Projeler planlanan tarihte biter mi?

İşin zamanında tamamlanmamasına sebep bulmaktan kolay birşey de yok. İnşallah, hayırlısıyla söylemleriyle iş yapan bir zihniyet, iş süreçleri planlı olmayan tedarikçiler, ülkenin hergün değişen gündemi… Bir de üstüne yönetilen proje belli bir sisteme dayandırılmıyorsa, proje yöneticilerinin işi arapsaçına dönüyor. Arapsaçını çözmek mümkün mü? Kanban eğitmeni Altuğ Bilgin Altıntaş'a göre, doğru bir metotla proje içerisindeki iş akışını sağlamak, yapılacakları önceliklere göre sınıflandırmak ve de iş süreçlerini sancısız geçirmek mümkün olabilir.

Değişim Yelpazesi'nde bu haftaki konuğumuz Kanban eğitmeni (Accredited Kanban Trainer) Altuğ Bilgin Altıntaş. Kendisi ile BBC'yi en başarılı teknik ekipler arasına sokan, proje yönetimine etkinlik ve kolaylık getiren Kanban metodunu konuştuk.

Altuğ bey merhabalar, öncelikle Kanban metodu nedir bize biraz bahseder misiniz?

Kanban metodu, çalışanlarınızı yoğunluğa boğmadan, müşterinin isteklerine anında cevap vermeyi sağlayan bir bilgi yönetimi metodu. Bu yaklaşımda iş süreçlere bölünmekte ve çalışanlar işleri kuyruktan önem sıralarına göre çekerek tamamlamakta. Yeni işler sürece dahil oldukça büyüyen, büyüyen işlerin belli evrim ve değişim evrelerine bağlı olduğu yaşayan bir sistem Kanban. Dengeleyici bir yapıya sahip aynı zamanda. Gelen taleplerle organizasyonun yapabilirliği arasındaki dengeyi kurmanıza yardımcı oluyor. Ana prensibi organizasyonların evrimsel yani ufak adımlarla değişmesini dönüşmesini sağlamak.

Teknik terimleri bir kenara bırakacak ve en basit dille açıklayacak olursak; Kanban şirketiçi karmaşık işyükünü takımlar arası dağıtıyor, işbölümünü önceliklere göre sorumlu kişilere iletiyor. Yani, hangi işin öncelikli olduğu ne zaman yapılması gerektiği net bir şekilde ön plana çıkıyor. Ayrıca, iş akışına hakim olmanızı, oluşan problemleri hızla çözmenizi, dolayısıyla, müşterilerinize etkili bir şekilde hizmet etmenizi sağlıyor. Kanban iş akışını bir değer haline getiriyor. İş akışı ne kadar etkinse, müşterilerinize verdiğiniz hizmet de o denli akışkan oluyor. 'Başlamanın yarısı bitirmektir' söyleminden uzaklaşarak beynimizi başlamaktan çok bitirmeye odaklıyor.

Kanban ilginç bir terim. Kökeni nedir?

Kanban japonca bir kelime, 'kan' sinyal, 'ban' ise kart demek. Yani, 'Kanban' sinyal veren kart, afiş, levha anlamlarına geliyor. Japonca'daki anlamından yola çıkarak türetilen kanban metodu ise yazılım uzmanı David J. Anderson tarafından formüle edilmiş. Sinyal veren kart gibi, Kanban metodu da yapılması gereken işi sorumlu kişiye haber veriyor. Aynı afişlerde olduğu gibi basit bir dille öncelikli görevi ilan ediyor.

Neden Kanban? Piyasada birçok proje yönetimi aracı varken, organizasyonlar neden Kanban sistemine geçmeliler?

Kanban'ın çalışanlara, üst düzey yöneticilere, patronlara, hissedarlara ve tabii müşterilere getireceği birçok fayda mevcut. Çalışanlar açısından kaosa noktayı koymak diyebiliriz. Belirsizlik, karmaşıklık, uzun mesai saatleri gerektiren mutsuz bir çalışma ortamından düzenli, öncelikleri net belirlenmiş, iş-yaşam dengesinin kurulduğu yeni bir düzene geçiş yapmak Kanban modeliyle mümkün. Öncelikleri belirlemek, takımın öncelikli görevi kısa süre içerisinde bitirmesini ve iş akışının sürdürebilirliğini sağlamak kaliteyi ve üretimi doğrudan arttırmakta. Kaliteli ürünlerin artışı markayı sağlamlaştırmakta, şirketin satışlarını ve değerini pozitif yönde etkilemekte. Sonuç; mutlu patronlar, mutlu hissedarlar, başarılı yöneticiler ve tabii ki mutlu müşteriler.

