Bütçe Revizyonu

İşletmeler hayatlarını devam ettirmek için kar etmek zorundadırlar. Kar etmek isteyen işletmeler de geleceklerini sağlıklı bir şekilde planlamalı ve etkin bir gelecek yönetimi yapmalıdırlar. Ancak geleceği bugüne taşımayı başarabilen işletmeler, küreselleşen ve kızışan rekabet ortamında karlılıklarını devam ettirebilirler. Bunu yapmanın yolu kahin olmaktan değil, yazı dizimizin başlığına da adını veren "BÜTÇE YÖNETİMİ"nden geçiyor.

İşletmenin yönetim kadrosu, kendi departmanı, çalıştığı şirket,  şirketin faaliyet gösterdiği sektör ve sektörün ülkedeki ve dünyadaki konumu hakkında bilgi sahibi olmak zorundadır.  Yöneticiler bu bilgilere edindikleri tecrübelerle ulaşırlar. Bütçe disiplini işletme içindeki tüm tecrübe ve bilgilerin bir potada eritilerek ortak bir akıl oluşturulmasını ve faaliyetlerin bu çerçevede planlanarak yürütülmesini sağlar. İşletmenin satış hedeflerinin ne olacağını satış departmanından iyi kimse bilemez. Bu satışları gerçekleştirmek için ne tür faaliyetlerde bulunulması gerektiğini, hangi reklam ve tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirileceğini en iyi bilen de pazarlama departmanıdır. İlgili satışları yapabilmek için yapılacak üretimlerin kaç kişilik bir ekiple ve hangi maliyetlerle yapılacağı da üretim veya fabrika müdürünün görevidir ve bu işi ondan iyi kimse yapamaz.

İşte, "Bütçe Yönetimi" ile işletmedeki herkes, yaptığı işle ilgili tecrübelerinden faydalanarak gelecekte ne olacağının tahminini yapar ve bu faaliyetlerin işletmeye kar mı zarar mı sağlayacağı belirlenir. Sonuçta her bir bölüm ayrı birer kar veya gider merkezi iken, aynı zamanda çatısı altında toplanılan işletmenin karını maksimize etmek için entegre biçimde çalışması gereken sistemin birer parçalarıdır. Bütçe, İşletme yöneticilerinin olaylara girişimci olarak bakabilmesini ve bütünsel bir bakış açısı sağlayan bir sistem olmasından  dolayı da faydalıdır.

Bu noktada işletme bütçeleri oluşturulmasında yöneticilerin gerçekçi ve gerçekleştirilebilir hedefler ortaya koymaları şarttır. Satış müdürünün hazırladığı satış bütçesi tamamen satış müdürünün beklentilerini içermelidir. Ne fazla ne de az olmalıdır. Çünkü herhangi bir bütçede yapılabilecek herhangi bir hata tüm bütçelerde sapmalara neden olabilecek, sonuçta yanlış gelir ve gider hesaplamalarına ortam hazırlayacaktır.

Bu da şirket sahiplerinin yanlış yönetimsel kararlar almalarına neden olacak ve işletmeyi tehlikeye sokacaktır. Ya da üretim müdürü, iş ve zaman etüdlerini doğru yapmalıdır ki maliyetler doğru tespit edilebilsin. Küçük işletmelerde gelir gider kontrolünün sağlanması belki kolay olarak algılanabilir. Ancak işletmenin boyutları büyüdükçe bu analizler büyük önem kazanmaktadır. Çünkü hesaplar artık kara kalemle yapılamayacak düzeye gelmiştir. Maliyetlerin profesyonel olarak hesaplanması gerekecektir.

Yanlış yapılan öngörüler, işletme bütçelerinin yanlış sonuçlar vermesine neden olur. Bu da bütçede sürekli revizyon yapma gereğini doğuracaktır. Tüm bütçeler hazırlandıktan sonra sonuç tablolarına bakıldığında işletmenin zararda olduğu, bir yerlerde sorun olduğu sonucuna varılır. Sonra tüm bütçeler tekrar gözden geçirilerek revize edilmek zorunda kalınır.

