Anonim şirketlerde müzakere defteri

Anonim şirketler de dâhil olmak üzere tüm ticaret şirketleri tarafından tutulması zorunlu olan genel kurul toplantı ve müzakere defteri, genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği, ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir. Söz konusu defterin tutulması, yönetim kurulunun devredilemez görev ve yetkileri arasındadır. Anılan defter, açılış onayına tabi olmakla beraber kapanış onayına tabi değildir. Açılış onayı; kuruluş sırasında, kullanmaya başlamadan önce ve defterin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Açılış onayının yaptırılmamasının müeyyidesi, 2015 yılı için 4 bin 934 TL idari para cezasıdır. 

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı'nca ortaklaşa çıkartılan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'e göre bu defter, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir. Ancak ifade edelim ki, genel kurula ilişkin evrak sadece toplantı tutanağından ibaret değildir. Genel kurul çağrısından kararların ticaret sicili müdürlüğüne verilmesine kadar geçen süreçte genel kurula ilişkin her evrak ispat bakımından hayati önemi haizdir. Zira toplantı tutanağı dışında, gündem, çağrı ilanı, pay sahiplerine gönderilen iadeli mektupların alındısı, hazır bulunanlar listesi, vekâletnameler, önergeler, bakanlık temsilcisi talep yazısı ve cevabi yazı, esas sözleşme değişikliği için gerekliyse ilgili kurumlardan alınan izin yazıları, genel kurulda görüşülen bilanço, gelir tablosu, yıllık faaliyet raporu, şirket bağımsız denetime tabi ise denetleme raporları gibi belgeler de genel kurul evrakı arasında yer alır. Fakat adı geçen tebliğe göre sadece toplantı tutanağı, genel kurul toplantı ve müzakere defterine yapıştırılmaktadır. Saymış olduğumuz genel kurula ilişkin diğer belgeler ise doğal olarak şirket bünyesinde bir dosyada muhafaza edilmektedir. Mevcut uygulama da, genel kurula ilişkin bütün evrakın toplu olarak bir dosyada bulundurulması şeklindedir. Yine uygulamada toplantı tutanağı, anılan deftere yapıştırılmamakta, diğer genel kurul evrakı ile birlikte aynı dosyada saklanmaktadır. Bundan dolayı da anonim şirketler, genel kurul toplantı ve müzakere defterini ya hiç tutmamakta ya da tutsa dahi bu deftere herhangi bir kayıt yapmamaktadır.

Bir diğer husus, genel kurul toplantı ve müzakere defterine yapıştırılacak olan toplantı tutanağının notere onaylatılmış, sonrasında bir suretinin ticaret sicili müdürlüğüne verilmiş ve bu tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususların tescil ve ilan ettirilmiş olmasıdır. Bu halde, bir örneği hem noterde hem de ticaret sicili müdürlüğünde bulunan toplantı tutanağının söz konusu deftere yapıştırılması, şirkete ispat açısından ayrı bir koruma sağlamamaktadır. Zira noter tarafından onanan toplantı tutanağı aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir. 

Durum böyle olmakla birlikte Türk Ticaret Kanunu'nda, genel kurul toplantı ve müzakere defterinin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut adı geçen Kanuna uygun saklanmaması hallerinde yönetim kurulu üyelerinin 300 günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılması öngörülmüştür. Ayrıca bu defteri Kanuna uygun tutmayanlar idari para cezasıyla tecziye edilecektir. Söz konusu ağır cezai yaptırımlar bir yana bırakılırsa, sırf toplantı tutanağını yapıştırmak amacıyla genel kurul toplantı ve müzakere defterinin tutulması gerekli ve ihtiyaç olmadığı gibi işlevsel de değildir. Toplantı tutanağının yeri, tek başına kalacağı bahsi geçen defterin yapraklarının arası değil, diğer genel kurul evrakının da konulduğu ayrı ve özel bir dosya olmalıdır. Buna karşın onlarca sayfadan oluşan ve yukarıda sayılan diğer genel kurul evrakının toplantı ve müzakere defterine yapıştırılması da rasyonel değildir.

Genel kurul toplantı ve müzakere defterinin uygulamadan kaldırılması, kanaatimizce kollektif, komandit ve limited şirketler açısından da bir sorun oluşturmayacaktır. Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların kaydedildiği defterin ismi genel kurul toplantı ve müzakere defteri yerine pekâlâ karar defteri olarak isimlendirebilir. Limited şirketlere ilişkin olarak ikincil mevzuatta, müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabileceği ifade edilmiştir. Dolayısıyla limited şirketlerde, genel kurul kararları ile müdürler kurulu kararlarını yazmak için tek bir defter kullanılabilir. Kaldı ki, uygulama da bu yöndedir.

Bu çerçevede, anonim şirketlerin tutmakla yükümlü oldukları defterler arasından genel kurul toplantı ve müzakere defterinin çıkartılması ve bu doğrultuda Türk Ticaret Kanunu'nda düzenleme yapılması, bunun yerine toplantı tutanağı ile birlikte diğer genel kurul evrakının ayrı bir dosyada (Genel Kurul Toplantı Dosyası'nda) bulundurulması ve muhafaza edilmesine ilişkin anonim şirketlere veya tüm ticaret şirketlerine yükümlülük getirilmesi, hem daha işlevsel ve pratik hem de daha az maliyetli olacaktır. Ayrıca şirket yöneticileri de gereksiz yere ağır cezai yaptırımlara muhatap olma riskinden kurtulacaktır.