Türk Ticaret Kanunu'na ticari defter ve belgelerin saklanması
Soner ALTAŞ / Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Müfettişi
Bilindiği üzere, Türk Ticaret Kanunu'na göre, gerçek ve tüzel kişi bütün tacirler, defter tutmak zorundadır. Bu zorunluluk tacir sıfatının kazanılması ile başlamakta ve o sıfatın sona ermesi ile bitmektedir.
Ancak, TTK, tacirleri, defter tutma yükümlülüğü yanında, "işletmeleriyle ilgili işler dolayısıyla aldıkları mektup, yazı, telgraf, fatura, cetvel, senet gibi vesika ve kağıtlarla ödemelerini gösteren vesikaları ve yazdıkları mektup, yazı ve telgrafnamelerin kopyalarını ve mukaveleleri, taahhüt ve kefalet ve sair teminat senetleri ve mahkeme ilamları gibi belgeleri muntazam bir tarzda dosya halinde saklamakla" da yükümlü kılmıştır. Bu konuda, Vergi Usul Kanunu'nun 253 ve 256ncı maddelerinde de benzer hükümler yer almaktadır. Şöyle ki, VUK'a göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle VUK'un İkinci Kitabının Üçüncü Kısmında yazılı belgeleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek ve muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.
Ancak, hemen belirtelim ki, Türk Ticaret Kanunu'nda, defter ve belgeleri saklama zorunluluğu için daha uzun bir süre öngörülmüştür. Zira, TTK'nın 68'inci maddesinin birinci fıkrasında "Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar." denilmiştir.
Tacirin, ticareti terk etmesi ya da ölümü, defterler ve belgeleri saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır. Tacirin ölümü halinde mirasçıları, ticareti terk etmesi halinde ise kendisi, on yıl süreyle, bu defter ve belgeleri saklamakla yükümlüdür. Kollektif ve komandit şirketler yönünden, ticari defterler, ticaretin terk edilmesi halinde ilgili ticaret mahkemesi tarafından ortaklardan birine ya da notere, diğer şirketlerin defterleri ise notere verilir.
Saklama yükümlülüğü, ticari defterler için son kayıt tarihinden, saklanması zorunlu diğer kağıt ve belgeler için ise işlem tarihinden itibaren on yıldır. TTK'da, ticari defterlerin saklanacağı yer konusunda bir açıklık bulunmamaktadır. Bununla birlikte, TTK'nın 68/son fıkrasındaki ifadelerden, defterler açısından ticari işletmenin esas alındığı anlaşılmaktadır. Bu nedenle, kanunda açık bir hüküm olmasa dahi, ticari defterler ticari işletmenin bulunduğu yerde saklanmalıdır.
Peki, ticari defter ve belgeleri saklama zorunluluğuna uymamak sorumluluk doğurur mu? TTK'nın 67'nci maddesinin ikinci fıkrasında "Ticari defterlerin kısmen veya tamamen mevcut olmamasından yahut kanuna uygun surette tutulmamasından veyahut saklanması mecburi olan defter ve kağıtların gereği gibi saklanmamasından doğan mesuliyet doğrudan doğruya işletme sahibine ve hükmi şahıslarda idare organının azalarına veya idare işlerine salahiyetli olan kimselere ve hükmi şahsiyeti olmayan ticari işletme ve teşekküllerde onları idareye salahiyetli olan kimselere aittir." denilmiş, sayılanların kusuru çalışanlarına yükleterek bu sorumluluktan kurtulamayacakları hüküm altına alınmıştır. Ancak, burada kastedilen hukukî sorumluluktur. Yoksa, ticari defter ve belgeleri saklamamanın TTK'ya göre herhangi bir cezai müeyyidesi bulunmamaktadır. Çünkü, TTK'da ticari defterlerin ve bu defterlere işlenen kayıtların dayanağını oluşturan her türlü belgenin on yıl süre ile saklanması zorunlu tutulduğu halde buna aykırı davranılması, yani defter ve belgelerin saklanmaması fiili için herhangi bir cezaî sorumluluk öngörülmemiştir.
Bununla birlikte, tutulması zorunlu olan ticari defter ve belgelerin saklanmaması ya da kanunî saklama süreleri içerisinde kaybedilmesine rağmen "zayi belgesi" alınmaması durumunda, tacir, defter ve belgelerini ibraz edememe sorunu ile karşı karşıya gelecektir. Ticari defter ve belgeleri ibraz edememek ise, taciri, ummadığı maliyetler ile yüzleşmek zorunda bırakabilecektir.