Yalnız bütçede revizyon yapmanın asıl sebebi bu değildir. Yapılan tüm bütçeler Bütçe Komitesi ve İcra Kurulu tarafından onaylanarak yayınlandıktan sonra aylık olarak kontrolleri ve sapma analizleri yapılır. Satıştan satınalmaya, işçilikten nakit akış bütçelerine kadar tüm bütçelerin kontrol raporları hazırlanır. Kontrollerde, işletmenin boyutuna ve bütçe sisteminin işletmede uygulanma zamanına göre, bir tolerans sapma oranı bırakılır. Bu oran ilk kez bütçe yapan bir işletme için  ±%10 kadardır. Daha sonraki yıllarda ise ±%4-6'ya kadar düşürülmelidir. Eğer bu kontroller sırasında bütçeye göre sapma oranları belirlenen tolerans oranının dışında kalıyorsa bütçede revizyon kararı alınmalıdır. Bu karar yalnızca bir departmanı kapsayabileceği gibi, tüm bütçelerde de revizyon kararı alınabilir. Revizyon kararının verilmesinden sonra yapılan tüm işlemler tekrarlanarak bütçeler baştan oluştrulur.

Hatırlayacağınız gibi son yazımızda TAM GIDA A.Ş nin PROFORMA GELİR TABLOSUNU oluşturmuştuk. Oluşan gelir tablosuna göre işletmenin 347.069 TL zarar edeceği sonucu çıkmıştı. Bu sonuca istinaden Bütçe Komitesi "Revizyon" kararı almıştı. Tüm bütçeler tekrar incelenerek detaylarına bakılacaktı. Yapılan tüm iş ve zaman etüdleri ile maliyet hesaplamalarının yapılmasından sonra işletme ile ilginç bulgular elde edilmiştir. Bütçeleme neticesinde çıkan zararın nedenleri  ve revize edilmesi gereken noktaların aşağıdaki gibi olduğu tespit edilmiştir:

1.Maliyetlerin İyileştirilmesi: Yapılan bütçelemede genel üretim giderlerinin olması gerekenden yüksek seviyede olduğu tespit edilmiştir. Özellikle imalatta kullanılan makinelerin verimsiz kullanımından kaynaklanan fazla enerji tüketimi olmaktadır. Ayrıca personelin makineleri kullanımından kaynaklanan fazla enerji tüketimleri de tespit edilmiştir. Pişirme bölümünde çalışan personelin, pişirme işlemi olmadığı zamanlarda da ocakları gereksiz yere açık bıraktığı tespit edilmiştir. Bu bağlamda ilgili birim yöneticisi tarafından pişirme bölümüne bilinçlendirme eğitimleri yapılmasına karar verilmiştir. Alınan tedbirlerle üretim maliyetlerinde %44 oranında tasarruf sağlanmıştır.

2.Birim Satış Fiyatı ile ilgili revizyonlar: Fiyatlandırmayı etkileyen faktörlerin başında üretim maliyetleri, faaliyet giderleri ve piyasadaki rakiplerin fiyatlandırmaları gelmektedir. TAM Gıda A.Ş. fiyatlandırma poltikalarını tespit ederken piyasadaki merdiven altı işletmelerin satış fiyatlarına karşı durabilmek için üretim maliyetlerini ve faaliyet giderlerini dikkate almadan birim satış fiyatlarını oluşturmuştur. Yapılan maliyet analizleri sonucunda birim satış fiyatının 5 TL'den 6 TL'ye çıkarılmasına karar verilmiştir.

