Artık toplantılar "yersiz"

Hemen hepimiz düşünmüşüzdür "Bir gün 24 saatten daha uzun olmalı artık" diye. Son günlerde herkesin, zamanı yetirememek, bazı şeylere yetişememek benzeri dertleri var. İşlerimizi bitiremiyor, kendimize zaman ayıramıyor, yapmayı istediğimiz bir dolu şeyden ya vazgeçiyoruz ya da hep bir sonraki güne erteliyoruz. Bu zamansızlığa çözüm de (aslında bizi bu zamansızlığa iten de bu teknoloji ve hızlı yaşam modeli olmasına karşın) teknoloji tarafından sağlanıyor. Daha kısa sürede daha çok şeyi yapabilmenin yeni bir şekli, yeni bir çözümü üretiliyor günden güne. Baktığımızda çok temel iki alan var zamanımızı alan; trafik ve iş toplantıları. Teknolojinin zaman kazandıran önemli gelişmelerinden biri, bu alanlardaki zaman kullanımını maksimize etmeye yönelik. Tele konferans ya da video konferans. Artık iş akışının, şirket stratejilerinin, projelerin oluşturulduğu iş toplantıları için herkesin bir ofiste buluşması zorunluluk olmaktan çıkıyor. Toplantılarınıza gelişen bu teknoloji ve iletişim ağının yardımıyla evinizden ya da teknolojiyi kullanabildiğiniz başka bir yerden katılmanız olası. Zamanınızı yollara değil, işe harcayabilirsiniz... Yeni bir proje üstünde çalışmaya başladığınızda, şirket stratejileri konusunda çalışmanız gerektiğinde ilk akla gelen çözüm, "toplanalım". Gerek yapılmak istenenlerin herkes tarafından tam olarak anlaşılması, gerekse istenen hedeflere ulaşılması için çok büyük öneme sahip yaptığınız iş toplantıları. Bir yanı ile de, bu toplantılara katılması gereken çalışanların bir araya gelmelerinin sağlanması, zamanlarının programlanması, yoğun ve hızlı iş trafiği içinde çok kolay olamayabiliyor. Bu toplantıları yapmamak gibi bir şansımız da olmadığına göre, daha az zaman harcayarak daha verimli toplantılar yapmanın, daha verimli çalışmanın bir yolunu bulmak durumundayız. İşte tam da bu noktada imdadımıza video konferans teknolojisi yetişiyor. Bu teknoloji; toplanabilmek için toplanmaya gerek kalmaması, herkesin bir yerde buluşmasının bir zorunluluk olmaktan çıkması demek. Kimseyi bir yerden başka bir yere gitmek zorunda bırakmadan evinizde iken ofisteki arkadaşlarınız, yöneticilerinizle görüşüp çalışabileceğiniz gibi, müşterileriniz, çözüm ortaklarınız gibi işinizin diğer alanlarını ilgilendirenlerle de toplantılar yapmanız, değerlendirmelerde bulunmanız mümkün. Video konferans teknolojisinin gelişmesi ile birlikte, gerek görsel, gerekse işitsel verilerin bu yöntem aracılığıyla transferi mümkün olabilmekte. Böylece, evinizde otururken patronunuzla ya da departmanınızla bir aradaymışçasına etkin ve verimli çalışmalar yapabiliyorsunuz. Başlangıçta verilerin istenen hız ve kalitede transferi sağlanamadığından beklenen sonuçları vermiyordu bu yöntem. Bu nedenle de çokca tercih edilmiyordu. Ancak; bilgisayar ve telekomünikasyon alanındaki gelişmeler, yaşantımıza veri transferi konusunda hız ve kalite getirdi. Artık birlikte çalışabilmenin şartı fiziksel olarak bir araya gelmekten geçmeyebiliyor. Farklı ofislerdeki veya evlerindeki çalışma arkadaşları, video konferans olanakları ile gerektiğinde hızlı ve verimli