritz-Carlton Oteli’nin Finans Direktörü, İbrahim Adel, özellikle Food & Beverage ve Oda Servisi departmanlarında Synerion sistemi sayesinde büyük tasarruf sağlandığına dikkat çekiyor. Personelin çalışma saatlarini, vardiyalarını ve izin zamanlarını daha iyi kontrol ederek, bu departmanların bordrosunun %10 düzeyinde düşürüldüğüne işaret ediyor.
Otel yöneticileri görmekte zorlandıkları detayları işgücü yönetim sistemiyle görünür hale getirebilirler. Böylelikle, karşılarında net olarak görünen detaylar maliyet düşürme ve gelir arttırma politikalarının bir parçası olabilir.
Arik Friedman kimdir?
Arik Friedman, işgücü yönetim çözümleri yazılımları alanında kurulum, danışmanlık ve iş geliştirme konularında 14 yıllık tecrübesi ile çeşitli görevler almıştır. Kanada ve Amerika’da 100’ün üzerinde işgücü yönetim çözümleri projesinde görev yapmıştır. Faaliyet esaslı maliyetlendirme, bordro hazırlama süreçleri, personel devam takip, işgücü yönetimi bütçeleri ve vardiya planlama konularında uzmandır. Sektörel uzmanlık alanları ise, konaklama ve üretim endüstrileridir.
Arik Friedman, 1997 yılında The Ort Hermalin College’da endüstriyel mühendislik yönetimini bitirdikten sonra Rupin Academic College’da MBA derecesini tamamlamıştır. Ayrıca, veritabanı yönetimi ve işletim sistemi konularında eğitim almıştır. 9 yıldır Synerion firmasında farklı bölümlerde yöneticilik yapmaktadır.
