Ticari işletmelerde bütçeleme

BÜTÇE YÖNETİMİ / Salim ÇAM

Planlama, geleceğe bakma ve olası seçenekleri saptama sürecidir. İşletmelerin olmazsa olmazıdır planlama. İşletmelerde en iyi planlama aracı da bütçelerdir.

İmalat yapan işletmelerde bütçelemenin amacı neyse ticari işletmelerde de amaç aynıdır. Maliyetleri düşürmek ve maliyet hâkimiyeti sağlamak, satışları ve karlılığı arttırmak, geleceğe yönelik stratejik kararlar almak her işletmenin olduğu gibi ticari faaliyetlerde bulunan işletmelerinde temel amacıdır.

Şimdiye kadar hep imalat yapan işletmelerde bütçeleme sürecinin nasıl olduğundan bahsettik, sıra geldi ticari faaliyet gösteren işletmelere…

Ticari işletmelerde hammaddenin mamule dönüştürülmesi yerine, satın alınan mallar hiçbir değişmeye tabi tutulmadan tekrar satılır. Bu durum ticari işletmelerde bütçe yaparken; kullanım, direkt işçilik ve genel üretim giderleri bütçesi yapılmayacağını göstermektedir. Ticari işletmelerde yapılacak bütçeleme ticari bütçelemedir. Ticari bütçeleme; satışların, stokların, indirimlerin, stok yetersizliklerinin ve satınalmaların planlanmasını içerir.

Peki ticari işletmelerde bütçeleme süreci nasıl işlemektedir?

Bütçeleme yapılacak faaliyet dönemi ile ilgili temel ekonomik varsayımların oluşturulması elbette sürecin başlangıcı olacaktır. Bunu takiben ilgili faaliyet dönemi için imalatçı kuruluşlarda olduğu gibi bütçelenecek ilk temel konu tahmini satış planıdır. Bu satış planına istinaden; eldeki stoklarda göz önünde bulundurularak bir satınalma bütçesi hazırlanacaktır. Pazarlama satış, genel yönetim ve finans giderleri de bütçelendikten sonra tüm çalışmalar sonuç tablolarına aktarılır ve işletmenin ilgili faaliyet dönemi sonunda elde etmeyi planladığı net kara ulaşılır.

Bütçeleme süreci imalat işletmeleri ile kıyaslandığında bir hayli kolay görünmektedir; ancak ticari işletmelerde bütçe yaparken özellikle satış bütçesi üzerinde büyük bir hassasiyet ile çalışma yapmak gerekir. Ticari işletmelerde genellikle SAT-AL işlemlerinden kaynaklı bir hayli fazla ürün grubu ve ürün çeşitliliği olmaktadır. Bu durumda her ürün için tek tek hedef vermek samanlıkta iğne aramak gibi sonuçlar doğuracaktır. Yapmamız gereken ürün grupları oluşturmak ve aynı ürünün farklı ölçülerde farklı markalarda olanlarını bir grup altında toplamaktır. Düşünün ki bir markette bütçeleme yapacaksınız. Elinizde tam olarak 20.000 adet farklı ürün var. 20.000 ürün için ayrı ayrı satış hedefi verdiğinizi ve bunu bir yazılım programı ile yapamadığınızı gördünüz. Bu gibi durumlarda 20.000 adet ürünü kendi içinde gruplandırmak gerekmektedir. Örneğin; pastaları bir grup yapabilirsiniz. 10 tane markanın 5' er çeşit pastasını sattığınızı düşünürsek 10*5=50 çeşit ürünü tek bir başlık altında (pasta) bütçelemeniz mümkün olacaktır.

Benzer şekilde gruplandırmaları marketin varsa diğer şubeleri için de yapabiliriz. Satış miktarlarını hedeflerken geçmiş yıl verilerini kullanabiliriz. Geçmiş yıl verileri ile istatistiki yaklaşımları kullanarak örneğin; trend analizi yaparak bütçe dönemi satış hedeflerimizi belirleyebilir ya da satışçılarımızın sezgilerine güvenebiliriz.

