Online yönetim kurulu için ne gerekir?

Bu yazımızda, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na (TTK) göre anonim şirket yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda yapmak için hangi koşulların arandığını izah etmeye çalışacağız.

 

Bildiğiniz üzere, 6762 sayılı eski Ticaret Kanunu, yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına dair bir düzenleme içermiyordu. Oysa, TTK teknolojide yaşanan gelişmelere paralel olarak, yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına, yani online yönetim kurulu toplantılarına imkan tanımıştır. 

Buna göre, anonim şirket yönetim kurulu toplantıları tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilecektir. Örneğin; 5 üyeli bir yönetim kurulunda 5 üyenin tamamı elektronik ortam üzerinden toplantıya katılabileceği gibi, 3 üyenin şirket merkezinde toplanması ve diğer iki üyenin elektronik ortam üzerinden katılması suretiyle de yönetim kurulu toplantısı yapılabilecek ve karar alınabilecektir. 
 

Peki, bu imkandan faydalanmak için hangi şartlar aranmaktadır? Yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi ve yönetim kurulu üyelerinin elektronik ortamda oy kullanabilmeleri için; öncelikle 29 Ağustos 2012 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ'deki örnek hükmü esas sözleşme değişikliğine giderek şirket esas sözleşmelerine koymaları gerekir. TTK gereği şirketin ayrıca bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması gerekir. Bu koşullara sağlandıktan an sonra, isteyen yönetim kurulu üyeleri Elektronik Toplantı Sistemi aracılığıyla elektronik ortamda katılabilirler. Şirketler bu sistemi kendileri kurabilecekleri gibi dışarıdan destek hizmeti alımı yaparak da sağlayabilirler. Ancak, bu sistemin tebliğe uygunluğunun bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilân edilmesi gerekmektedir. 
 

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile anonim şirket yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesine imkan sağlanmasının özellikle Türkiye'de faaliyet gösteren yabancı sermayeli anonim şirketlere ve de yönetim kurulu üyeleri farklı illerde bulunan yerli anonim şirketlere büyük kolaylık sağlayacağı kanısındayız.