Özel sektöre iş yapan hizmet sunucularının, kamu ihalelerine katılabilmeleri için gerekli olan iş deneyimlerini tevsik etme usulleri

Duygu KILIÇ ÇAYLI / Avukat
İlyas KILIÇ / Kamu Yönetimi Uzmanı

Daha önce herhangi bir kamu ihalesine girmemiş hizmet sunucularında, ellerinde herhangi bir iş deneyim belgesi bulunmadığı için, ihalelere giremeyecekleri algısı oluşmuştur. Ancak bu algı yanlıştır. 

Bilindiği üzere, kamu idarelerince yapılan hizmet alım ihalelerine girmek isteyen istekliler, ihale konusu işi yapma ehliyetine sahip olduklarını ispat etmek için birtakım belgeleri de ihalede tevsik etmek zorundadırlar. Bu belgelere ihale mevzuatında  “iş deneyim” belgesi denilmektedir. İş deneyim belgelerinin, ihaleden önce gerçekleştirilen bir başka iş kapsamında düzenlenmiş olması gerekir.
İdareler her hizmet işi ihalesinde, iş deneyim belgesi istemek zorunda değildir. Ancak idare eğer iş deneyim belgesi isteyecekse, “benzer iş” tanımını da yapmak zorundadır. Örneğin temizlik ihalesine çıkan bir idare, yemek pişirme işi yapan veya güvenlik hizmeti sunan isteklilerin de katılımını engellemek ve ihaleye sadece ihale konusu işin gerektirdiği mesleki ve teknik yeterliğe sahip isteklilerin girmesini sağlamak zorundadır.

İdarelerin sadece kamu kurum ve kuruluşlarında hizmet işi yapan isteklileri değil, özel sektöre ihale konusu iş kapsamında hizmet ifa eden kişilerin iş deneyimlerini de kabul etme yükümlülükleri bulunmaktadır. Ancak bu iş deneyim belgesinin ne şekilde olacağı ve nasıl değerlendirileceği ile ilgili şu esasların bilinmesi gerekmektedir:

- Özel sektöre yapılan işlerle ilgili belirli bir standart belgenin düzenlenmesi gerekmemektedir.
- İhaleye girmek isteyen hizmet sunucusunun, ihale tarihinden geriye doğru 5 sene içerisinde, bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı işi gerçekleştirmiş olması gerekir.
- Sözleşme kapsamında gerçekleştirilen işin faturalarının mevcut olması ve bunların ihale aşamasında idareye sunulması gerekmektedir. 
- Sözleşmenin ve faturaların noter veya serbest muhasebeci mali müşavir veya yeminli mali müşavirce onaylanmış olması şarttır.
- Sunulacak faturaların, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenmiş olması gerekir.
- Sözleşmede kabul tarihine ilişkin bir düzenleme bulunmuyor ise, iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında sunulan faturalardan en son düzenlenen faturanın tarihi kabul tarihi olarak dikkate alınır.
- İhale konusu işin personel çalıştırılan bir iş olduğu durumlarda, işe ait sosyal güvenlik prim ödemelerini gösteren belgelerin sunulması da şarttır.
- Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az %80’inin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
- Yurt dışında gerçekleştirilen işlerde, o ülkenin resmi kurumları tarafından düzenlenmiş iş deneyimini gösteren belgeler veya sözleşme ve bu sözleşmeye bağlı olarak düzenlenen fatura örnekleri veya fatura örneğinin o ülkenin yetkili makamları tarafından onaylı suretleri ya da fatura dengi belgeler iş deneyimini gösteren belgeler olarak kabul edilir.
- Ayrıca yurt dışında gerçekleştirilen işlere ait sunulan sözleşmesinde; iş sahibinin adı ve soyadı veya unvanı, işin yapıldığı yer ve iş tanımı, yüklenicinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı, sözleşme bedeli ve tarihi ile işin bitim ve/veya kabul tarihinin gösterilmesi zorunludur.
- İş deneyim tutarının tespitinde, diğer belgelerin de bu tutarı doğrulaması şartıyla işin sözleşmesinde yazılı bedeli aşmamak üzere fiilen yapılan iş tutarı dikkate alınır. 
- Sözleşmede iş artışına ilişkin hüküm bulunması durumunda, ayrıca sözleşme tutarının %10’unu aşmamak üzere tamamlanan iş tutarı da dikkate alınır.
- Sözleşmenin, iş eksilişi yapılarak sona erdirilmesi durumunda, tarafların işin bu şekilde tamamlandığı hususunda anlaştığını gösterir belgenin iş deneyimini gösteren diğer belgelerle birlikte sunulması zorunludur.
- İş ortaklığı tarafından gerçekleştirilen işlerde, ortakların iş ortaklığındaki hisse oranı esas alınarak iş deneyim tutarı hesaplanır.
- Konsorsiyum tarafından gerçekleştirilen işlerde, her bir ortak tarafından gerçekleştirilen iş kısmına yönelik tutar iş deneyim tutarı olarak kabul edilir.
Özel sektöre yapılan işlerde aday ve isteklilerce ihalelerde dikkat edilmesi gereken hususlar ise aşağıda sıralanmıştır;
- Birden çok iş deneyimini gösteren belge (sözleşme, fatura vb.) hiçbir şekilde toplanıp idareye sunulmamalıdır.
- İhale konusu iş veya idari şartnamede belirtilen benzer iş kapsamında bulunmayan işlerle ilgili iş deneyim belgeleri ile ihaleye girilmemelidir.
- Başkası adına düzenlenmiş belgelerle ihalelere teklif verilmemelidir.
- İş deneyimini gösteren belge sahiplerinin kuracakları veya ortak olacakları tüzel kişiliklerin katılacakları ihalelerde bu belgelerin tüzel kişilik adına kullanılabilmesi için belge sahibinin en az bir yıldır tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması gerektiği bilinmelidir.
- Şahıs veya sermaye şirketlerinin Türk Ticaret Kanunu’na göre nev’i veya unvan değiştirmeleri halinde, değişiklikten önce sahip olunan iş deneyimlerini gösteren belgeler nev’i veya unvan değiştirmiş şirket tarafından iş deneyimi olarak kullanılabileceği de değerlendirilmelidir.
- Ayrıca iş deneyim belgelerinin ihale tarihindeki güncellenmiş tutar üzerinden değerlendirileceği bilinmelidir. 

Sonuç olarak özel sektörde çalışan hizmet sunucularının ihalede iş deneyimlerini tevsik etmeleri için; kamu ihalelerine özel sektörde yapılan işlerle ilgili sözleşme ve sözleşmeye dayalı faturalar ile gerekirse işe ait sosyal güvenlik prim ödemelerini gösteren belgeleri usulüne göre sunmaları yeterlidir. Ancak bu belgelerin de ihalede istenilen şartları sağlayıp sağlamadığı, uzman hukukçular ve mali müşavirlerin kontrolü ile yapılması gerekmektedir.