Ticarî belgelerin elektronik ortamda saklanması
Soner ALTAŞ / Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Başmüfettişi
Önümüzdeki yılın temmuz ayı başında yürürlüğe girecek olan 6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu'na ilişkin düzenlemeleri ele aldığımız köşemizde, bu hafta ticarî belgelerin elektronik ortamda saklanması üzerinde durulacaktır. Yeni Türk Ticaret Kanunu, açılış ve ara bilânçolarının, finansal tabloların ve topluluk finansal tablolarının görüntü ve veri taşıyıcılarla saklanmasına izin vermemiştir. Buna karşılık;
- Envanterlerin,
- Yıllık faaliyet raporlarının,
- Topluluk yıllık faaliyet raporlarının ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerinin,
- Alınan ve gönderilen ticarî mektupların,
- Ticari defterlerdeki kayıtların dayandığı belgelerin
Türkiye Muhasebe Standartları'na da uygun olmak kaydıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanmasına imkan tanımıştır.
Ancak, yukarıda sayılan belgelerin görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilmesi için;
a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticarî mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeleri;
b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi ve uygun bir süre içinde kayıtların okunabilir hâle getirilebilmesi
gerekmektedir. Yoksa bu şartlar sağlanmadan, söz konusu belgeler dahi görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanamaz.
Diğer yandan, yeni TTK gereği, saklanması zorunlu olan belgeleri, sadece görüntü veya başkaca bir veri taşıyıcısı aracılığıyla ibraz edebilen tacir, giderleri kendisine ait olmak üzere, o belgelerin okunabilmesi için gerekli olan yardımcı araçları kullanıma hazır bulundurmakla yükümlüdür; tacir icap ettiği takdirde belgeleri, giderleri kendisine ait olmak üzere bastırmalı ve yardımcı araçlara ihtiyaç duyulmadan okunabilen kopyalarını sunabilmelidir.
Yani, mikrofilm, disket, CD gibi görüntü ve veri taşıyıcılarda özellikle elektronik ortamda saklanan kayıtların dayanağını oluşturan ve kanıtlayan muhasebe belgelerinin ibrazı gerektiğinde bunların okunabilirliğini sağlama yükümü tacire aittir. İbraz ihtilafla bağlantılı olmadan mahkeme dışında da, meselâ miras paylaşılmasında, şirketin tasfiyesinde, bir ortağın ayrılma payının hesabında, vs.'de de söz konusu olabilir.