İşletmelerde performans esaslı bütçeleme
Salim Çam (MBA, MSc), Bahçeşehir Üniversitesi Progroup Uluslararası Danışmanlık Genel Müdürü
Günümüz koşullarında işletmeler varlıklarını devam ettirmek istiyorlarsa geleceği bugüne taşımaları gerekir. Bu da işletmelerin performans kriterlerini bugünden belirleyip, buna göre bütçeleme yapmaları ile mümkün olur. Ekonomide giderek artan değişkenlik ve rekabet sonucunda düşen karlılık şirketleri kara kara düşündürmeye başlamıştır. Bu şartlarda işletmelerin ayakta kalabilmesi için yönetim anlayışlarında, özellikle de finansal ve operasyonel yönetim anlayışlarında değişik bakış açılarının gündeme gelmesi gerekmektedir. Bunların başında ürün ve hizmetlerin kalitesinin yükseltilmesi, optimum kaynak kullanımı, çalışanların verimliliğinin ve etkinliğinin arttırılması ile yönetimsel açıdan hesap verme ve ölçülebilir mekanizmalarının geliştirilmesi gelmektedir.
Merkezi kaynak dağılımına dayanan ve girdiye endeksli geleneksel bütçe anlayışı, günümüzde yerini, yetki ve sorumluluk dağıtımı ile kaynakların yerinden yönetimini esas alan finansal yönetim ve çıktı-sonuç odaklı "Performans Esaslı Bütçeleme"ye bırakmıştır.
Performans esaslı bütçelemenin en önemli aşamalarından birisi misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesidir. Ayrıca bu kriterlerin doğru tespit edilmesi tüm canlı varlıkların ve işletmelerin stratejik başarıya ulaşmasında önemli rol oynar. Bunların doğru tespit edilmesi duru ve analitik bir zihinle mümkün olabilir. Karışık, kontrolsüz ve yanlış bir zihin nasıl bir insanın hayatına mal olursa, işletmelerde de yanlış bir misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedefler işletmenin yaşamını yitirmesine neden olabilir.
Doğru bir misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerin tespit edilmesinden dolayı performans esaslı bütçeleme, stratejik planlama ile diyalektik ilişki içindedir. Diyalektik özellik önceden saptanmış amaçlarla, onlara erişmeye yardımcı olacak araçların karşılıklı etki ve tepkilerini içermektedir.
Stratejik planlama işletmenin geleceğini veya kaderini belirleyen tepe yöneticilerinin çevreye ve işletmenin sonuçlara dönük faaliyetlerini ilgilendiren sistematik düşünce ve analizlerini kapsamına alır. Bu nedenle stratejik planlama üç temel soruya cevap bulmaya yöneliktir:
.Neredeyiz?
.Nereye varmak istiyoruz?
.Oraya nasıl gideceğiz?
Bu sorular işletme amaç ve hedeflerinin belirlenmesi, kaynakların belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda kullanılması ve sürecin belirli performans kriterleri ile ölçümünü sağlar. Ölçülemeyen, planlanamayan, bir referans noktasıyla karşılaştırılmayan herhangi bir şeyin başarısı ya da başarısızlığı hakkında bir yargıya varmak mümkün değildir.
