Şirketlerde sürekli gelişim

İnsan nüfusu arttıkça ve nesiller değiştikçe hiçbir şeyin eskisi gibi olmayacağı bilinen bir gerçek. İhtiyaçların sürekli değişmesi, popüler kültürün ve küresel anlayışın insanları şekillendirmeye çalışması, değişimci ve dönüşümcü bir anlayışı egemen kılıyor. Bilgi çağı olarak yaşadığımız dönemden sürekli bahsedilir. Bunun da en büyük etkisi, insanların düşüncelerinin ve fikirlerinin ortak bir akıla doğru hareket etmesidir. 

Şirketler faaliyet gösterdikleri pazarları, içinde bulundukları sektörü ve müşteri topluluklarını sürekli gözlemek ve değişimi tespit etmek zorunda. Hatta değişimi yaratmak zorunda. Ne üretirsem satarım anlayışı tarih olalı uzun zaman oldu. Bu düşünceye sahip dev işletmelerin yerinde ise şimdilerde yeller esiyor. 

Değişim, dönüşüm, gelişme denildiğinde akla gelen kavramlardan biri de Japonların başarısında önemli pay sahibi olan kaizen felsefesidir. Kai-Zen, iyi gelişme yada iyi değişim anlamına gelen bir kelimedir. İş dünyasında uygulanmaya çalışılan bir anlayış olsa bile, kaizen yaşamımızın her anında uygulayabileceğimiz bir yaklaşımdır. Bu düşünceye göre küçük ve sürekli adımlarla ilerlemek, başarımız için iyi değişimler yapmak gerekir.

Sanırım bu felsefeyi öncelikle Y kuşağı özümlese daha iyi olur. Çünkü isteklerimizin ve hedeflerimizin çoğu zaman çarçabuk olmasını isteriz. Ancak kaizene göre başarı hemen gelmez, bunun için sürekli ve istikrarlı bir ilerleme gerekir. Bu şekilde elde edilen başarı kalıcıdır ve sağlamdır. Kaizen kalite ve değer yaratma ihtiyacı üzerine kurulmuştur ve yapılan yatırımlar meyvesini uzun vadede verir.

Çoğunlukla insanların aklına gelen ilk şey, adım adım sürekli iyileşme ve gelişmenin nasıl olacağıdır. Elbette hantal ve bürokratik yapıya sahip örgütlerde bu iş oldukça güçtür. Bu tip işletmelerde karar almadaki ve uygulamadaki sıkıntılar ciddi anlamda kaizenin başarısını etkilemektedir. Bunun için sürekli gelişmeye gidilen yolda proses öncelikli yönetim anlayışının tesis edilmesi gerekir. Proses öncelikli yönetim, sadece sonuç odaklı olmayıp bunun yanında insana değer veren ve kalite yaratan bir yönetim biçimidir. İşin yürütümü esnasında iş süreçlerinde iyileştirmeyi, çalışan katılımını ve sürekli gelişmeyi esas alır, değer yaratır, kalite yaratır.

Sürekli gelişimin en önemli araçlarından biri de ‘planla, uygula, kontrol et, önlem al’ dizisinin baş harflerinden oluşan PUKÖ döngüsüdür. PUKÖ döngüsü, üretim ve yönetim faaliyetlerinin belirtilen ilkeler çerçevesinde sistemli bir şekilde uygulanarak, iyileştirilip geliştirilebileceğini var sayar. Planla aşamasında mevcut durum ele alınır, sorunlar incelenir ve planlama yapılır. Uygula aşaması planın eyleme dönüştürülmesidir, tespit edilen konular üzerinde çalışma yapılır. Kontrol kısmında ise hedefler ile elde edilen sonuçlar karşılaştırılır. Son olarak önlem alma aşamasında hedeflere ulaşıldı ise standartlaşmaya gidilir. Eğer bu gerçekleşmediyse çark tekrardan istenilen sonuç elde edilene kadar işletilir.

Standartlaşma, sürekli iyileşmeye ve gelişmeye gidilen yolda en önemli faktörlerden bir tanesidir. Standartlar özetle, çalışanlar ve tüm iş süreçleri için yönetimin belirlediği yol gösterici kurallar, politikalar ve eylemlerdir. Bu sayede kalite ve başarı geliştirilerek sürekli kılınmaya çalışılır.

