İhale işlemlerinde, idarelere başvuru hakkı nasıl kullanılmalıdır?

Av. Duygu Kılıç ÇAYLI 
İlyas KILIÇ 

İhalelerde hak kaybına uğranılmaması için tüketilmesi gereken üç aşamalı idari başvuru yollu bulunmaktadır. Bunlar;

- İhaleyi yapan idareye yapılan “şikâyet başvurusu”,
- İkincisi, Kamu İhale Kurumu’na yapılan “itirazen şikâyet başvuruları”, 
- Üçüncüsü ise dava açılmasıdır. 

Yani bir hak kaybına uğranılmaması bakımından dava açılmadan önce şikâyet ve itirazen şikâyet aşamalarının usulüne göre tüketilmesi gerekmektedir.

İhaleyi yapan idarelerin gerçekleştirdikleri işlemlerinde şikâyete yol açan durumların fark edilmesi halinde, doğrudan ihaleyi yapan idareye “şikâyet başvurusu” yapılır. 
Şikâyet başvuru hakkının kullanılabilmesi için;

- Şekil, 
- Süre, 
- Esasa uygunluk, şartları aranır. 

Öncelikle idareye yapılacak başvurunun, Kamu İhale Kurumu’nun resmi web sitesinde yer alan “İdareye Yapılacak Şikâyet Başvuru Dilekçesi Örneğine” uygun şekilde doldurulması gerekmektedir. Yani kurumun web sitesinden indirilecek matbu evraktaki boş yerlerin ve ekinde yer alan vekâlet bilgileri ile ilgili hususların eksiksiz doldurulması şarttır. 
Ortak girişim adına yapılacak şikâyet başvurularının, pilot ortak veya temsil yetkisi verilen özel ortak ya da ortakların tamamı tarafından yapılması zorunludur. Temsil yetkisine sahip olmayan özel ortak tarafından şikâyet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru süresinin sonuna kadar pilot ortağın şikâyete katılması veya özel ortağa temsil yetkisi vermesi gerekmektedir. 

Konsorsiyumlarda ise başvurular, koordinatör ortak tarafından yapılması mümkündür. Şikâyet başvuruları, elden veya posta yoluyla yapılabilir. Ancak posta yoluyla yapılan başvurularda postada geçen süreler dikkate alınmaz ve şikâyetin idareye ulaştığı tarih esas alınır.

İhale işlemlerinde şikâyete yol açan durumların farkına vardığı veya farkına varmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren şikâyet süresi başlamaktadır. Bu süreler, kanunun 21’inci maddesinin yani “Pazarlık İhale Usulü ihalelerin” (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde “beş gün”, diğer hallerde “on gün” içinde yapılmalıdır. Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde ise süre, tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar. Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikâyet başvurularının, ihale tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur. Örneğin ihale tarihi “cuma” günü olan ihalelerde, bir önceki “pazartesi” günü, mesai saati bitimine kadar şikâyetin yapılması gerekmektedir.

İdareye yapılan şikâyet başvurularındaki usul olarak dikkat edilmesi gereken husus ise başvuru ehliyetidir. İdareye şikâyet, başvurusunda bulunulabilmesi için, ihale dokümanının satın alınmış veya e-şifre ile indirilmesi yani; aday veya istekli olabilecek kişi hüviyeti kazanılması gerekir. Başvuru ehliyetine haiz olmayan ve hukuken korunması gerekli bir hakkının oluşmadığı anlaşılan kişiler şikâyet başvurusu yapamazlar. 
İdareye yapılan başvurularda ise genelde şu hatalar yapılmaktadır:

- İhale dokümanına karşı başvuru süresi; ihale dokümanının satın alındığı veya e-şifre ile indirildiği tarihte başlamakta ve 10 gün içinde veya ihale tarihine üç iş günü kala bitmektedir. Bu süre geçtikten sonra ihale dokümanı kesinleşeceğinden, dokümanın rekabete uygun olmadığı ve benzeri sebeplerle başvuru yapılması mümkün olmamaktadır.

- İhale komisyonunun kuruluşu, işleyişi, yaklaşık maliyet ile ilgili hususlara yönelik başvurular için süre, ihalenin yapıldığı yani varsa hukuka aykırılığın fark edildiği tarihte başlamaktadır. Bu tür durumlarda şikâyet başvurusu yapmak için “kesinleşen ihale kararının” beklenmemesi gerekir. Aksi halde, başvuru süre yönünden reddedilecektir. 

- İdare tarafından şikâyet veya itirazen şikâyet üzerine alınan ihalenin iptal edilmesi işlemine karşı, idareye şikâyet başvurusunda bulunulmadan, doğrudan Kamu İhale Kurumu'na itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması gerekmektedir.

- İdare tarafından süresi içerisinde başvuruya cevap verilmemesi halinde, idarenin on günlük karar verme süresinin bitimini takip eden on günlük süre içinde Kuruma itirazen şikâyet başvurusunda bulunması gerekmektedir. 

- İdarenin şikâyet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikâyet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikâyet başvurusuna konu edilemeyeceğinden, şikâyet dilekçeleri işin uzmanı kişilerce veya hukuk bürolarınca hazırlanması tercih edilmelidir.

- İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden kişiler şikâyet başvurusunda bulunabilirler. Örneğin ihale üzerine bırakılan bir kişinin yapacağı başvuru, ehliyet yönünden reddedilir.

Sonuç olarak, ihalelerde hak kaybına uğramamak için öncelikle idarelere yapılan başvurularda, uzman hukukçulardan yardım alınmalıdır. Aksi durumlarda, Kamu İhale Kurumu ve İdari Yargı, başvuruları reddetmekte, kişiler zaman, işgücü ve maddi zararlara uğramaktadırlar.