Performans Esaslı Bütçelemede her birim sorumlusu kendi faaliyet alanı ile ilgili performans ölçütleri, amaç ve hedefler belirler. Performans göstergeleri ile ilgili aşağıda birkaç örnek verebiliriz:
Kurumsal performans göstergeleri
.İşçilik Maliyeti Verimi = ( Üretilen Miktar X Birim Standart Zamanı X Standart İşçilik Ücreti / Gerçekleşen İşçilik Ücreti ) X 100
.Malzeme Maliyeti Verimi = (Üretilen Miktar X Birim Standart Malz. Miktarı X Standart Malz. Maliyeti / Gerçekleşen Malzeme Maliyeti ) X 100
.Makine Maliyeti Verimi = ( Üretilen Miktar X Birim Standart Makine Süresi X Standart Makine Gideri / Gerçekleşen Malzeme Maliyeti ) X 100
.Maliyet Gerçekleşme Oranı = Önerilen Sipariş Maliyeti / Gerçekleşen Maliyet
.İş Gücü Verimliliği = Çıktı / İşçilik Giderleri
Üst yönetim performans göstergeleri
.Maliyet = Gerçekleşen Genel Giderler/Bütçelenen Genel Giderler
.Toplam Üretim Maliyetleri / Standart Üretim Maliyetleri
.Sermayenin Kullanımı = Net Kâr / Öz Sermaye
.Brüt Kâr / Faiz Ödemeleri
.Satışlar / Toplam Varlıklar
.Kârlılık = Net Kâr / Satışlar
.Sermaye Verimliliği Oranları
Performans boyutlarına ilişkin göstergeler
.Kârlılık/Bütçeye Uygunluk
.Bütçelenen Satışlara Göre Gerçekleşen Satışlar
.Hedef Düzeylerini Aşan Bütçe Sapmaları
.Yatırımların Getirisi
.Satışların Yüzdesi Olarak Kâr
.Çalışan Başına Kâr
Verimlilik göstergeleri
.Etkenlik = Gerçekleşen Sonuç (Üretim, Satış, Kâr…) / Beklenen Sonuç (Üretim, Satış, Kâr…)
.Verim Oranı = (Tüketilmesi Beklenen (Hammadde, İşçilik, Elektrik…)/ Tüketilen (Hammadde, İşçilik, Elektrik,…) X 100
.Verimlilik = Çıktı / Girdi
.Yararlanma Oranı = (Tüketilen ……… / Kullanılabilir ……… ) X 100
.İşgücü Verimi = (Standart (Beklenen) Çalışma Süresi / Gerçek Çalışma Süresi) X 100
Performans hedefi de belirlendikten sonra bu hedefi gerçekleştirmek için hangi tür faaliyetlerin yapılacağı ve her faaliyet için bütçeler tespit edilir. Bütçe Oluşturma Aşamalar sırasıyla;
.Pazarlama-Satış ve Dağıtım Giderleri Bütçesi
.Genel Yönetim Giderleri Bütçesi
.Satılan Malın Maliyeti Bütçesi
.Yatırım Bütçesi
.Nakit Akım Bütçesi
.Proforma Bilanço
.Proforma Gelir Tablosu
.Senaryo Analizi
.Satış Bütçesi
.Üretim Bütçesi
.Satınalma Bütçesi
Oluşturulan faaliyet bütçelerinden sonra bu göstergelerin ne ölçüde gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek için aylık kontroller yapılır. Eğer bütçeye göre büyük sapmalar varsa bütçede revizyona gidilir.
Performans esaslı bütçenin işletmeye getirdiği görüş açısının orijinalliğini tasvir etmede "enfraruj" (gece görüşü) teknolojilerini metafor olarak kullanabiliriz. Karanlık bir yolda yönünüzü bulmak için bu teknolojiden yararlanmanız, sizi yoldaki diğer ayağı takılan işletmelerden farklı kılacaktır. Avantajınız diğerleri günü 12 saatten ibaret sanırken, sizin 24 saati kullanabilme akıllılığınızdır. Ekonomik sistemlerin yarattığı dalgalanmalar, sis perdeleri gibidir. Performans esaslı bütçeleme işletmenin göremediği ve karanlıkta kalan pek çok noktayı açığa çıkararak karanlıkları dağıtır. Şirketin amaç ve politikalarının belirlenmesi, stratejik kararları, mali-finansal durumları gibi konularda da eksikliklerini ortadan kaldırır. Başarılı bir bütçe çalışması, hem işletmeye hem de Türkiye ekonomisine maliyetleri düşürme, farklılaşma ve hızlı cevap verme gibi stratejik anlamda katkısı bulunmaktadır. Bu vesile ile bütçe danışmanlık hizmeti verdiğimiz, Çilek Mobilya, Collezione, Dalgakıran, Kervan Gıda, Halkalı Kağıt, Makisan, Zorlu Süper Home Tekstil, Cavo Metal, Evyap, Andeva Hastanesi, Verim Plastik gibi şirketleri başarılı bütçe çalışmaları ile Türkiye'mize katkılarından dolayı kutlar, teşekkür ederiz.