İnternet üzerinden ihale uygulamaları ve EKAP

İlyas KILIÇ / Kamu Yönetimi ve İhale Uzmanı / Av. Duygu KILIÇ

İnternetin sektörsel alandaki kullanımının yaygınlaşması sonucunda, iş yaşamında sağladığı kolaylıkların kamu ihalelerinde de uygulanması hedeflenmektedir. Bu amaçla, 2002 yılında kuruluşu tamamlanan Kamu İhale Kurumu (Kurum) tarafından internet üzerinden birçok işlem yürütülmeye başlanmıştır. Son yıllarda EKAP adı altında bilgi işlem ve hizmet ağı kurulmak suretiyle internet üzerinden ihale işlemlerinin pilot uygulama aşamasına geçilmiştir.

Kamu ihalelerinde tek elden, şeffaf ve eşit muamelenin tüm İdarelerce ortak bir merkezden yönetilmesinin amaçlandığı, Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) ulusal bir bilgi giriş sistemidir. Bu sistemin bir ayağında ihaleyi yapan idareler, diğer ayağında ise ihaleye katılacak olan aday ve istekliler bulunmaktadır.

Aşağıda her iki sektör için EKAP'ın ne anlama geldiği ve başta güvenlikle ilgili karşılaşılan sorunlar olmak üzere, bilinmesi gereken hususlarda açıklama yapılmaya çalışılacaktır.

1. EKAP-kurum-idare ilişkileri

İhale yapmak isteyen İdareler EKAP' ı kullanabilmek için, kurumla bir protokol yapıp sisteme kayıt yaptırmak zorundadırlar. İdareler, en fazla iki platform sorumlusu da belirterek hazırlayacakları protokolü (EKAP'ı Kullanımına İlişkin Protokol) Kuruma göndermeleri gerekir.

İdarenin EKAP üzerinden yapacağı işlemleri, belirledikleri Platform Sorumlusu ve atayacağı kişiler tarafından gerçekleştirilir. Platform sorumluları ihale sürecinde yer alacak İdaredeki tüm kullanıcıları tanımlamaya ve bu kişilerin bilgilerinde değişiklik yapmaya yetkilidir. İdare tarafından belirlenen yetkililer ve görevler aşağıda açıklanmıştır;

a) İdare platform sorumlusu: İdare platform sorumlusunun idarelerde satın almadan sorumlu kişiler (daire başkanı, şube müdürü vb) arasından seçilir. İdare satın alma sorumlusunun yetkilerini EKAP üzerinde kullanır ve platform işlemlerini idare adına yürütür, yetki verir. Yaklaşık maliyeti görme yetkisine sahiptir.

b) İdare satın alma sorumlusu: İhale öncesi işlemler (ihtiyaç raporu işlemleri, ihale kayıt, ihale işlemleri, ihale dokümanı görüntüleme, ilan işlemleri, teklif kabul işlemleri, ihale komisyonu işlemleri, doküman satış işlemleri, münferit sözleşme işlemleri, tebligat işlemleri, şartname havuzu), teyit işlemleri, sonuç işlemlerinin kaydı, EKAP üzerinden takip, kontrol işlemlerini yürütmekten sorumludur. Yaklaşık maliyeti görme yetkisine de sahiptir.

c) İhale komisyonu üyesi: İhale dokümanı görüntüleme ve teklif değerlendirme işlemlerini yürütmekten sorumlu olan İhale yetkilisinin görevlendirdiği kişidir.

d) İdare standart kullanıcı: İlan durumunu izleme konusunda yetkilendirilir.

2. EKAP'da idarelerin yapması gereken hususlar

EKAP için görevlileri belirleyen İdarelerin, bu bilgi sisteminde önemli birtakım işlemleri de yapması gerekmektedir. Örneğin İdareler EKAP tarafından sağlanacak sayfalar yardımı ile ihale dokümanının hazırlanmasını sağlarlar. Çünkü 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki bütün ihalelere ilişkin dokümanlar EKAP üzerinden hazırlanmak zorundadır. İdare ayrıca aşağıdaki işlemleri de EKAP üzerinden yapmak zorundadır;  

a) İhale kayıt numarası alınarak, doküman hazırlama işlemleri tamamlanmış ihalelere ilişkin Kamu İhale Bülteni'nde yayımlanacak ilanlar EKAP üzerinden oluşturulur.

b) İhale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak idare platform sorumlusu tarafından EKAP'ta tanımlanır.

c) İdareye teslim edilen teklif zarflarının teslim tarihi ve zarfın üzerinde yer alan bilgiler İdare Satınalma Sorumlusu tarafından EKAP'a girilir.

d) Tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin hükümlerine göre tesis edilen işlemlere ait ihale komisyonu tutanak ve kararlarından EKAP'a kaydedilmesi gerekenler EKAP'a girilir.

e) İhale komisyonu kararı üzerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi adına Teyit İşlemleri menüsü altında yasaklılık teyidi alınır.

f) Sözleşmenin imzalanması ile birlikte sözleşme imzalanan yüklenici ve sözleşmeye ilişkin bilgiler EKAP'a girilir.

g) Sözleşmenin yürütülmesi sırasında gerçekleşen sözleşme devirlerine ilişkin bilgiler EKAP'tan alınan teyit bilgileri ile birlikte EKAP'da gösterilir.

h) İdare tarafından, zeyilname ile yapılan değişiklikler ile zeyilnameye ve ihale dokümanının son hali de EKAP üzerinden erişilebilecek şekilde yapılır.

Yukarıda sayılan işlemlerin, ortak bir istatistiksel verilerin toplanabilmesi yanında, ihale işlemlerinde standartlığın ve uygulama birliğinin sağlanması da amaçlanmıştır. Hemen belirtmek gerekir ki, istisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin dokümanlar, EKAP üzerinden hazırlanmaz.

