İşletmenizin kalbi: Satış bütçesi

Kalbimiz bizim için ne kadar önemli hiç düşündünüz mü? Muhakkak hepimiz kalbin önemini az çok biliyoruz ve düzenli çalışmamasının bizde ne gibi aksaklıklar meydana getireceğini de kestirebiliyoruzdur. Peki kalbin durması? Evet, insanın ölümü anlamına geliyor. Peki bu süreç nasıl işliyor ve ölüm ne kadar bir sürede gerçekleşiyor dersiniz? Kısaca bahsetmek gerekirse: Kalbin durması pompa görevinin ortadan kalkmasına ve organlara kan gitmemesine neden olur. Bu da ilk olarak oksijensizliğe neden olarak en hassas organımız olan beynimizin fonksiyonlarını etkiler ve saniyeler içinde şuur kaybolur. Kan akışı (dolayısı ile kalbin kanı pompalamaması) 3 dakikadan fazla sürerse, beyin hücreleri geriye dönüşsüz bir şekilde harap olur. Onun için bu durumlarda saniyeler son derece önemlidir. Kalbin çalışması (veya beynin kanlanması) 3 dakikadan sonra sağlansa bile beyin fonksiyonu yerine gelmez ve hasta bitkisel hayata girer. Onun için 3 dakikadan daha uzun süren kalp durmalarında (süre kesin olarak biliniyor ve kalp masajı da yapılmıyorsa) canlandırma işleminin bir yararı yoktur. Kısacası 50 yaşında olan birinin kalbi 50 yıldır durmaksızın çalışıyordur ve 3 dakikalık molaya bile hakkı yoktur. Bu mola insan hayatının sonu demektir.

Peki işletmenizin kalbi neresi? Hepinizin 'satış' dediğini duyar gibiyim. Zaten bu sorunun cevabını hala bilmeyenlerin şirketleri ya batmıştır ya da batması yakındır. Çünkü satışlara gereken önemi göstermiyor demektir. İnsanın kalbinin yalnızca 3 dakika durmasının neye mâl olduğunu yukarıda anlattık. Satışların durması ile 3 dakikada olmasa da, işletmenizin akıbeti de aynı olacaktır. Bu nedenle bu fonksiyona gözünüz gibi, pardon kalbiniz gibi bakmalı ve ona hak ettiği önemi göstermelisiniz.

Sağlıklı kalp sağlıklı insanda olduğu gibi, sağlıklı işletmelerin de iyi çalışan bir satış organizasyonuna ihtiyaçları vardır. Bunu oluşturmayı başarmış şirketler rekabette daha avantajlı konuma geçmekte ve gerçekleşmesi olası kötümser senaryolara daha hızlı ve etkin cevaplar verebilmektedirler. Şu günlerde içinde bulunduğumuz ve artık bizim için sıradanlaşan kriz ortamlarında, bu organizasyonu başaramamış şirketler krize teslim olup, sadece krizin kendilerinde bırakacağı tahribatın derecesini beklerken, doğru satış organizasyonu olan şirketlerin bu durumlara karşı önceden hazırladıkları senaryoları gündemlerine almaktadırlar. "İşletmelerin sırayla iflaslarını açıkladıkları, işçi çıkardıkları bir ortamda bu işi başarmak bu kadar kolay mı peki?" diye sorduğunuzu duyar gibiyim. Cevabım ise; 'Evet, kolay. Bu kadar kolay' olacak. Yeter ki sağlıklı işletmeye ulaşmak için doğru reçeteyi kullanalım. Bu reçete tek kelimeden oluşuyor: "SATIŞ BÜTÇESİ"…

Başlangıç olarak 'Satış Bütçesi' nedir onu tanımlayalım: Satış Bütçesi; bir işletmenin bütçe döneminde mamul miktarı, birim satış fiyatı ve toplam tutarını ayrı ayrı tablolar ve cetveller şeklinde gösteren ve işletme yöneticilerince hedef olarak benimsenmiş ve onaylanmış resmi bir belgedir.