çalışma toplantıları yapabilir durumdalar. Bu teknolojinin kullanımı, bir yanı ile trafiğe ve ulaşıma harcanan zamanı sıfırlarken bir yanı ile de bir araya gelerek görüşülmesi gerektiğinde bunun en kısa sürede ve hızlı biçimde yapılmasını sağlıyor. Geleneksel uygulamalarda bir toplantı yapılması gerektiğine karar verildiğinde; "gelecek hafta başı", "siz buraya döndüğünüzde" benzeri toplantı programları yapılmakta iken, yeni durumda "hadi toplanalım", "hadi çalışalım" demek mümkün. Çalışabilmeniz için bedeninizle bir yerde var olmanıza, ya da birilerinin sizin olduğunuz yere gelmesini beklemenize gerek yok artık. Sihirli bir aracınız var her yerden ve her zaman çalışabilmeniz, karar alabilmeniz, değerlendirmeler yapabilmeniz için; video konferans. Siz evinizdesiniz ama sabahki müşteriye sunulması gereken dosya üzerinde son anda ortaya çıkan konuşulması gereken detaylar söz konusu, yöneticinizle, partnerinizle acil bir değerlendirme yapmak zorundasınız. Açın video konferans sistemini; "hadi çalışalım". Video konferans etkin bir iletişim aracı Video telekonferans toplantı, seminer ve konferansları yürütmek için etkin bir iletişim aracı. Çalışanları ve yöneticileri bir araya getirerek, karşılıklı konuşma ve tartışma ortamı yaratıyor. İnteraktif telekomünikasyon teknolojilerinden oluşan video telekonferans sistemi iki veya daha fazla konumdan simultane bir şekilde görsel ve işitsel iletim ile çalışıyor. Görsel işbirliği de adı verilen toplantı ve konferans sistemi aynı ortamda olmaksızın efektif toplantılar yapmayı mümkün kılıyor. Dünyadaki uygulamaları Video konferansın ilk uygulamaları 1970'lerde görünse de, çok masraflı bir yöntem olduğundan ve o zamanın teknolojisinin sınırlamaları (yavaş video görüntüleme, düşük resim kalitesi gibi) dolayısıyla tercih edilmedi. 1980'lerde ISDN gibi dijital telefon iletim ağlarının kurulmasıyla sıkıştırılmış video ve ses iletimi gerçekleşmeye başladı. 1990'larda ise yüksek maliyetli ekipman, yazılım ve network zorunluluklarından toplumun daha kolay ulaşabileceği standart teknolojilerle ve uygun maliyetlerle kullanımı yaygınlaştı. 1998'deki Kış Olimpiyatları'nda açılış töreni Japonya'nın Nagano kentinden orkestra şefi Seiji Ozawa, Beethoven'ın 9. Senfonisi'ni eş zamanlı olarak video konferans sayesinde beş kıtadan yönetti. Topluma etkisi Hızlı internet bağlantısı ve video görüntüleme teknolojileri makul fiyatlara indi. Kişisel video telekonferans sistemleri (webcam, bilgisayar, yazılım kompresyonu ve broadband internet bağlantısı) genel toplum tarafından satın alınır hale geldi. Bunun yanı sıra, video konferans için kullanılan teknoloji kalitesi gelişti ve fiyatlar düştü. Kullanım alanları - İş dünyası: Çalışanları ve yöneticileri bir araya getirmek için en maliyeti düşük araç. Kullanıldığı alanlar: � Kurumsal seviye: Yönetim toplantıları � İnsan kaynakları: İş görüşmeleri � Müşteri hizmetleri: Teknik açıdan kompleks ürünlerin problem gidermesinde eksperlere ulaşım � Satış: Sunumlar ve ürün ve servislerin demo'ları � Tasarım: Takımlar arası işbirliği � Danışmanlık: Satıcı-müşteri ilişkileri � Çalışan