Müşterileri tanımak ve satın alma karar süreçlerini bilmek (4)

Yrd. Doç Dr. Ercan TAŞKIN / Dumlupınar Üniv. İİBF Öğretim Üyesi

Eyüp KAHVECİ / Kütahya Porselen Sanayi AŞ (Seramik Fabrikaları) Yurt İçi&Yurt Dışı Satın Alma Yöneticisi

d) Ürün ve tedarik kaynağını değerlendirme (Tekliflerin analizi) aşamasında farklı tedarik kaynaklarının vermiş oldukları teklifler, ürün şartlarına uygunluk, teslim tarihine ve miktarına uygunluk, fiyat ve ödeme ile toplam maliyet açılarından karşılaştırılır.

Ürün şartlarına uyan teklifler tespit edilip, daha detaylı bir incelemeye geçilerek, teknik ve ticari bir genel değerlendirme yapılır. Genel değerlendirme tedarikçi şirket&satış temsilcisi, ürün ve servis durumu hakkında bilgi sahibi olma ve tanıma amaçlı kullanılan unsurlardır. Bu unsurlar:

Tedarikçi şirket&satış temsilcisi ile ilgili değerlendirme;

- Mali değerlendirme (Bilanço ve finansal değerler, vb.)

- Güvenilirlik (Kurum ve satış temsilcisi imajı),

- Etkin iletişime açık olup olmadığı (Yaklaşım, satıcı niteliği, ilişkiler, vb.)

- Esneklik (talepteki değişmelere karşı istekli olma ve uyum gösterebilme),

- Piyasa payı ve kapasiteleri,

- Büyüme potansiyeli,

- Teknolojik gelişim,

- Üretim olanakları,

- Tedarikçinin stok politikası,

- İstihdam gücü ve çalışanlarla ilişkiler,

- Firmanın yeteneği,

- Satıcının kaynakları,

- Kalite sertifikaları,

- Konum (Tedarikçi yerleşim yeri),

- Referansları,

- Prestij,

- Risk faktörü (Tedarikçi ya da ürünle ilgili potansiyel riskler),

- Tedarikçi maliyeti,

- Fiyat ve tahsilat politikaları,

- Vb.

Ürünle ilgili değerlendirme;

- Kalitesi,

- Teknik özellikler, normlar, standartlar, yasal mevzuatlar,

- Tedarikte süreklilik,

- Marka imajı,

- Garanti,

- Vb.

Servisle ilgili değerlendirme;

- Taahhütlerini yerine getirebilme,

- Teknik hizmetler,

- Satış sonrası destek (Kurulum, eğitim, bakım onarım, yedek parça sağlama, ürünün arkasında durma, vb.),

- Teslim şekli,

- Veri tabanından elde edilecek bilgiler,

- Vb.

e) Ürün ve tedarik kaynağını seçme, sipariş verme ve teslim alma aşamasında, ürün ve tedarik kaynağının değerlendirilmesi aşamasındaki elde edilen bilgilerle ürün ve tedarik kaynağının seçimi yapılır. Bu aşamada göz önüne alınan en önemli faktörler kalite, fiyat, teslim zamanı ve miktar olup, diğer konular tali faktörlerdir. Ancak bazen en önemli faktör teslim zamanı olup, fiyatın tali faktör olduğu özel durumlarla da karşılaşmak mümkündür.

Tedarikçiye sipariş verileceği zaman verilecek bilgi ve talimatlar eksiksiz olmalıdır. Bir satın alma sipariş formu, sipariş tarihi, sipariş numarası, ürünün kısa bir tanımı, istenen miktar, birim fiyat, istenen teslim tarihi, ödeme şekli, nakliye ve sigorta sorumlulukları, teslimin yapılacağı adres, faturanın gönderileceği adres, diğer satın alma şartları gibi bilgileri açık bir şekilde içermelidir ki, algılama farklılıkları oluşmasın.

f) Performans değerlendirme son aşama olup, satın alınan ürünün ve tedarikçinin değerlendirildiği, performanslarının ölçüldüğü aşamadır.

Kurumsal satın alma, bir defa değil düzenli veya düzensiz aralıklarla sürekli olarak yapılan bir satın alma türüdür. Bu nedenle ürünün değerlendirilmesi aşaması çok büyük bir önem taşımaktadır. Ürün öncelikle, hazırlanmış olan şartnameler ile karşılaştırılır ve bu şartnamelere uygun olup olmadığı incelemeye alınır. Ayrıca, kullanıcıların beklentilerini karşılayıp karşılamadığı, hali hazırda kullanılan ürünün yerine alternatif olarak değerlendirilip değerlendirilemeyeceği ve varsa mevcut sorunları ne ölçüde çözüp çözmediği de incelenir.

Ürünle birlikte tedarik kaynağı da değerlendirilir. Tedarikçinin verilmiş olan ve satış sözleşmesinde yer alan vaatlere uyup uymadığı, ürünün zamanında ve istenilen miktarda, istenilen şekilde teslim edilip edilmediği de dikkate alınır. Tedarik kaynağı tüm beklentilere istenilen şekilde cevap veriyorsa, ticari birliktelik uzun süre devam ettirilebilir ve satın alma faaliyeti zamana dayalı olarak standartlaştırılabilir. Tedarik kaynağı tüm beklentileri istenilen şekilde karşılayamıyorsa da ticari ilişki bitirilebilir veya dondurulabilir. Ayrıca, tedarik kaynağının kendisini geliştirebilmesi için de tetkiklerle bu süreç desteklenebilir ve birkaç defa daha satın alma gerçekleştirilip süreç izlemeye alınarak, yetenekli ve doğru tedarik kaynağı oluşturma yoluna da gidilebilir.