Kanban sistemi kurumunuza birçok yenilik getiriyor ancak bu yeniliklerin başında şeffaflık geliyor. Süreçlerdeki şeffaflık, problemlerin ortaya çıkarılması ve çözüm yöntemlerindeki açıklık şirketiçi iletişimi geliştiriyor, çalışanların ortak yol haritasını belirliyor, iletişimsizlikten ileri gelen gereksiz gerilimlerin önüne geçiyor.   

Özellikle hangi problemleri yaşayan kurumlar için Kanban etkili çözümler sağlamakta?

Aslında proje/süreç yönetimi yapılan her kurum için Kanban etkili çözümler üretebilir. Kanban sistemi iş akışına odaklanır ve şu soruyu sormaya kilitlenir: 'Bu proje ne zaman biter?'

En üst seviye yönetimden en alt seviye çalışana herkes bu sorunun cevabını birilerine vermek zorundadır. Üst düzey yöneticiler projelerin bitiş sürelerine hakim olmak ve patronlara/hissedarlara tutabilecekleri sözler vermek isterler. Orta düzey yöneticilerin kendilerinden rapor bekleyen üst düzey yöneticilere proje bitiş tarihini doğru vermelidir. Bu ve bu tür sorulara cevabın güven aralığı içerisinde olması çok önemlidir. İşi bilfiil yapan çalışanlar için ise, önceliklerin doğru belirlenmesi ve önceliklere göre işlerin sıralanması ve tamamlanması şarttır. Aksi takdirde, kendilerini her işin acil olduğu, yüzlerce işi birarada yapmaları beklenen kaos ortamında bulurlar.  Üstelik hiçbir işi de odak yoksunluğundan zamanında ve kaliteden ödün vermeden tamamlayamazlar.

Kanban ve benzeri sistemler olmadan çalışan kurumlar tutabilecekleri sözleri nasıl veriyorlar?

Türkiye'de maalesef modelleme yaklaşımı ile proje tahmini yapan organizasyonların sayısı çok az. Şu an genelde üst yönetim bu proje X günde bitecek diyor ve tüm organizasyon buna zorlanıyor. Bunun doğal sonucu olarak fazla mesailer ve kalitesiz ürünler ortaya çıkabiliyor. Üstelik tüm bu zorlamalara rağmen çok az proje planlanan günde bitiyor.
Yeni başlamış bir projenin ne zaman biter sorusuna Kanban metodu ile cevap verilebilir mi ? Kanban metodu ile iş süreçlerinizi modelleyebilirsiniz ve eğer modeliniz sağlamsa, proje bitiş süresini güven aralığında cevaplayabilirsiniz. Örneğin, %85 ihtimalle bu proje 120 günde 320.000 TL liraya mal olacaktır sonucu alabilirsiniz. Bu bilgiden sonra projeye başlamak veya başlamamak sizin elinizdedir, bu bilginin projenin en başında size verilmiş olması ileriye dönük planlama yapmanız açısından büyük bir güvencedir.

Proje yönetiminin yanı sıra hangi alanlarda Kanban sistemi başarıyla kullanılmakta?

Kanban risk yönetimi alanında etkin bir metot. Değerli varlıklar için risk yönetimi yapılır. Örneğin, BDDK (Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu) tüm bankalardan değerli varlıkları için gün gün Monte-Carlo simülasyonu sonuç raporlarını ister. Bu raporun amacı bankaların gelebilecek olan finansal şoklara dayanıklılığının sınanmasıdır.  IT ve yazılım projelerinin risk yönetiminde Monte-Carlo analizinin yanında, riskin ölçümlenmesi için gerekli altyapıyı Kanban metodu aracılığıyla oluşturabilirsiniz.

Kanban ile nasıl risk yönetimi yapılır?

Risk yönetimi yaparak proje başlangıcında birçok tehlikeyi öngörebilir ve karşı önlem alabilirsiniz. Risk yönetimi sayesinde, güven aralığı içerisinde projenin bitiş süresi ve maliyetini tahmin edebilirsiniz. Uzman sirkülasyonun proje üzerindeki etkilerini ölçebilirsiniz. Kötü durum senaryolarının proje süresine ve maliyetlerine olan etkilerini hesaplayabilirsiniz. Elbette olasılıkların modellenmesinde simülasyon veriler sağlayan Monte-Carlo analizi bir kere değil, sizin belirlediğiniz modele göre proje devam ettikçe belli aralıklara çalıştırılıp, sağlaması alınmalı ve modelleme yenilenmelidir.