İlgili bütçelerde revizyonlar yapılmış ve Proforma Gelir Tablosu yeniden oluşturulmuştur. Oluşan yeni Gelir tablosu Tablo 1 de gösterilmiştir. Buna göre işletme faaliyetleri sonucunda, 15.521 TL kar etmesi planlanmıştır. Üretim maliyetlerindeki ve satış stratejisindeki küçük revizyonlarla işletme kar edecek duruma getirilmiştir. Bir önceki yıl verilerine bakıldığında da zararın kaynaklarının aynı sebepler olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Görüldüğü gibi TAM GIDA A.Ş.'de bütçe sistemi yeni kuruluyor olmasına rağmen hemen etkisini göstermiş ve ciddi anlamda tasarruf edilmesini sağlamıştır. Eğer etkin bütçe yönetimi devam ederse, ileriye yönelik stratejik kararlar alma aşamasında da bütçe, işletme için bir karar destek sistemi olacaktır. Hele ki içinde bulunduğumuz ekonominin kaygan bir zeminde olması ve şartların sürekli değişkenlik göstermesi çok sıradan hale gelmişse, bütçe yönetimi yapmadan, işletmelerin ayakta kalabilmeleri çok güçtür.

K A L E M L E R Önceki Dönem(2008) 1. Çeyrek 2. Çeyrek 3. Çeyrek 4. Çeyrek TOPLAM

A. Brüt satışlar 375.000 162.000 180.000 171.000 186.000 699.000

B. Satış indirimleri ( - ) * 10.250 4.428 4.920 4.674 5.084 19.106

C. Net satışlar 364.750 157.572 175.080 166.326 180.916 679.894

D. Satışların maliyeti ( - ) 422.500 133.345 147.714 140.229 151.372 572.659

     Brüt satış karı -57.750 24.227 27.366 26.097 29.544 107.235

E. Faaliyet giderleri ( - ) 58.250 28.010 34.900 32.705 31.530 127.145

     Faaliyet karı/zararı -116.000 -3.783 -7.534 -6.608 -1.986 -19.910

F.  Diğer olağan gelir ve karlar * 28.650 12.377 13.752 13.064 14.210 53.404

G. Diğer olağan gider ve zararlar ( - ) * 10.125 4.374 4.860 4.617 5.022 18.873

H. Finansman giderleri ( - ) 5.120 0 300 300 300 900

     Olağan kar/zarar -102.595 4.220 1.058 1.540 6.902 13.720

I.   Olağandışı gelir ve karlar * 12.850 5.551 6.168 5.860 6.374 23.952

J.  Olağandışı gider ve zararlar ( - ) * 7.400 3.197 3.552 3.374 3.670 13.794

     Dönem karı -97.145 6.574 3.674 4.025 9.606 23.879

K.  Döneme ait vergi ve diğ.yasal y. ( - ) 0 2.301 1.286 1.409 3.362 8.358

      Dönem net karı -97.145 4.273 2.388 2.616 6.244 15.521

Tablo 2: TAM GIDA A.Ş. 2009 Proforma Gelir Tablosu

Dipnot 1 :* Dikey Yüzdeler Yöntemine göre hesaplanan satırları ifade etmektedir. Dikey Yüzdeler Yöntemine Göre;

İstenen Veri      =  (2008 Veri / 2008 Brüt Satışlar) * 2009 Brüt Satışlar

Örn:  Satış İndirimleri   = (2008 Satış İndirimleri / 2008 Brüt Satışlar)*2009 Brüt Satışlar

1929'dan sonra dünyanın karşı karşıya kaldığı en büyük krizi şu dönemlerde yaşamaktayız. Bu krizden ülke olarak da payımızı alıyoruz. Böyle bir ortamda önünü görmeden yola çıkmak sizce ne derece doğru? TAM GIDA A.Ş. eğer kriz ortamında bu bütçeyi yapmasaydı sizce durumu ne olurdu? Krizi atlatma şansı ne kadardı?

Bir sonraki yazımızda PROFORMA BİLANÇO'nun nasıl oluşturulacağından ve bilançonun bize neler söylediğinden bahsedeceğiz.  İyi haftalar geçirmeniz dileğiyle…