Planlamanın esası, geçmişte elde edilen tecrübeler ve oluşmuş verilere dayanarak gelecekle ilgili öngörüleri, olması beklenen sırada işletebilmek amacıyla düzenlemektir. İyi planlanmış bir satış organizasyonu da işletmenin elinde bir ışık olacaktır. Bu planlamayı yaparken devreye SATIŞ BÜTÇESİ hazırlamak girecektir. Sağlıklı bir satış bütçesi aslında tüm bütçelerin de temelini oluşturmaktadır. Nasıl kalp iyi çalışırsa diğer organlar çalışıyor; kalp durduğunda diğer organlar da duruyorsa, satış bütçesi doğru hazırlanmış bir işletmede de diğer organlar iyi çalışacaktır. Satış bütçesi oluşturulurken şu sorulara cevaplar aranmalıdır:

Satış bütçesi oluşturulurken; nereye ve kime satılacak, ne satılacak, ne kadar satılacak, maliyeti ne olacak, kaç paradan satılacak, satış stratejisi ne olacak, başa baş satış miktarı, başa baş satış tutarı nedir? Bu sorular cevaplanmadığı takdirde sağlıklı bir satış bütçesi oluşturulmamış olur.

Bu cevaplara sahip bir işletme, ne kazanacağının cevaplarını daha senenin başında vermiş olacaktır. Şimdi, şu soruyu sorduğunuzu duyar gibiyim:"Peki Satış Bütçesi nasıl oluşturulur?" Gelin bunu bir örnek ile anlatalım..

Nereye ve kime satılacak? Burada hedef kitlemizin analiz edilmesi, yeni trendlerin tespiti ve buna göre ne satılacağının tespit edilmesi gerekecektir.' Ne Satılacak?' sorusunun cevabı, aşağıdaki ürün stratejilerimizin cevabına bağlıdır.

· Mevcut ürün mevcut pazar ne olacak?

· Mevcut ürün yeni pazar ne olacak?

· Yeni ürün mevcut pazar ne olacak?

· Yeni ürün yeni pazar ne olacak?

Bunların tespitinden sonra, satılacak ürünün miktar olarak tahmin edilmesine sıra gelmiştir. Ürün miktarları nasıl tespit edilir? Bunu bir örnekle açıklayalım. Tam Pasta Şirketi'nin geçmiş dönem kutu olarak satışları aşağıdaki gibi olsun:

Mamul Yıllar Ocak Şubat Mart 1. Çeyrek Toplamı

Şekerli Pasta 2004  8.500 9.000 10.000 27.500

 2005  8.500 8.500 9.500 26.500

 2006 8.500 8.000 10.000 26.500

 2007 8.000 7.500 8.500 24.000

 2008 7.500 8.000 7.500 23.000

 2009 Tahmini 8.200 8.200 9.100 25.500

 Sezgisel 8.500 9.000 9.500 27.000

Tahmin yönteminde aritmetik ortalama kullanılmıştır. Ürünün mevsimsel dalgalanmasına göre kullanacağınız istatistiksel yöntemler farklı olabilir. Fakat hangi yöntem olursa olsun burada satışcının sezgileri hepsinden önemlidir. Satış tahminlerini tespit ederken sezgilerin doğruluğunu test etmek açısından muhakkak istatistiksel yöntemler kullanılmalıdır.

Örnekte ocak ayının şekerli pasta tahmini şu şekilde hesaplanmıştır: Yıllar itibariyle ocak ayı satışları toplamı yıl sayısına yani 5'e bölünmüştür. (8.500+8.500+8.500+8.000+7.500)/5=8.200 kutu satış yapılacağı tahmin edilmektedir. Satış yöneticisi burada sezgisel tahminini kullanarak, 8.500 adet satılacağını tahmin etmektedir.

Satış miktarını tespit ettikten sonra ikinci adım miktarın kuruşlandırılmasıdır. Bunun için önce birim satış fiyat listesinin oluşturulması gerekir. Şekerli pastanın fiyat listesi aşağıdaki gibi olsun;

Ocak Şubat Mart

5 YTL 5 YTL 5 YTL

Fiyat listesi de tespit edildikten sonra ciroya yani toplam tutara ulaşmak artık çok kolaydır. Burada da kutu adeti ile birim fiyatı çarparak ciroya ulaşabiliriz. Bu da aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Mamul Birim Ocak Şubat Mart 1. Çeyrek Toplamı

Şekerli Pasta  Kutu 8.500 9.000 9.500 27.000

 Birim Fiyat (YTL) 5 5 5 

 Toplam Tutar (YTL) 42.500 45.000 47.500 135.000

Görüldüğü gibi 1. çeyrek toplamda şekerli pastadan 27.000 adet satış ile 135.000 YTL ciro elde edeceğiz.