Kanban kullanan firmalar kimler?

İlk aklıma gelenler; National Australia Bank, Microsoft, Linkedin, BBC, Volvo, Ebay, Spotify, NBC, Yahoo…

Bu firmaların birinden örnek verebilir misiniz? Kanban iş yapış biçimlerini nasıl değiştirmiş? Sonuçlar ne olmuş?

BBC'nin Kanban metoduyla ulaştığı ve teknik ekibinin gururla paylaştığı bir başarı öyküsü var. BBC Media Playout bölümünde agile teknolojileri yürüten yönetici Sabina Kamber Salamanca internette paylaşılan BBC çalışanlarına verdiği sunumda 2012 yılı süresince agile teknolojilerine ve  daha sonra Kanban'a geçişle ulaştıkları başarıyı anlatmış. Çalışanlar agile manifestosunu kabul ederek karanlık, karmaşık hatta mutsuz bir dönemi arkada bırakarak problemlerin derinine inmekten korkmayan çözümlere odaklanan değişime adapte olan ve iş akışının seyrine önem veren güçlü bir takım haline gelmiş. Bireyler ve bireyler arası etkileşim süreçleri ve araçların üzerinde tutulmaya başlanmış. Yazılımın pürüzsüz işleyişi dokümantasyonun önüne geçmiş, bir plana sadık kalma derdi geri planda kalmış, değişime cevap vermek öncelikli olmuş. Bu değerlerin benimsenmesi ve uygulanmasıyla beraber, üretim %100, projeleri zamanında teslim etme oranı %95'e çıkmış, gecikmeler ise 1-2 gün ile kısıtlı kalmış. Kanban sistemini uygulamaya geçirmek ile BBC odağını iş akışına çevirmiş. Bu sayede, projelerin zamanlamasının ve bütçesinin belirlenmesinde yerinde tahminler yapmayı başarmış. BBC'nin Kanban deneyimlerine google araması yaparak ulaşabilirsiniz.

Siz Kanban metodu ile ilgili eğitimler veriyorsunuz. Eğitimlerin içeriği konusunda biraz bilgi verebilir misiniz?

Eğitimin ismi Kanban ile risk yönetimi, eğitimin süresi 2 gün. Eğitimin genel çerçevesi burada bahsettiğimiz konulardan oluşuyor. Bu eğitimlerimizde katılımcılara uluslararası geçerliliği olan LKU (Lean-Kanban University) sertifikası veriyoruz. Daha fazla bilgi için okuyucular bizimle altug@kodcu.com adresi üzerinden iletişime geçebilirler.
Önümüzdeki dönemde ne zaman eğitiminiz var?
Aslında birkaç gün içinde 7-8 Şubat'ta Kanban eğitimimiz var.
Kanban Metodu Prensipleri
1. Her ne yapıyorsanız onu yapmaya devam edin.
2. Değişimin evrimsel (ufak adımlarla) bir şekilde gerçekleşeceğini kabul edin.
3. Organizasyon içerisindeki mevcut rollere, sorumluluklara ve unvanlara saygı duyun.
4. Her seviyede liderlik.

Kanban Metodu Pratikleri

Kanban metodunun çekirdek pratiklerini hemen uygulayarak değişimi kendi organizasyonunuzda başlatabilirsiniz.

1. Görselleştirin: İş süreçlerini görselleştirmek takım içerisindeki iletişimi artıracaktır.
2. Limit getirin: Herkesin bir iş yapma limiti vardır. Körü körüne işleri iteklemek yerine, işlerin önceden karara bağlanmış limitler seviyesinde kalmasını sağlayın. Limit getirmek kalitenin en büyük garantisidir.
3. İş akışlarını yönetin: İş süreçlerini görselleştirdiğinizde iş süreçlerinizdeki akışı daha rahat göreceksiniz. Böylece, iş akışlarında meydana gelecek olan problemleri ve iyileştirmeleri daha net görebileceksiniz.
4. Politikaları açık hale getirin: Herkes kuralları açık şekilde bilsin. Görünmez elektrik telleri ile dolu bir ortama kimse girmek istemez.
5. İletişimi artırın ve gelişmek için bilimsel yönetim şeklini benimseyin: Kanban metodu ufak adımlarda gelişmeyi destekler, bu sayede süreçlerini anlayan takımlar daha iyi etkileşimde bulunabilirler. Aynı şekilde Kanban metodu bu etkileşimi bilimsel bir yönetim şekliyle destekler.

www.datassist.com.tr