toplantıları: Periyodik olarak düzenlenen, saha ve ofis çalışanları arası koordinasyonu güçlendirme. - Eğitim: Uzaktan eğitim (e-eğitim) video telekonferansında yaygınlaşmasıyla öğrenci-öğretim görevlisi arasındaki etkileşim artıyor, öğrenme deneyimi zenginleşiyor. Çift yönlü iletişim platformu sayesinde, öğrenciler katılımcı olarak eğitim alıyorlar. Öğretim üyesi ve konuşmacılar dünyanın her yerinden uzmanlar sanal sınıfa getirilip, öğrencilerin eğitimine katkıda bulunabilirler. Öğrenciler de kültür, din, dil ve etnik kimlik anlamında çeşitliliği sayesinde birbirlerinden etkileşme fırsatı bulurlar. - Sağlık: Farklı branşların görüşünü almak adına yapılan konsültasyonlar telekonferans ile sadece aynı hastane, şehir veya ülke ile sınırlı kalmayıp, tüm dünyadaki experlere ulaşmak mümkün oluyor. Teşhis, medikal görüntülemelerin iletimi, konsültasyon gibi alanlarda video konferans uzmanların işlerini kolaylaştıran bir araç. Bu teknolojiyi kullanan hastalar ise hemşire ve hekimlere acil veya rutin kontrol için ulaşabilir ve sorular yöneltebilirler. Özellikle büyük şehirlerden uzak yerlerde video konferansla gerçekleşebilecek teşhisler hayat kurtarmayı amaçlar. Dijital kamera, video endoskopi, medikal ultrason görüntüleme araçları ihtiyaca göre video telekonferans ekipman ile entegre edilebiliyor. - Güvenlik: Güvenlik kameraları video telekonferans kameraları sisteminin benzeri. Birçok güvenlik şirketi, apartman ve işyeri kompleksleri güvenlik kameraları sayesinde korunuyor ve olan biteni kaydediyor. Ticari telekonferans sistemleri Kurumsal müşteriler için tasarlanmış video telekonferans sistemleri sıklıkla tele konferans yapan şirketlere ihtiyaçları doğrultusunda çözüm sistemleri sunuyor. Mikrofonlar, hoparlörler, monitörler, kameralar, network'lerden oluşan sistemler Cisco, Telanetix, Tandberg, ve Polycom tarafından üretiliyor. Gerçek boyuta uygun videolar, kullanıcı dostu arayüzler ve simultane iletim sayesinde karşılıklı toplantı deneyimine yakın bir ortam oluşturmak amaçları. İnsan faktörü ticari tele konferans sistemlerinde ön planda. Görsel işbirliği de adı verilen bu sistemlerde kişilerarası iletişim, katılımcıların gerçek boyutta canlı görüntüleri, göz kontağı, geliştirilmiş video kalitesiyle birleşiyor ve toplantı katılımcılarına birebir yapılan görüşmelere benzer bir deneyim sağlıyor. Ticari tele konferans sistemlerinin avantajları � Ne zaman ihtiyaç duyulursa, müşteri, ortak veya iş arkadaşıyla yüz yüze konuşma şansı � Hızlı karar alarak zaman kaybını önleme � Sınırlı kaynakları en verimli ve doğru şekilde kullanma � Uzaklıkları ve kültür farklılıklarını aşacak şekilde güven, anlayış ve ilişki oluşturma � Daha sık interaksiyon � Doğa dostu organizasyon-efektif teknoloji ve az seyahat Web bazlı video tele konferans Web bazlı servisler video tele konferans sistemini daha yaygın hale getiriyor. Hem ekipman ve yazılım yönünden yatırım gerektirmiyor, hem de aylık üyeliklerle talep üzerine servisten yararlanmayı mümkün kılıyor. Özellikle satış, satış ve teknik destek, eğitim ve pazarlama alanlarında uygulamalarıyla müşterilerine iş çözümleri