3. İhalelere girmek isteyenlerin EKAP'ı kullanabilmeleri ve elde edecekleri avantajlar

İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler EKAP'ı kullanabilmek için kurumun internet adresinde yer alan ilgili sayfalar yardımı ile ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP'ı kullanımına ilişkin protokolü imzalamak zorundadırlar. Bunun için, www.kik.gov.tr adresinden elde edecekleri protokolü ve ekinde istenilen belgeleri hazırlayarak posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırmak suretiyle kayıt olabilirler.

EKAP' dan protokol ile kayıt işlemi yapanların edinecekleri e-imza kullanma yetkisi sayesinde internet üzerinden ilanları takip etme ve ihale dokümanı edinme yetkileri olacaktır. İsteklinin ortak girişim olması halinde, ortaklardan herhangi birinin e-imza kullanarak EKAP üzerinden doküman satın alması yeterli kabul edilir. Yani, ön yeterlik dokümanının ve teknik şartname dahil ihale dokümanının EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi halinde doküman satın alınmış sayılacaktır.

e-imza kullanılmadan ihale dokümanı indirilmesi ihale dokümanı alındığı anlamına gelmeyeceği için, bu durumda daha önceki uygulamalarda olduğu gibi idareden giderek doküman satın almak zorunluluğu hasıl olacaktır. Ancak ilansız ihalelerde, dokümanın EKAP üzerinden görülemeyeceği ve indirilemeyeceğini burada ifade etmek gerekmektedir.

İhalesi EKAP üzerinden yapılan çerçeve anlaşma kapsamındaki münferit sözleşmelerin hazırlanması ve ilgili diğer işlemler (ihtiyaç raporu oluşturma, İKN alma, vb.) EKAP üzerinden gerçekleştirilir.

Böylece istekli, aday veya istekli olabilecekler;

a) EKAP'ta oluşturulan ihalelere ilişkin belirlenen kriterlere göre arama yapabilecek ve arama sonucunda istedikleri ihalenin detaylı bilgilerine erişebilecek.

b) İhale dokümanı, bedel ödenmeksizin EKAP üzerinden indirilebilecek,

c) Eğer ihale dokümanına teklif verilecekse, e-imza kullanılmak suretiyle dokümanı edinecek ve İhale dokümanı aldığı ve istekli olabileceği kabul edilecek,

d) İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, ilgilendikleri ihalelere ilişkin kriterleri EKAP'a girerek belirledikleri kriterlere uygun ihale ilanlarından e-posta aracılığı ile haberdar olabilecek,

e) Ayrıca, açılan ilan sayfasından ihale dokümanlarına erişebilecek ve ilana daha sonra hızlı erişebilmek için EKAP'ta oluşturulmuş İhale Ajandalarına ilgili ilanın linkini ekleyebileceklerdir.

 İhale dokümanının Güvenli Elektronik İmza (GEİ) kullanılarak indirilebilmesi için ihalelere katılacak gerçek veya tüzel kişilerin Kurumla yapılacak olan protokoller kapsamında belirlediği ortak ve/veya yönetici ve/veya çalışan adına alınması gerekir. GEİ, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından (ESHS) veya mobil iletişim (GSM) operatörlerinden temin edilebilir. GEİ, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında düzenlenen ihalelere teklif verirken ıslak imza atan şirket (genel müdürler veya vekâlet verilen satış müdürleri gibi) yetkilileri tarafından alınmalıdır.

4. Sonuç

Kamu ihalelerinde tek elden, şeffaf ve eşit muamelenin tüm İdarelerce ortak bir merkezden yönetilmesinin amaçlandığı EKAP, sağlıklı bir şekilde kullanılması halinde ihalelere girmek isteyenlere önemli avantajlar sağlayacaktır. Burada kafalara takılan tek sorun işin güvenlik boyutudur.

İhalede rekabetin en önemli unsuru, yaklaşık maliyetin gizliliğinin sağlanması olup, bu bilgilerin EKAP' a idarelerce şifrelenerek gelmesi ve şifreli olarak Kurum veri tabanında tutulmasıyla sorun çözüme kavuşturulmuştur. Ayrıca bu sistemde gizlilik daha İdare safhasında sağlanmaya çalışılarak, ihalenin yaklaşık maliyetinin sadece idare satın alma sorumlusu ve idare platform sorumlusu tarafından görülebilme yetkisi verilmiştir.

İhaleye girecek aday ve istekliler için 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında GEİ yetkisi getirilmesi de, ihalede isteklilerin sahip olacağı şahsi sorumluluklarının kendi inisiyatifleri dışında kullanılmaması sağlamıştır.

İdarenin satışını yaptığı basılı, imzalı mühürlü ihale dokümanı ile EKAP da yayınlanan doküman arasında çelişkili husus olduğunda da, e-imzayla doküman alan aday veya istekli yanıltılmış olmayacak mıdır? Bu güvenlik sorunu, 25.02.2011 tarih ve 27857 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği'nin "Dokümanın görülmesi, satın alınması ve EKAP üzerinden indirilmesi" başlıklı 16'ncı maddesinin 5'inci fıkrasında; "İdarece satışı yapılan dokümanın EKAP'ta hazırlanan dokümana uygun olması zorunludur. Dokümanlar arasında farklılık bulunması halinde EKAP'ta hazırlanan doküman esas alınır." düzenlemesi ile giderilmiştir.

İnternet üzerinden ihale işlemlerinin yapılmasında önemli bir uygulama alanı olan EKAP, ihalelere girecek olanlar için eşit muamele ve şeffaflık ile güvenli bir rekabet ortamı sağlayacaktır.