Kurumsallaş(a)mama

Dr. Fırat Coşkun GÜÇLÜ

Denetim Müdürü 

Dünyadaki şirketlerin büyük bir kısmı aile şirketi olup müteşebbis ruhun varlığını devam ettirdiği sürece şirket kontrolünü aileden de olsa ikinci bir ele teslim etmesi iyimser bir bakış açısı, aile dışından profesyonel bir yönetim kademesine devri ise genelleme yapıldığında sıra dışıdır. Gayet normal olan bu durum gelecek belirsizliklerine karşı şirketini herkesten daha iyi tanıdığını düşünen müteşebbis tarafından geliştirilen bir kontrol mekanizmasıdır. Özü itibariyle şirketi onun tutkusu, hobisi, oyun parkı ve en iyi dostu olup veda etmek zor bir karardır. Müteşebbisler, kendileri işin başında olduğu, çok çalıştıkları, hızlı karar verdikleri ve işe fazla asıldıkları için kısa zamanda önemli karlar elde edebilmekte ve geçmiş başarı grafiği de söz konusu kararın zorluğunu daha da artırmaktadır. Ancak iş belli bir büyüklüğe ulaştığında, yönetimsel zorluk ve zaaflar meydana geldiğinde, daha büyük iş imkanlarının değerlendirilememesi söz konusu olduğunda ve işin kendisinin yanında yönetim- organizasyon, insan kaynakları, verimlilik, kalite, maliyet, insan ilişkileri gibi kavramlar işin içine girdiğinde sıkıntılar da başlamaktadır. Bu minvalde ülkemiz ve aile şirketi yöneticilerini kapsayan bir araştırmaya göre aile şirketi sahiplerinin dile getirdikleri sorunların başında kurumsallaş(a)mama gelmektedir. Söz konusu olgu gerçekten de bir irade sonucu başarıya ulaşılamamasının yanında söz konusu iradenin gösterilememesi şeklinde de hayat bulmaktadır. 
Kurumsallaşma, işletmenin kişilerden bağımsız olarak kurallara, standartlara, prosedürlere sahip olması, değişen çevre koşullarını takip eden sistemleri kurması ve gelişmelere uygun olarak organizasyonel yapısını oluşturması, kendisine özgü iletişim ve iş yapma yöntemlerini kültür haline getirmesi ve böylece diğer işletmelerden farklı ayırt edici bir kimliğe bürünmesi sürecidir. En temel felsefesi, işlerin ve süreçlerin kişiye değil bir modele dayandırılmasıdır. Bir bütün olarak düşünüldüğünde kurumsallaşma; tek adam egemenliğinin yıkılması, gelecek planlarının daha doğru yapılması, uzmanlıklardan faydalanma, işletmede kontrolü sağlamanın kolaylaşması, iş bölümünün daha sağlıklı işlemesi, örgütün daha düzenli ve sistemli çalışması, işletmenin büyümesinin ve hedeflere ulaşabilme derecesinin artması, işletmenin ve işlerin devamlılığının sağlanması, yetki sorumluluk alanlarının belirlenmesi, işlerin uzmanları tarafından yapılarak hata oranlarının düşürülerek verimlilik artışının sağlanması gibi faydalar sağlamaktadır. 

Kurumsallaşma, belli bir ölçeği aşan, zamanla ekonomik imkanları genişleyen, artık yeni ufuklara yelken açmak isteyen vizyon sahibi girişimcilerin son zamanlarda sarıldığı bir şemsiye kavram ya da sığındığı bir liman, genel itibariyle çeşitli firma sorunları yaşayan her müteşebbisin aklında yatan ve sorunlarına çözüm olarak gördüğü en önemli paradigma olup öte yandan, çalışanların sadece kendi işlerine odaklanması, karar alma sürecinin uzayarak tekrarlara yol açması, koordinasyon bozukluğu meydana gelerek monoton bir iş ortamının ortaya çıkması, işletme sahiplerinin işletme ölçeğinde kapsamlı düşünmeyi bırakmaları, aşırı fonksiyonel bir yapının ortaya çıkması gibi olumsuz etkileri de bulunmaktadır. Kurumsallaşma konusunda yaşanan sorunların başında, kurumsallaşma konusuna şüphe ile yaklaşılması, yönetimin faaliyetler üzerindeki kontrolü kaybedeceği endişesi ve işlerin işin içinden çıkılmaz bir hal alacağı düşüncesi gelmektedir. Aslında tüm bu sorunlar; enformasyon eksikliği, yönetsel ve örgütsel aksaklıklar, aile şirketi olmanın doğasından kaynaklanan durumlar, işletme fonksiyonlarının yapı ve işleyişinden kaynaklanan problemler olarak özetlenebilmektedir.

Müteşebbis tarafından çeşitli riskler alınarak kurulan ve belli bir noktaya kadar bilfiil işlerin içinde yer alarak yön verilen işletmenin zamanı geldiğinde yeni jenerasyona devri kaçınılmaz olup bu devrin zamanlaması, devredilecek jenerasyonun ve devir şeklinin seçimi önem arz etmektedir. Söz konusu durum beraberinde birçok problemi de getirecek olup yeni dönem faaliyetlerinin de aynı paralel de devam edeceğini söylemek her zaman mümkün değildir. Sonuç itibariyle kurucunun işe olan bilgi ve ilgisi karşısında yeni yönetimin de aynı bilgi, ilgi ve bakış açısına sahip olması beklenmemekle beraber kuruluş dönemlerindeki ikili ilişkiler, müteşebbis ruhu, şahsi emek ve ilgi, tüm işlemlerin bizatihi gerçekleştirilmesi, operasyonlar büyüdükçe imkansızlaşmaktadır. Bu noktada kurumsallaşma faaliyetlerinin önemi yadsınamaz olmakla beraber her ölçekteki firma için de kaçınılmaz ve elzem olduğu, kurumsallaşma ihtiyacının tespiti ve giderilmesi için de hazır bir reçete bulunduğu yanlış bir düşüncedir. Elbette ki genel bir çerçeve olmakla beraber her firma özelinde düzenlemeler yapılması ve işletmenin ruhuna en uygun çözümün geliştirilmesi önem arz etmektedir. Zaman zaman aile şirketlerinin kurumsallaşma faaliyetlerine giriştiği ve söz konusu faaliyetleri kendi perspektiflerinden yorumladığı, eksik adaptasyon nedeniyle verim düşüklüğü yaşandığı, nihayetinde de fayda- maliyet dengesinin bozulduğu dikkat çekmektedir. Birçok tecrübenin gösterdiği üzere özü itibariyle kurumsallaşma ilahi bir din ya da uyulması gereken bir kanun olmayıp doğru bir şekilde kurgulandığında operasyona fayda sağlayacak bir oluşumdur.