sunuyor. Cisco'nun bir kardeş şirketi olan WebEx, toplantı merkezi ile gerçek zamanlı bilgi, uygulama, ses ve video paylaşımı yapılabilen yüz yüze toplantılara olanak veriyor Satış merkezi, satış analizi ve raporlama yapılabilen bir sanal ortam, eğitim merkezi, e-eğitime zemin hazırlayan uygulamalarıyla eğitimcilere yardımcı oluyor, destek merkezi teknik problemleri tanımlama, çözümleme ve izleme konusunda çözümler üretiyor. Web ofis, küçük şirketlere, doküman yönetimi, grup ajandası, veritabanı yönetimi, görev yönetimi gibi işlevler sunuyor. Web bazlı video konferans sistemlerinin yararları � Her şirketin ihtiyacına göre tele konferans çözümleri geliştirmek mümkün � WebEx sistemini kullanabilmek için gereken sadece standart web tarayıcı ve telefon bağlantısı � Her türlü kaynağa, veriye ve kişiye bu sistem üzerinden ulaşabilinir � Grup çalışmasını daha etkin hale getirir � İnternet üzerinden verimli toplantılara olanak sağlar � Kişi kendi bilgisayarına herhangi bir bilgisayardan ulaşılabilir � Teknik sorunlar daha hızlı giderilebilir � İnternet üzerinde ofis alanı yaratılabilir Canon ABD uygulaması Görüntüleme ekipmanları ve bilgi sistemleri alanında bir dev olan Japonya merkezli Canon'un iştiraki Canon ABD, WebEx'in sunduğu birçok online video konferans servisini sistemine entegre etmiş. WebEx Event Merkezi ürün lansmanlarında, toplantı merkezi müşteri toplantılarında, destek merkezi ise uzaktan destek ve ürün demo'larında kullandığı servisler. WebEx Eğitim Merkezi ise, son derece maliyet etkin ve zaman kazandıran çözümler sunuyor. Canon'un doküman yönetimi ve iş akışı çözümleri alanındaki yeni yazılım ürünlerinin lansmanını yapmadan 8 bin kişilik satış ekibine ürünlerle ilgili detaylı eğitim vermesi gerekliydi. Bu eğitimi ekipleri fiziksel olarak bir araya getirmesi bütçeyi katlayan bir aktiviteydi. Bu gerekli bilgilendirmeyi, uzaktan etkin bir şekilde yürütmek WebEx Eğitim Merkezi teknolojisiyle gerçekleştirildi. Tüm Canon satış temsilcilerinin bilgisayarları Eğitim Merkezi'ne bağlandı ve gerekli yazılımlar yüklenerek, eğitim satış temsilcilerinin kendi bilgisayarlarından verilebildi. Iveco uygulaması Ticari araç üreticisi ve dünyanın ikinci büyük diesel motor üreticisi olan Iveco, teknik destek vermek konusunda uzaktan araç elektroniğini incelemek ve teknik destek vermek amacıyla WebEx Destek Merkezi'nden servis almaya başladı. Satıcı ve müşterilerine hızlı ve doğru destek vermek için sorunun kaynağından bilgi almak, Iveco için son derece önemliydi. Daha önce, telefon ile teknik destek vermeye çalışmış ancak sorunun kaynağıyla ilgili doğru, yeterli ve somut bilgi alamadığını deneyimlemişti. Bir yazılım programı sayesinde, aracın elektroniğinden ekran üzerinde görülebilen bir formata çevriliyor. Iveco aracın iç işleyini bu sistem üzerinden gördüğü gibi, problemleri doğru tanımlayabiliyor. Problemler direkt kaynağından tespit edildiğinden, hemen çözüm üretmek için Iveco harekete geçebiliyor. Bir kamyonun durması, müşterinin para kazanamıyor olması anlamına geliyor. Dolayısıyla, sorunların hızlı giderilmemesinin ciddi finansal boyutları var.