Peki işletmenizin başa baş noktası nedir? Düşünün ki bu şirket sizin, mamul birim satış fiyatınız yukarıdaki gibi 5 YTL, mamul birim başına değişken gideriniz 2 YTL olsun. Toplam sabit maliyetiniz de 1. çeyrekte 75.000 YTL. Bu durumda şirketinizin başa baş noktası satış miktarı ne olmalıdır?

Size şirketinizin başabaş noktası satış miktarı formülünü kopya vereyim mi?:

Başa baş Noktası Satış Miktarı=Toplam Sabit Maliyet/(Satış Fiyatı-Birim Değişken Maliyet)

Formüle göre verileri yerine koyduğumuzda başabaş noktası satış miktarı=75.000/(5-2) = 25.000 kutu çıkmaktadır.

Yani 25.000 kutudan sonra satış yaparsak karlılığa geçeceğiz. Yukarıdaki bütçede satış bütçemizin miktarını hatırlayalım kaç kutu satacaktık? 27.000 kutu. Bu da başa baş noktamızın üzerinde uygun bir satış tahmini yaptığımızı gösterir. Eğer 25.000 kutunun altında bir tahmin yapmış olsaydık, bütçemizi yeniden düzenlememiz gerekecekti.

Peki tutar olarak başa baş noktamız ne kadardır veya hangi tutardan sonra karlılığa geçeçeğiz? Burada da size aşağıdaki formülü verebilirim:

Başa baş Noktası Satış Tutarı=Toplam Sabit Maliyet/[(Satış Fiyatı-Birim Değişken Maliyet)/Satış Fiyatı]

Yine formüle göre verileri yerine koyduğumuzda başa baş noktası satış tutarı=75.000/[(5-2)/5] = 125.000 YTL çıkmaktadır. Bunun anlamı da siz 125.000 YTL.nin altında satış yaptığınızda zarar etmektesiniz. Örnekte belirttiğimiz bütçede satış tutarımız 135.000 YTL'dir. Bu da uygun bir tahmin yaptığımızı göstermektidir.

Şimdi bu bulduğumuz Başa baş noktalarını bir şekil üzerinde gösterelim:

Kârlılığımızı senenin sonu gelmeden nasıl hesaplayabiliriz? Yine aynı örnek üzerinde devam edecek olursak, acaba kârlılığımız uygun mudur? Şimdi bu sorunun cevabını verelim.

Sorunun cevabına geçmeden önce size basit kârlılık formülünü vereceğim.

Katkı Payı= Birim Satış Fiyatı - Birim Değişken Gider

Kâr = Satış Miktarı * Katkı Payı - Sabit Maliyet

Verileri tekrar hatırlayalım

Birim Satış Fiyatı : 5 YTL

Birim Değişken Maliyet: 2 YTL

Sabit Maliyet : 75.000 YTL.

Bütçe Satış Miktarı : 27.000 YTL

Katkı Payı = 5-2= 3

Kâr= (27.000 * 3) - 75.000= 6.000 YTL kâr elde ediyoruz. Görüldüğü gibi dönem başında satış bütçesini yapmış olmamız bize, dönem sonunda var olacak bir kâr veya zararı baştan görmemizi ve önlem almamızı sağlıyor. Satış hedeflerine göre oluşturulacak diğer bütçelerin de tamamlanmasıyla birlikte, işletme yöneticilerinin elinde bir sonraki yılın projeksiyonu hazır olacak ve işletmeyi bu bütçeye göre yönetebilmelerini sağlayacaktır. Tabii iş bu bütçeleri oluşturmakla da bitmiyor. Bir de bunların düzenli olarak kontrol edilmesi ve sapma analizlerinin yapılması gerekmektedir ki; bir terslik olduğunda anında müdahale edilebilsin. Varsa sapmaların nedenleri araştırılmalı ve çözüm önerileri getirilmelidir.

Şirketinizin kalbinin sağlık planlaması sonucunda yaşamınız devam ediyor. Eğer bunu önceden göremezseniz, ölçemezsiniz, ölçemediğinizi de yönetemezsiniz. Yönetemediğiniz takdirde oksijeniniz kesilir ve yaşamınızı kendi elinizle yitirsiniz. İşte krizin göremeyenler ve yönetemeyenler bunları bilmeyenler, bilip de yapmayanlar ve yaptırmayanlardır. Artık siz biliyorsunuz ve diğerlerinden akıllısınız. Bir sonraki konumuz 'Üretim bütçesi nasıl yapılır?' olacak. Orada sizinle görüşmek üzere, kolay gelsin…