Günümüzde işletme guruları tarafından kalitesizliğin, gelişmenin önündeki en büyük engellerden biri olduğu söylenmektedir. Gelişmede süreklilik için kalite kontrol gruplarının ve kalite çemberlerinin olması birinci şarttır. Bu gruplar gönüllü olarak faaliyet gösterir, iyileştirme ve geliştirme faaliyetleri yürütür. Bu gruplar, sürekli iyileşme ve gelişmenin teminatı niteliğindedir.

Sürekli gelişmenin olmazsa olmazı en başta etkili bir iç iletişimdir. İletişim ile karşılıklı bilgi akışı sağlanır ve tüm çalışanların iç süreçlerine katılımı arttırılır. Birçok işletme bunun için bir öneri sistemi geliştirmiştir. Bu sistem içinde yer alan ödüller motivasyona katkı sağlar ve sürekli gelişme için ilgiyi canlı tutar.

Sürekli gelişmenin bir başka konusu da özerklik ve çalışan güçlendirmedir. Birçok sorun başladığı noktada büyümeden çalışanlarca çözülür ve iş süreçlerinde akışkanlık devam ettirilir. Özerklik ve çalışan güçlendirme hiyerarşik yapılarda gücü elinde tutmak isteyen yöneticiler tarafından pek uygulanmak istenmez. Bu durum otorite zayıflığı olarak algılanır. Ancak sürekli gelişme için çalışanların etkin katılımı ve yetki kullanımı şarttır. Bu sayede başarı elde edilir ve korunur.

Buraya kadar bahsettiğimiz hususların kalbi diyebileceğimiz bir nokta vardır ki, o da toplam kalite yönetimidir. Toplam kalite yönetimi, her düzeyde çalışan katılımıyla performans ve iyileştirilmelerin sağlanabilmesi için entegre olmuş yönetsel faaliyetlerdir. Bunun için; insan kaynağı yönetimi, kalite, maliyet, iş süreçleri ve müşteri memnuniyeti gibi bazı temel hususlar en iyileştirilerek insan odaklı bir yaklaşımla faaliyetler sürdürülür.

İşletmelerin gelişimi ve iş süreçlerinin iyileştirilmesi için teknoloji kullanımı göz ardı edilemez. Bu nedenle her işletme sahip olduğu donanıma özen göstermek ve bu donanımın verimliliği için gereken bakım çalışmalarını yapmak, eğer gerekiyorsa güncellemek yada teknoloji transfer etmek zorundadır. Bu faaliyetler ‘toplam verimli bakım’ kapsamında değerlendirilir ve her çalışanın kullandığı donanımın temizliğini, koruyucu bakımını, sorun çözme kapasitesini ve verimli kullanım ömrünü kapsar. Burada üst yönetimin, çalışanların toplam verimli bakım faaliyetlerinin sürekliliği için liderlik fonksiyonu ve ödül sistemi devreye girmektedir. Bu konuda yöneticiler üzerilerine düşen görevi ihmal etmemelidirler.

Sürekli gelişim için göz önünde bulundurulması gereken bir değer başlık da stok yönetimidir. Stok yönetimi; stok maliyetini kontrol etmek, talep dalgalanmalarına karşı tedbir almak, israfı ve ek maliyetleri önleyip finansal etkinliği arttırmak, fire ve kayıpları önlemek bakımından önemlidir. Stoklar işletme bünyesinde toplam varlık içinde önemli bir yer tutar. Doğru stok planlaması ve yönetimi ile işletme etkinliği arttırılabilir ve kaynak dağılımı daha verimli yapılabilir. Japonya’ da ‘Kanban’ ve ‘Just In Time’ yöntemleri bu konuda sıklıkla başvurulan tekniklerdir.

Değindiğimiz tüm bu hususlar, işletmelerin dünyada yaşanan değişime ayak uydurabilmeleri ve kendi gelişim trendlerini yaratabilmeleri için gereklidir. Değişim sürekli var olacaktır, şirketler ya gelişerek bu değişime ayak uyduracak yada tarihin tozlu raflarında yer alacaktır. İkinci dünya savaşının enkazından yönetsel taktikler ile yeni bir dünya devi yaratan Japonya, iş dünyası için güzel bir örnektir. Ülkelerin finansal gücünü oluşturan şirketler, sürekli gelişim ile hem faaliyet gösterdikleri toplumu hemde içinde bulundukları ülkenin geleceğini şekillendirmektedir. Bu nedenle sürekli gelişim her şirketin vizyonunda olmalı ve gereken özen gösterilmelidir.