Pay defteri ne işe yarar!
Soner ALTAŞ / Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Müfettişi
Bugün anonim şirketlere yönelik bir anket çalışması yapılsa, büyük olasılıkla, birçok anonim şirkette pay defterinin tutulmadığı ortaya çıkar. Hatta, kanımızca, bu şirketlerin yöneticilerinin büyük bir çoğunluğu, pay defterinin varlığından, sorulan sorular üzerine haberdar olacaktır. Oysa, anonim şirketlerde pay defteri tutulması yasal bir zorunluluk olduğu gibi, doğurduğu sonuçlar açısından da büyük öneme sahiptir.
Bilindiği üzere, anonim şirketler, tüzel kişi tacir sayılmaktadırlar ve Türk Ticaret Kanunu'na göre, tüzel kişi tacirlerin yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defteri tutmaları gerekmektedir. Uygulamada da, genelde bu defterler bilinmekte ve tutulmaktadır. Ancak, TTK'nun 417nci maddesi, anonim şirketlere "pay defteri" tutma zorunluluğu da getirmektedir. Bu deftere, nama yazılı çıplak payların, nama yazılı hisse senetlerinin ve ilmühaberlerin sahiplerinin ad ve soyadları ile adresleri kaydedilir.
Peki, bu defter neden önemlidir ve neden tutulmalıdır? Birinci neden, pay sahipliği sıfatının ispat edilmesine ilişkindir. TTK'ya göre, şirkete karşı, ancak pay defterinde kayıtlı bulunan kişiler pay sahibi (ortak) sıfatına sahiptir. İkinci neden, hisse senedi ve pay devirlerinin sonuç doğurmasına ilişkindir. TTK'ya göre, nama yazılı hisse senetlerinin devri, şirkete karşı ancak pay defterine kayıtla geçerlilik kazanmaktadır. Nitekim, bu uygulama, nama yazılı hisse senedi ve pay devirlerinin kontrol altına alınmasında da önemli bir işleve sahiptir. Şöyle ki, şirket ana sözleşmesinde açık bir düzenleme bulunması halinde, yönetim kurulu, ana sözleşmede gösterilen sebeplerden dolayı devri pay defterine kaydetmeyi reddedebilir. Yine, şirket ana sözleşmesinde açık bir hüküm var ise, yönetim kurulu, devrin pay defterine kaydedilmesi talebini sebepsiz olarak da red edebilir. Pay defterine kaydedilmemesi durumunda ise, devir keyfiyeti, şirkete karşı herhangi bir hüküm ifade etmez, yani sadece devreden ile devralan kişi arasında bir sonuç doğurur. Pay defteri, ayrıca, şirket genel kuruluna katılma ve oy hakkının belirlenmesinde de bir karine teşkil eder.
Pay defterini tutma görevi, diğer yasal defterlerde olduğu üzere, şirket yönetim kuruluna aittir. Anılan defteri hiç ya da usulüne uygun şekilde tutmamanın herhangi bir cezaî yaptırımı olmasa da, ilgililerin hukuki sorumluluğunu doğurur.
Bu nedenle, halihazırda pay defteri bulunmayan anonim şirketlerin yönetim kurullarının biran önce bir pay defteri edinmeleri ve usulüne uygun şekilde tutmaya özen göstermeleri menfaatlerine olacaktır. Bu defterin kullanmaya başlanmadan önce notere tasdik ettirilmesinde fayda vardır. Ayrıca, TTK gereği anonim şirketlerin, yeni hesap döneminde kullanacakları defterlere ilişkin bir beyannameyi, bu defterleri kullanmaya başlamadan önce, ticaret sicili memurluğuna vermeleri gerekmektedir. Dolayısıyla, pay defteri de, tutulmaya başlandıktan sonra, bu beyannamede gösterilmelidir. Aksi takdirde, bu defterler, şirket lehine delil olma vasıflarını kaybederler.