Ürünler için ürün grupları oluşturarak miktar tahmini yapma sürecimizi kolaylaştırdık. Şimdi bu miktar hedeflerini satış bütçesi mantığında olduğu gibi birim fiyatlar ile çarparak hedef ciromuza ulaşacağız. Burada karşımıza bir sıkıntı daha çıkacak. Ürün grubu oluşturduğumuz pasta örneğini ele alarak sürecimize devam edelim. 10 ayrı markadan aldığımız 50 adet pastanın marka ve gramaj farklarından dolayı 50 farklı fiyatı olacaktır. Peki biz tek bir hedef belirlediğimiz pasta için hangi birim fiyatı kullanacağız?

Şayet 50 ayrı pasta arasında fiyat farklılıkları çok fazla değil ise yani en pahalı pasta ile en ucuz pasta arasında çok fazla fark yoksa; 50 ayrı pastanın birim fiyatlarının aritmetik ortalamasını alarak tek bir birim fiyat elde edebiliriz. Ancak 50 ayrı pastanın birim fiyatları arasında fark fazla ise aritmetik ortalama ile sağlıklı bir sonuç elde edemeyiz. Burada ağırlıklı ortalama kullanmak bizim için daha sağlıklı sonuçlar verecektir.  Ağırlıklı ortalama; dizi içinde her bir terimin belirli bir ağırlıkla ayrı ayrı çarpıldıktan sonra alınan toplamın, ağırlıkların toplamına bölünmesidir. Bu da demek oluyor ki; bizim 50 adet pasta için işin başında yapmayı istemediğimiz 50 adet ayrı satış hedefini vermemiz. Burada da çözüm noktamız geçmiş yıl verilerini kullanmak olacaktır. Yeni verilecek hedefler üzerinden değil de geçmiş yıl satışları üzerinden ağırlıklı ortalama hesaplamak işimizi istediğimiz ölçüde kolaylaştıracaktır.

Ürün grupları için ağırlıklı ortalama yöntemini ile birim fiyatları da bulduğumuza göre artık hedeflediğimiz satış miktarları ile birim fiyatları çarparak bütçeleme döneminde elde edeceğimiz ciroyu bulur ve satış bütçesini tamamlayabiliriz.

Satışların planlanmasından sonra üç projeksiyon gereklidir. Bunlar;

Ay başında stokta bulunması gereken mal miktar

Söz konusu bütçe döneminde satın alınması gereken mal miktarı

Ay sonunda stokta bulunması gereken mal miktarıdır.

Stok envanteri perakende ve toptancıların en fazla karşılaştığı sorunlardan biridir. Bu nedenle stokların üzerinde durulması gerekir. Satış ve stok tahminleri yapıldıktan sonra satınalma bütçesi hesaplanabilir.

İmalatçı olmayan işletmeler uygun stok düzeylerini öncelikle stok devir oranına göre saptarlar.

Örneğin; pasta grubu için aylık 10.000 TL ortalama stok ve Şubat ayında satılan malın maliyeti 100.000 TL olduğunuz varsayalım. Bu durumda Şubat ayı stok devir hızı 100.000/10.000 = 10 olacaktır. Bu da işletmenin ortalama 10.000 TL' lik stoku Şubat ayı içersinde 10 kez satıp geri aldığını göstermektedir.

Her ticari mal grubunun stok düzeyleri için stok devir hızının ayrı ayrı hesaplanması gerekmektedir.

Satınalma bütçesini hazırlarken de aynı ürün grupları için geçmiş yıl satınalma fiyatlarının ağırlıklı ortalaması ile satınalma birim fiyatlarını oluşturur ve stok politikalarını da devreye alarak bütçemizi hazırlayabiliriz.

Satış ve satınalma bütçeleri oluşturulduktan sonra imalat işletmelerinde olduğu gibi masraf, yatırım, SMM, gelir tablosu ve proforma bilanço hazırlanır ve bunların her biri kontrol edilir.

Keyifle okumanız dileğiyle…